2026年跨境电商培训公司应收账款催收管理制度

2026年跨境电商培训公司应收账款催收管理制度一、总则（一）目的为规范公司应收账款催收工作，加快资金回笼速度，降低坏账风险，保障公司资金流稳定，维护公司合法权益，同时兼顾客户合作关系，依据《中华人民共和国民法典》《企业财务通则》及公司财务管理制度、销售管理制度，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于公司所有跨境电商培训业务产生的应收账款催收管理，包括线上课程销售、线下实训营报名、定制化企业内训服务等业务形成的客户应付款项，涉及销售部、财务部、客户服务部等相关部门均需遵照执行。（三）基本原则及时性原则：应收账款确认形成后，需按规定时间启动跟踪与催收流程，避免款项逾期时间过长增加催收难度。合规性原则：催收工作需遵守国家法律法规及行业规范，严禁采用威胁、骚扰、诋毁等非法方式，不得损害客户合法权益与公司品牌形象。分级分类原则：根据应收账款逾期时长、金额大小、客户信用等级等因素，划分不同催收级别，采取差异化催收策略，提高催收效率。协作性原则：销售部、财务部、客户服务部需明确分工、密切配合，共享客户信息与催收进展，形成催收工作合力。风险可控原则：在催收过程中，需实时评估客户还款能力与坏账风险，及时采取风险防控措施，避免公司资金损失扩大。二、应收账款界定与台账管理（一）应收账款界定本细则所称应收账款，指客户与公司签订跨境电商培训服务合同（或达成服务协议）后，应按合同约定时间支付的培训费用，包括课程费、资料费、实训费等，不包含客户已缴纳的定金、预付款（定金、预付款在客户完成付款后抵扣应收款项）。（二）应收账款台账管理台账建立：财务部在客户签订服务合同并确认应收款项金额后，3个工作日内建立应收账款台账。台账需包含客户名称、联系人及联系方式、服务项目名称、合同编号、应收金额、约定付款日期、已收金额、未收金额、逾期天数、催收责任人、催收进展等信息。台账更新：销售部需在客户付款后1个工作日内将付款信息反馈至财务部；客户申请延期付款并经审批通过的，销售部需及时提供审批文件，财务部在台账中更新约定付款日期；催收过程中产生的沟通记录、客户反馈等信息，催收责任人需每日更新至台账。台账核对：财务部每月5日前，将上月应收账款台账与销售部客户服务记录、银行收款记录进行核对，确保台账数据真实、准确、完整，发现数据不一致的，需在3个工作日内查明原因并更正。三、催收责任与流程（一）催收责任划分销售部：作为应收账款催收的首要责任部门，负责前期跟踪与初步催收。销售专员为具体催收责任人，需跟进所负责客户的付款进度，及时沟通付款事宜；销售经理负责监督本部门催收工作进展，协调解决催收过程中的一般问题，审核客户延期付款申请。财务部：负责应收账款台账管理、数据核对，提供财务层面的催收支持，如出具催款函、提供客户付款明细；定期向管理层汇报应收账款整体情况，包括逾期金额、坏账风险等；参与重大逾期款项的催收方案制定。客户服务部：协助销售部与客户沟通，了解客户逾期付款的原因（如服务满意度问题），反馈客户合理诉求并推动解决；在服务过程中适时提醒客户付款，配合催收工作维护客户关系。管理层：审批客户大额延期付款申请（单次延期金额超5万元或延期时长超30天），决策重大逾期款项（逾期金额超10万元或逾期时长超90天）的催收策略，如是否委托第三方机构催收、是否启动法律程序。（二）催收流程事前提醒（约定付款日前7天）催收责任人通过电话、微信或邮件等方式联系客户，提醒客户约定付款日期，确认客户是否已准备好款项，告知客户付款账号信息，同时了解客户付款计划，记录客户反馈。若客户表示可能无法按时付款，需初步了解原因，并及时反馈至销售经理。首次催收（逾期1-30天）款项逾期后1个工作日内，催收责任人向客户发送《催款通知书》（电子版或纸质版，纸质版需通过挂号信或快递寄送并留存凭证），明确告知客户逾期金额、逾期天数、合同约定的付款义务及逾期可能产生的后果（如暂停服务、收取违约金等，违约金按合同约定计算，无约定的按同期LPR利率计算）。同时，通过电话与客户深入沟通，了解逾期原因：若客户因客观原因（如资金周转暂时困难）申请延期付款，需引导客户提交《延期付款申请书》，说明延期时长、还款计划，由销售经理审核后，报财务部复核，单次延期金额≤5万元且延期时长≤30天的，由销售经理审批；超此标准的，需报分管副总经理审批。审批通过后，财务部更新台账，催收责任人按新约定付款日期跟进。若客户无正当理由拖延付款，催收责任人需每周至少2次与客户沟通，强调付款紧迫性，同时将沟通记录同步至财务部与客户服务部。二次催收（逾期31-90天）若款项逾期超30天仍未收回，销售经理需介入催收，与客户高层（如采购负责人、财务负责人）沟通，重申逾期付款的违约责任，明确要求客户在15天内制定付款计划并执行。同时，财务部出具《正式催款函》，加盖公司公章后寄送客户，函件中需详细列明逾期事实、法律依据及公司后续可能采取的措施。销售经理需每3个工作日向财务部反馈一次催收进展，共同评估客户还款意愿与能力，若客户仍无付款动作，需在逾期60天时提交《逾期款项情况报告》至管理层。三次催收（逾期91-180天）逾期超90天的款项，由管理层组织销售部、财务部召开专项会议，分析客户情况（如是否存在经营困难、是否有还款能力），制定专项催收方案：若客户有还款意愿但暂时无能力，可协商签订《还款协议》，明确分期还款金额、还款时间，由销售部、财务部审核后，报总经理审批，协议签订后由催收责任人按协议跟进还款。若客户无还款意愿或恶意拖欠，经管理层决策，可委托专业催收机构进行催收（需签订委托合同，明确双方权利义务与费用），财务部负责监督委托机构的催收行为，确保合规。风险处置（逾期超180天或确认无法收回）若款项逾期超180天，经多次催收仍无进展，或客户已出现经营破产、失联等情况，确认款项无法收回的，财务部需按公司坏账核销制度，收集相关证明材料（如催收记录、客户破产证明、失联证明等），提交《坏账核销申请》，经管理层集体审议通过后，进行坏账核销处理。若客户存在恶意拖欠且金额较大（超5万元），经管理层批准，可启动法律程序（如发送律师函、提起诉讼），由公司法务部门或委托律师处理，相关部门需配合提供证据材料。四、逾期处理与风险防控（一）逾期处理措施服务管控：对逾期超30天未付款的客户，经管理层批准，可暂停提供未完成的培训服务（如暂停线上课程访问权限、禁止参加线下实训），直至客户付清逾期款项；若客户付清款项后申请恢复服务，需经销售部、客户服务部审核后执行。违约金收取：按服务合同约定向逾期客户收取违约金，违约金计算起始时间为约定付款日次日，计算基数为逾期金额，若客户在支付逾期款项时未同时支付违约金，需在催收过程中一并要求支付，客户拒不支付的，可纳入后续催收或法律程序主张。客户信用评级调整：对存在逾期付款记录的客户，销售部需在客户信用档案中记录逾期情况，根据逾期时长与金额调整客户信用等级：逾期30天内的，信用等级降1级；逾期31-90天的，信用等级降2级；逾期超90天的，暂停客户后续合作资格，直至款项收回且客户信用等级恢复。（二）风险防控措施客户信用评估：在与新客户签订大额服务合同（金额超3万元）前，销售部需对客户进行信用评估，了解客户经营状况、付款记录（如是否有其他合作方的逾期记录），评估结果作为是否签订合同、是否给予付款优惠的依据，高风险客户需要求缴纳更高比例的预付款（不低于合同金额的50%）。合同条款规范：在服务合同中明确约定付款金额、付款时间、付款方式，清晰列明逾期付款的违约责任（如违约金计算方式、服务暂停条件），同时约定争议解决方式（如诉讼管辖法院），从合同层面降低催收风险。定期风险排查：财务部每季度联合销售部开展应收账款风险排查，对逾期款项按风险等级（低、中、高）分类：逾期30天内且客户信用良好的为低风险；逾期31-90天或客户信用一般的为中风险；逾期超90天或客户经营异常的为高风险。针对高风险款项，需制定专项防控方案，如加强催收频率、提前准备坏账核销材料。催收培训：人力资源部每年至少组织2次应收账款催收培训，邀请财务、法律专业人员或资深催收人员授课，内容包括催收沟通技巧、相关法律法规、风险识别方法等，提升催收责任人的专业能力，确保催收工作合规、高效。五、考核与责任追究（一）催收考核公司将应收账款催收工作纳入相关部门与人员的绩效考核体系，具体考核指标如下：销售部：考核“应收账款回收率”（考核期内收回的应收账款金额÷考核期内应收回的应收账款金额×100%），目标值不低于95%；“逾期款项控制率”（考核期内新增逾期款项金额÷考核期内新增应收账款金额×100%），目标值不高于5%。考核结果与销售部绩效奖金挂钩，回收率达标、逾期率达标的，全额发放绩效奖金；未达标的，按未达标比例扣减绩效奖金。催收责任人：个人绩效考核中，“所负责客户应收账款回收率”占比不低于20%，回收率超目标值的给予额外奖励（如回收率超98%的，奖励超额部分金额的5%）；存在逾期超90天且无合理理由的，扣减个人当月绩效分数（每笔扣5分，满分100分）。财务部：考核“应收账款台账准确率”（核对无误的台账数据条数÷台账总数据条数×100%），目标值不低于99%；“风险排查及时性”（按时完成风险排查的次数÷应完成排查次数×100%），目标值100%。未达标的，扣减财务部绩效奖金。（二）责任追究因工作失职导致催收延误的：催收责任人未按规定时间启动催收流程、未及时更新台账或反馈客户信息，导致款项逾期时间延长的，给予警告处分；情节严重的（如延误超15天导致客户失联），扣发当月绩效奖金的30%。因信息错误导致催收问题的：销售部提供的客户信息（如联系方式、付款金额）错误，或财务部台账数据核对失误，导致催收工作无法正常开展的，对相关责任人给予警告处分；造成客户投诉或款项回收困难的，扣发责任人当月绩效奖金的20%。因违规催收造成不良影响的：催收责任人采用非法方式催收，导致客户投诉至监管部门、媒体曝光或引发法律纠纷的，立即停止责任人催收工作，扣发全年绩效奖金，情节严重的予以开除，并依法承担相应法律责任；部门负责人监管不力的，给予降职处分。因未防控风险导致坏账的：未按规定进行客户信用评估、未规范合同