行政工作处理及审批流程手册

行政事务处理及审批流程手册第一章总则1.1手册目的为规范公司行政事务处理流程，明确各环节职责分工，提高行政工作效率，保证行政工作有序、合规开展，特制定本手册。本手册旨在为各部门及员工提供清晰的行政事务操作指引，减少流程偏差，保障公司资源合理利用。1.2适用范围本手册适用于公司全体员工，涵盖日常办公中涉及的行政事务，包括但不限于办公物资申购与领用、费用报销、会议室预订、公章/合同用印申请、固定资产申购与报废等。1.3职责分工员工：根据实际需求发起行政事务申请，保证提交材料真实、完整。部门负责人：审核本部门事务申请的合理性、必要性，对审批结果负责。行政部：统筹协调行政事务，负责物资采购、会议室调配、用印管理、固定资产登记等工作的执行与监督。财务部：负责费用报销的合规性审核、账务处理及资金支付。法务部：涉及合同、法律文件的用印申请，需审核文件合法性与风险。分管副总/总经理：根据权限对重大或高金额事务进行最终审批。第二章常见行政事务处理流程2.1办公物资申购与领用2.1.1适用情形部门日常办公物资（如笔、纸、文件夹、墨盒等）库存不足需补充；因新增人员、业务调整等原因需新增办公物资；现有办公物资损坏需更换。2.1.2处理流程提交申请：员工登录公司OA系统或填写《办公物资申购表》（详见3.1），注明物资名称、规格型号、数量、用途及预估单价，经部门负责人初审后提交至行政部。库存核对：行政部收到申请后1个工作日内核对现有库存，若库存充足，直接通知领用；若库存不足，启动采购流程。采购审批：单次申购金额≤1000元，由行政部负责人审批；1000元＜金额≤5000元，需分管副总审批；金额＞5000元，需总经理审批。物资采购与入库：行政部根据审批结果联系供应商采购，物资到货后验收（核对数量、质量），填写《物资入库登记表》并更新库存台账。领用登记：员工凭审批通过的《办公物资申购表》至行政部领用，签字确认后领取物资，行政部更新领用记录。2.1.3相关模板详见第三章《办公物资申购表》（3.1）。2.2费用报销2.2.1适用情形员工因公出差产生的交通费、住宿费、餐饮补贴；日常办公产生的招待费、办公费、通讯费等；公司活动、培训等产生的合理费用支出。2.2.2处理流程整理票据：员工将费用票据按类别分类（如交通费、住宿费等），在票据背面注明费用发生事由、日期、金额及对应项目，保证票据真实、合法（发票抬头需为公司全称）。填写报销单：登录OA系统填写《费用报销单》（详见3.2），或模板填写，附上所有原始票据，经部门负责人审核签字。财务审核：财务部收到报销单后2个工作日内审核，重点核查票据合规性、金额准确性及报销标准是否符合公司《费用管理制度》（如出差住宿标准、招待费限额等）。分级审批：审核通过后，按权限分级审批：金额≤2000元，部门负责人审批；2000元＜金额≤10000元，分管副总审批；金额＞10000元，总经理审批。付款与归档：审批完成后，财务部于3个工作日内通过银行转账或备用金方式支付报销款项，报销单及票据由财务部统一归档保存。2.2.3相关模板详见第三章《费用报销单》（3.2）。2.3会议室预订与管理2.3.1适用情形部门例会、项目讨论会、客户接待等需使用公司会议室；公司组织培训、宣讲等活动需预订会议室。2.3.2处理流程提交预订申请：员工通过OA系统“会议室预订”模块或填写《会议室使用申请表》（详见3.3），注明会议名称、时间、地点、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求，提前1个工作日提交（紧急会议可提前2小时申请）。冲突协调：行政部收到申请后1个工作内核查会议室使用情况，若时间冲突，与申请人协商调整至其他可用会议室或时间。审批与确认：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议或外部会议需行政部负责人审批，审批通过后，行政部向申请人发送“预订成功”通知。使用与归还：会议开始前15分钟，申请人至行政部领取会议室钥匙（或刷门禁进入），检查设备是否正常；会议结束后，关闭设备、整理桌椅、锁好门窗，并在OA系统中确认“会议结束”，行政部定期检查会议室使用情况。2.3.3相关模板详见第三章《会议室使用申请表》（3.3）。2.4公章/合同用印申请2.4.1适用情形公司对外出具的函件、证明、介绍信等需加盖公章；签订合同、协议等法律文件需加盖合同专用章；内部文件（如制度、通知）需加盖公章确认效力。2.4.2处理流程提交申请：申请人填写《用印申请表》（详见3.4），注明用印文件名称、份数、用途、用印类型（公章/合同章/财务章等），并附上文件电子版及纸质版（需用印的原件或复印件）。内容审核：日常函件、证明等由行政部负责人审核文件内容是否符合公司规定；合同、协议等需法务部审核，保证条款合法、无风险，审核通过后提交至分管副总/总经理审批。权限审批：日常用印（如证明、介绍信）由行政部负责人审批；合同用印需分管副总审批；涉及重大事项（如对外担保、资产处置）用印需总经理审批。用印与登记：审批通过后，申请人至行政部用印，行政部核对文件内容与申请表一致后加盖印章，填写《用印登记表》（记录用印日期、文件名称、申请人、审批人、印章类型等），留存用印文件复印件归档。2.4.3相关模板详见第三章《用印申请表》（3.4）。2.5固定资产申购与报废2.5.1适用情形部门新增办公设备（如电脑、打印机、办公家具等）；现有固定资产损坏、老化无法修复需报废；因业务调整需闲置固定资产处置。2.5.2处理流程（一）申购流程提交申请：部门因工作需要新增固定资产，填写《固定资产申购表》（详见3.5），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、使用人、存放地点及申购理由，经部门负责人审核。必要性审核：行政部收到申请后2个工作日内审核申购必要性，核查现有设备是否可调配，必要时组织技术部门评估。审批与采购：金额≤5000元，行政部负责人审批；5000元＜金额≤20000元，分管副总审批；金额＞20000元，总经理审批。审批通过后，行政部根据采购流程（比价、招标等）采购，到货后组织验收（核对型号、数量、质量），填写《固定资产验收单》登记入账，粘贴资产标签。（二）报废流程提交申请：资产使用人/部门发觉固定资产无法使用，填写《固定资产报废申请表》（详见3.6），注明资产名称、型号、购置日期、原值、报废原因、残值估计，经部门负责人审核。技术鉴定：行政部组织技术部门对资产进行鉴定，确认是否达到报废标准（如损坏无法修复、维修成本超过净值等），出具《技术鉴定意见》。审批与处置：净值≤2000元，行政部负责人审批；2000元＜净值≤10000元，分管副总审批；净值＞10000元，总经理审批。审批通过后，行政部按公司规定处置报废资产（如变卖、回收），处置收入上交财务部，更新固定资产台账。2.5.3相关模板详见第三章《固定资产申购表》（3.5）、《固定资产报废申请表》（3.6）。第三章通用审批流程与模板3.1通用审批节点说明除特殊事务外，行政事务审批通常遵循以下节点：发起申请→部门负责人审核→专项审核（如财务、法务）→分级审批（分管副总/总经理）→结果反馈（OA系统/邮件）→执行归档发起申请：员工需保证材料真实、完整，注明紧急程度（普通/紧急）。部门负责人审核：重点审核事务合理性、必要性及是否符合部门预算。专项审核：根据事务类型由对应部门审核（如费用报销由财务部审核，合同用印由法务部审核）。分级审批：按金额/事项重要性由不同层级领导审批，详见各事务流程。结果反馈：审批结果通过OA系统自动通知申请人，或由审批人邮件/电话告知。执行归档：事务完成后，相关单据由行政部或财务部归档保存，保存期限≥3年。3.2模板表格3.2.1办公物资申购表申购部门申请人联系电话申购日期用途说明（如：部门日常办公补充）序号物资名称规格型号单位数量预估单价1A4复印纸80g包1025.002签字笔0.5mm支202.50合计部门负责人意见：行政部审核意见：签字：*签字：*日期：日期：分管副总意见：总经理意见：签字：*签字：*日期：日期：领用签字：领用日期：3.2.2费用报销单报销部门报销人报销日期费用类型□差旅费□办公费□招待费□通讯费□其他：________附件张数金额（元）序号费用发生日期费用事由发票号码金额（元）备注（如出差地点）12023-10-01北京出差交通费110001350.00高铁票22023-10-02北京住宿费110002680.002晚32023-10-03客户招待费1100031200.003人合计2230.00部门负责人意见：财务部审核意见：签字：*签字：*日期：日期：分管副总意见：总经理意见：签字：*签字：*日期：日期：付款方式：□银行转账□备用金□其他：________收款人：账号/电话：3.2.3会议室使用申请表申请人部门联系电话会议名称会议时间年月日时分至时分参会人数会议室需求□10人以下□10-20人□20人以上□设备需求：投影仪□麦克风□白板□其他：________会议内容简述：（如：项目进度讨论会）部门负责人意见：行政部审核意见：签字：*签字：*日期：日期：预订结果：□预订成功（会议室：______）□需调整时间/地点□无法预订申请人确认签字：确认日期：3.2.4用印申请表申请人部门联系电话用印文件名称《关于合作事宜的函》份数5份用印类型□公章□合同章□财务章□其他：________文件用途：（如：致公司关于合作意向的说明）附材料：□文件电子版□文件纸质版（共_页）□审批单□其他：_____部门负责人意见：法务部审核意见（合同类）：签字：*签字：*日期：日期：分管副总意见：总经理意见：签字：*签字：*日期：日期：用印时间：年月日时分用印人：归档情况：□已归档□未归档3.2.5固定资产申购表申购部门申请人联系电话申购日期使用人存放地点资产名称规格型号品牌单位数量预估单价笔记本电脑ThinkPadX1联想台28000.00打印机HPM479fd惠普台13500.00合计部门负责人意见：行政部审核意见：签字：*签字：*日期：日期：分管副总意见：总经理意见：签字：*签字：*日期：日期：验收情况：□合格□不合格（不合格原因：________）验收人：验收日期：3.2.6固定资产报废申请表报废部门申请人联系电话报废日期使用人资产编号资产名称规格型号购置日期原值（元）净值（元）报废原因台式电脑Dell50902019-05-105000.001500.00主板损坏，维修成本超过净值办公椅人体工学椅2018-03-15800.00200.00气压杆失效，无法修复合计1700.00部门负责人意见：技术鉴定意见：签字：*签字：*日期：日期：分管副总意见：总经理意见：签字：*签字：*日期：日期：处置方式：□变卖□回收□其他：________处置收入：________元处置日期：第四章操作规范与风险提示4.1时间要求办公物资申购：普通物资提前3个工作日申请，紧急物资（如即将用完的耗材）需注明“紧急”，行政部优先处理，24小时内响应；费用报销：每月25日前提交当月报销单，财务部次月5日前完成付款（节假日顺延）；会议室预订：普通会议提前1个工作日，紧急会议提前2小时，行政部30分钟内反馈结果；用印申请：提前2个工作日提交，法务部审核需1-3个工作日，避免因时间紧张影响审批。4.2材料完整性办公物资申购：需注明规格型号、数量、用途，避免模糊描述（如“一批文具”）；费用报销：发票需真实、合规（抬头、税号、盖章完整），电子发票需打印并注明“已验证”，丢失发票需提供《情况说明》并部门负责人签字；用印申请：合同类需附最终版合同文本，函件类需附文件内容草稿，保证与用印文件一致；固定资产申购/报废：申购需提供详细参数，报废需附《技术鉴定意见》，避免资产流失。4.3审批权限严格按照各事务流程中的权限审批，不得越级审批或代签；特殊情况下需代签的，需提前电话沟通审批人，事后补签书面说明。4.4紧急事务处理紧急事务（如突发会议、紧急用印）需在申请表中注明“紧急”，并电话通知行政部/财务部负责人，同步启动审批流程；紧急费用报销可先通过OA系统提交电子单据，事后2个工作日内补交纸质票据，超期未补视为无效。4.5常见问题解答Q：物资申购后多久能领用？A：库存充足情况下1个工作日内领用，需采购的物资（如定制设备）通常5-7个工作日内到货，具体以行政部通知为准。Q：报销单被财务部驳回怎么办？A：财务部驳回时会注明原因（如发票不合规、金额超限