通知书与告知书写作规范指南

通知书与告知书写作规范指南在行政履职、企业运营、法律事务等场景中，通知书与告知书作为传递信息、明晰权责的重要文书，其写作规范性直接影响文书效力与沟通效果。本文结合实务经验，系统梳理两类文书的写作逻辑、结构要素与优化要点，为文书撰写者提供专业指引。一、通知书写作规范：指令性与规范性并重（一）文书定位与适用场景通知书是带有指令性、约束性的文书，多用于要求受文方履行特定行为（如整改、缴款、配合调查）或告知重大决定（如合同解除、资格撤销）。典型场景包括行政处罚通知、限期整改通知、会议通知、任免通知等。其核心作用是通过明确的要求与期限，推动事项落地或规范行为边界。（二）结构要素与撰写要点1.标题：需体现文书性质与事由，格式为“[发文主体]+[事由]+通知书”（如《XX市市场监督管理局行政处罚通知书》《XX公司员工岗位调整通知书》）。标题应简洁精准，避免歧义。2.主送对象：明确受文方（个人/单位），需标注全称或规范称谓（如“XX有限公司”“张三”），确保送达主体无争议。3.正文核心模块：缘由部分：说明发文依据（法律法规、合同约定、事实依据），需引用具体条款或事件背景，增强合法性与说服力。例如：“依据《XX条例》第X条规定，你单位存在……行为，现责令……”。事项与要求：清晰列举需受文方执行的行为、期限、标准，采用条目化表述（如“一、整改要求：1.于X年X月X日前完成……；2.整改后3个工作日内提交验收申请”）。要求需具备可操作性，避免模糊表述（如“尽快整改”改为“于X年X月X日前完成整改”）。权利告知（可选）：涉及权益处分的通知书（如处罚、辞退），需告知救济途径（如“如不服本通知，可于收到之日起60日内向XX机关申请行政复议”）。结语：常用“特此通知”“请遵照执行”，语气正式但避免生硬。4.落款与附件：需标注发文单位全称、日期，并加盖公章（电子文书需确保电子签章合法有效）；涉及材料提交的，可附《材料清单》作为附件。二、告知书写作规范：信息传递与权利明晰（一）文书定位与适用场景告知书以信息传递、权利义务说明为核心，侧重“告知”而非“指令”，受文方通常无强制行为要求（或仅需知悉）。典型场景包括权利义务告知（如“消费者知情权告知书”）、事项说明（如“停电告知书”）、风险提示（如“产品召回告知书”）等。其作用是通过清晰的信息披露，保障受文方知情权或明确双方权责。（二）结构要素与撰写要点1.标题：格式为“[发文主体]+[事由]+告知书”（如《XX物业停电检修告知书》《XX医院患者权利告知书》），需体现告知核心内容。2.主送对象：同通知书，需明确受文方，若面向不特定对象（如小区全体业主），可表述为“XX小区全体业主”。3.正文核心模块：告知事由：说明为何告知（如“因设备维护需要，我司拟于X年X月X日进行停电检修”），需简明阐述背景。告知内容：分点说明关键信息，如时间、范围、影响、注意事项等。例如停电告知书需包含“停电时间：X年X月X日X时—X时；停电范围：XX栋XX单元；注意事项：请提前关闭电器，避免来电损坏设备”。权利/义务说明：若涉及受文方权利（如“您有权查阅检测报告，联系电话：XXX”）或需配合的事项（如“请于X日前反馈意见”），需清晰表述，语气平和中性。结语：常用“特此告知”“感谢您的理解与配合”，语气更温和。4.落款与附件：同通知书，需加盖公章；若有补充材料（如政策文件、操作指南），可附附件并标注“详见附件”。三、两类文书的核心差异与写作边界维度通知书告知书--------------------------------------------------------------------**性质**指令性、约束性说明性、告知性**受文方行为**需按要求执行特定行为以“知悉”或轻度配合为主**语气风格**正式、严肃，可带强制性表述平和、客观，侧重信息说明**救济途径**涉及权益处分时需明确告知一般无救济途径（除非隐瞒关键信息）写作时需严格区分边界：若需受文方“行动”（如缴费、整改），用通知书；若仅需受文方“知晓”（如政策说明、事项提示），用告知书。混淆性质会导致文书效力受损（如告知书要求强制行为，易被认定为程序违法）。四、常见误区与优化建议（一）典型误区1.性质混淆：用告知书要求受文方履行强制行为（如“告知书”要求“3日内缴纳罚款”），或用通知书仅作信息说明，削弱文书权威性。2.内容模糊：要求表述不具体（如“尽快整改”未明确期限）、依据引用不完整（如仅说“根据相关规定”未标注条款），导致执行争议。3.格式不规范：未加盖公章、日期缺失、主送对象表述随意（如“XX公司相关人员”），降低文书正式性。（二）优化建议1.明确文书定位：起草前先判断需求——“是否需要对方行动？”，据此选择文书类型。2.内容精准化：要求需量化（时间、数量、标准），依据需引用具体条款（如“依据《XX法》第X条第X款”），避免模糊表述。3.格式规范化：严格遵循“标题-主送-正文-落款”结构，加盖公章并标注日期；电子文书需确保签章合法、可追溯。4.审核流程化：重要文书需经法务、业务部门双重审核，重点核查依据合法性、要求合规性、表述准确性。五、实务案例参考（一）通知书案例（行政处罚类）标题：XX市生态环境局行政处罚通知书主送：XX化工有限公司正文：>依据《中华人民共和国环境保护法》第六十条规定，我局于X年X月X日对你公司进行检查，发现你公司存在“未按规定处理危险废物”的违法行为（事实依据：现场笔录、检测报告〔XX检字X号〕）。现责令你公司：>1.于X年X月X日前停止违法行为，完成危险废物合规处置；>2.于X年X月X日前缴纳罚款人民币XX元（大写：XX）；>如不服本通知，可于收到之日起60日内向XX人民政府申请行政复议，或6个月内向XX法院提起行政诉讼。落款：XX市生态环境局（公章）X年X月X日（二）告知书案例（停电类）标题：XX物业XX小区停电检修告知书主送：XX小区全体业主正文：>因小区供电设备年度检修，我司拟于X年X月X日（周六）9:00—17:00进行停电作业，现将相关事项告知如下：>1.停电范围：1号楼、2号楼（含商业裙楼）；>2.注意事项：请提前关闭空调、热水器等电器，避免来电时设备损坏；电梯将转为应急电源运行，低层住户可步行上下；>3.咨询方式：如有疑问，可致电物业服务中心XXX（工作时间：8:00—20:00）。落款：XX物业服务