销售合同审核流程及注意事项表

销售合同审核流程及注意事项表一、适用业务场景本工具适用于企业销售业务中各类销售合同的审核管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等业务类型。具体使用场景包括：业务部门起草销售合同后，需跨部门协作完成审核流程；法务、财务等部门对合同条款进行合规性、财务风险评估；新入职业务人员或法务人员学习合同审核标准；企业规范合同管理，防范交易风险，保证合同条款合法、严谨、可执行。二、审核流程步骤详解销售合同审核需遵循“发起-初审-专项审核-修订-审批-归档”的闭环流程，各环节责任部门及操作要点步骤1：合同发起与资料准备责任部门：业务部门（销售专员/销售经理*）操作说明：业务部门根据客户需求起草合同草案，明确合同主体（甲方、乙方基本信息）、交易标的（产品名称/服务内容、规格型号、数量）、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等核心条款；收集并附齐相关附件，如：客户营业执照复印件（需加盖公章）、订单确认函、技术协议、质量标准说明等；在企业OA系统或合同管理模块中创建合同审核流程，填写《销售合同基本信息表》（含合同名称、编号、预计签订日期、客户名称、合同金额等），并合同草案及附件。输出物：销售合同草案、附件材料、《销售合同基本信息表》。步骤2：业务部门初审责任部门：业务部门（销售经理*）操作说明：核对合同主体信息：保证甲方（客户）与营业执照、订单信息一致，乙方（本方）公司名称、统一社会信用代码等信息准确无误；审核交易内容：检查标的物描述、数量、质量标准、交付时间/地点等是否与客户需求、订单内容一致，避免模糊表述（如“一批”“大约”等）；确认商务条款：核对价款、折扣、促销政策是否符合公司定价策略，付款方式（如预付款比例、尾款支付条件）是否与公司财务制度匹配；初步评估履约风险：判断客户信用状况（如历史回款记录、合作年限）、履约能力（如是否需要预付款、是否提供担保），对高风险客户需标注并说明理由。输出物：业务初审意见（通过/需修改，注明修改内容及风险点）。步骤3：法务合规审核责任部门：法务部门（法务专员*）操作说明：合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效、可撤销情形（如显失公平、违反强制性规定）；条款严谨性审查：重点关注违约责任（是否明确违约情形、违约金计算方式）、知识产权归属（如涉及定制开发或技术输出）、保密条款（保密范围、期限、责任主体）、争议解决方式（明确管辖法院/仲裁机构）等易产生歧义的条款；主体履约能力审查：核验对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，特殊行业（如食品、医疗器械）是否具备相关资质；风险提示：对法律风险点（如管辖约定不明、违约责任过轻）提出修改建议，必要时出具《法律风险评估意见书》。输出物：法务审核意见（通过/不通过/需修改，附法律条款修订建议）。步骤4：财务条款审核责任部门：财务部门（财务经理*）操作说明：收款条款审核：确认付款方式（如银行转账、承兑汇票）、付款节点（如预付款、到货款、验收款比例）、账户信息（乙方收款账户是否为公司对公账户）是否符合财务规范；税费条款审核：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开具时间（如交付后X日内）、税率是否与公司税务政策一致，避免“包税”条款导致税务风险；财务风险评估：评估客户付款能力，对大额合同或新客户要求提供担保（如保证金、保函），检查合同金额是否超出客户信用额度；成本与利润核算：核对合同价款是否覆盖成本（含物流、安装、售后等费用），保证毛利率符合公司要求。输出物：财务审核意见（通过/需修改，注明财务条款调整建议）。步骤5：修订与反馈确认责任部门：业务部门（牵头）、法务部门、财务部门操作说明：业务部门汇总法务、财务部门的审核意见，与客户沟通修订合同条款，形成《合同修订记录》（注明原条款、修订后条款、修订原因）；修订后的合同草案需再次提交法务、财务部门确认，直至所有审核部门无异议；对于无法达成一致的争议条款（如客户坚持修改违约责任），由业务部门上报分管负责人协调解决。输出物：修订版销售合同、《合同修订记录》、各部门确认意见。步骤6：最终审批与签署责任部门：分管销售负责人、总经理（或授权审批人）操作说明：分管销售负责人审核合同整体商务条款及风险控制情况，签署审批意见；总经理（或授权审批人）根据合同金额、客户等级等权限进行最终审批，重大合同（如金额超万元）需提交总经理办公会审议；审批通过后，由业务部门安排合同签署：保证双方签字/盖章页清晰，合同份数满足存档及客户需求（如本方留存2份，客户1份）；签署后3个工作日内，将合同原件提交行政部或法务部归档，并在系统中更新合同状态为“已签署”。输出物：最终审批意见、签署版合同、归档确认单。步骤7：合同归档与执行跟踪责任部门：行政部/法务部（归档）、业务部门（执行跟踪）操作说明：归档部门按“一合同一档”原则整理材料，包括：合同审批单、修订记录、签署版合同、附件原件等，标注合同编号及归档日期；业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、回款状态），及时向法务、财务部门反馈履约异常（如客户延迟验收、拖欠货款），必要时启动违约处理程序。输出物：合同档案、履约跟踪记录。三、销售合同审核跟踪表合同编号合同名称甲方（客户）乙方（本方）合同金额（元）签订日期审核阶段审核部门/人审核要点摘要审核结果修改意见审核日期业务初审销售经理*主体信息、交易内容、商务条款、风险点通过/需修改法务审核法务专员*合法性、条款严谨性、争议解决方式通过/不通过/需修改财务审核财务经理*收款条款、税费、财务风险通过/需修改最终审批分管销售负责人/总经理*整体条款、权限合规性批准/退回备注（如：特殊条款说明、争议协调结果等）四、关键风险提示与操作要点主体资格审查：严禁与无民事行为能力或超越经营范围的客户签订合同，对方为自然人的需核验证件号码原件，留存复印件。条款完整性：合同必须包含“标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决”八大核心要素，避免遗漏导致条款无效。法律合规底线：禁止约定“霸王条款”（如“最终解释权归本方”），违约金不得超过实际损失的30%，过高可能被法院调整。财务风险控制：预付款比例原则上不低于30%，新客户或大额合同需收取保证金，回款周期不得超过公司信用期限。沟通协作机制：审核环节需在2个工作日内完成，紧急合同可启动“绿色通道”，但