医院药品采购流程规范范文

一、流程规范背景与目的为规范医院药品采购行为，保障药品质量安全，优化采购成本，满足临床诊疗及患者用药需求，依据《中华人民共和国药品管理法》《医疗机构药品集中采购工作规范》等法律法规，结合医院实际运营管理要求，制定本药品采购流程规范。本规范旨在通过标准化、精细化的采购管理，实现药品供应的及时性、质量可靠性与成本可控性的有机统一。二、药品采购流程核心环节（一）需求申报与计划编制1.临床需求提报临床科室根据日常诊疗需求、患者用药特点及库存消耗情况，由责任医师或护士长牵头，按周期（月度/季度）向药剂科提交《药品需求申请表》，明确药品名称、剂型、规格、预估用量及特殊需求（如急救药品、罕见病用药等）。申请表需经科室负责人签字确认，确保需求的合理性与必要性。2.药事管理审核药剂科联合医院药事管理与药物治疗学委员会（以下简称“药事会”），对临床需求进行合规性与科学性审核。审核维度包括：药品是否符合《国家基本药物目录》《医保药品目录》要求；是否存在同类药品重复申报；药品性价比（结合中标价、历史采购价及临床疗效）；特殊药品（如麻精药品、高值耗材类药品）的使用资质与管理规范。审核后形成《药品采购计划草案》，提交医院采购管理部门。3.采购计划定稿采购管理部门结合医院年度预算、库存周转率（参考近3个月药品消耗数据）、供应商配送能力等因素，对《采购计划草案》进行最终修订，形成《月度/季度药品采购计划》，经分管院长审批后执行。（二）供应商管理与遴选1.资质准入审核医院采购部门联合药剂科、质量管理部门，对意向供应商开展资质审查。需提交的核心资料包括：营业执照（经营范围含药品批发/零售）、《药品生产许可证》（生产企业）或《药品经营许可证》（经营企业）、GMP/GSP认证证书、药品注册批件（或进口药品注册证）、法定代表人授权书（针对具体采购项目）、近3年无重大药品质量事故证明等。资料需通过国家药监局官网、企业信用信息公示系统等渠道交叉验证，确保真实性。2.供应商遴选评估药事会牵头组建遴选小组（含临床专家、药学专家、采购人员、财务人员），采用“质量优先、价格合理、服务优质”原则，对通过资质审核的供应商进行综合评分。评分指标包括：药品质量（如抽检合格率、不良反应报告率）、供应稳定性（如配送及时率、缺货率）、价格竞争力（如中标价下浮比例、付款账期）、售后服务（如退换货响应速度、技术支持能力）。评分结果公示后，确定《合格供应商名录》，实行动态管理（每年度复审）。3.动态管理与退出机制采购部门定期（每季度）收集供应商履约数据：药剂科统计配送及时率、药品质量投诉率；财务部门跟踪发票合规性与付款响应；临床科室反馈药品疗效与服务满意度。若供应商出现以下情形之一，启动退出程序：提供虚假资质文件；药品抽检不合格；连续2次配送延误影响临床使用；价格高于同类供应商且无合理说明。退出供应商需在医院官网公示，且1年内不得重新申请准入。（三）采购执行与合同管理1.采购方式选择医院根据药品性质、采购金额及供应情况，选择适宜的采购方式：公开招标采购：适用于采购金额大、市场竞争充分的药品（如常用基药、慢性病用药），通过发布招标公告、接收投标文件、专家评审、公示中标结果等流程，确定供应商及采购价格。议价采购：针对专利药、独家品种或应急药品，由采购小组与单一供应商谈判，明确价格、配送周期、质量保障条款后签订采购协议。集中带量采购：响应国家/省级集采政策，按约定采购量与中选企业签订合同，确保药品降价不降质。2.采购文件编制与发布采购部门根据《药品采购计划》，编制《药品采购招标文件》（或议价文件），明确采购标的（名称、规格、数量、质量标准）、商务条款（交货期、付款方式、违约责任）、技术要求（如冷链药品的运输温度监控）等。文件需经法务部门审核，确保符合《政府采购法》《合同法》要求后，通过医院官网、省级药品集中采购平台等渠道发布。3.合同签订与履约管理确定供应商后，采购部门7个工作日内签订《药品采购合同》，明确双方权利义务：供应商需承诺药品质量符合国家标准、配送时效、售后服务；医院需按约定支付货款、提供收货验收协助。合同副本抄送药剂科、财务科备案。履约过程中，若遇政策调整（如医保支付标准变化）或临床需求变更，双方可协商签订补充协议，报药事会审批后执行。（四）到货验收与入库管理1.到货验收流程供应商按合同约定配送药品至医院药库，验收人员（药剂科库房管理员+质量管理员，双人验收）对照《采购合同》《送货单》核对药品名称、规格、批号、效期、生产厂家、数量等信息。同时检查药品包装完整性、冷链药品的运输温度记录（需符合2-8℃或常温要求）。验收合格的药品，填写《药品验收单》，注明验收日期、验收人姓名，扫描随货同行单（或电子监管码）存档。2.质量抽检与不合格品处理验收中发现药品质量可疑（如包装破损、批号模糊、效期不足6个月且无提前告知），立即暂停入库，送医院药检室或第三方检测机构复检。复检不合格的，出具《药品质量异议通知书》，要求供应商48小时内退换货，并启动追溯程序（核查同批次药品流向）。不合格药品需单独存放，标注“待处理”，直至完成退换或销毁（按《药品销毁管理办法》执行）。3.入库与库存管理验收合格的药品，由库房管理员按“先进先出、近效期先出”原则上架，录入医院HIS系统，更新库存台账。同时，对麻精药品、高值药品实行“双人双锁、专账登记”管理，确保账物相符。药剂科定期（每月）开展库存盘点，分析滞销药品原因（如临床需求变化、采购计划偏差），提交《库存优化建议》至采购部门。（五）付款结算与档案管理1.付款流程供应商配送药品并验收合格后，按合同约定开具增值税专用发票（或合规票据），附《药品验收单》《送货单》提交至医院财务科。财务科审核票据真实性、合规性（如发票税号、金额与合同一致），确认无误后，按医院付款流程（如OA审批、分管领导签字）安排付款，原则上不超过合同约定账期。2.档案管理采购部门建立《药品采购档案》，按项目分类存档：资质类：供应商营业执照、许可证、认证证书等复印件（加盖公章）；采购类：招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、补充协议；验收类：验收单、质量检测报告、不合格品处理记录；结算类：发票、付款凭证、对账记录。档案保存期限不少于药品有效期满后1年，或自采购结束之日起不少于3年（特殊药品延长至5年），确保可追溯。三、监督与持续改进（一）内部审计与监督医院审计部门每半年开展药品采购专项审计，重点检查：采购流程合规性（如供应商遴选是否公平、合同条款是否合理）；资金使用规范性（如付款是否超期、是否存在回扣风险）；药品质量与库存管理（如不合格品处理是否合规、库存积压率是否超标）。审计结果向医院党委会汇报，对发现的问题下达整改通知书，限期整改。（二）绩效评估与优化采购部门联合药剂科、临床科室，每季度开展采购绩效评估：供应保障指标：临床缺货率（≤3%）、配送及时率（≥95%）；成本控制指标：药品采购均价同比下降率、库存周转率（≥4次/年）；质量安全指标：药品抽检合格率（100%）、不良反应报告及时率（100%）。评估结果与供应商评分、采购人员绩效考核挂钩。针