企业采购供应商信息收集模板

企业采购供应商信息收集模板一、适用场景与价值在企业采购管理中，供应商信息是供应链建设的基础。本模板适用于以下场景：新供应商引入：首次合作前需全面收集供应商资质、产品能力等核心信息，评估合作可行性；现有供应商年度复评：定期更新供应商经营状况、履约表现等数据，动态优化供应商队伍；专项项目采购：针对大型设备、定制服务等非标采购，定向收集供应商技术实力、项目经验等专项信息；供应商库建设：系统化整理合格供应商信息，形成企业内部资源池，提升采购响应效率。通过规范化的信息收集，可保证供应商数据的完整性、准确性和可比性，为供应商选择、谈判及风险管控提供决策依据。二、操作流程详解（一）准备阶段：明确需求与分工确定收集范围：根据采购品类（如原材料、服务、设备等）和合作模式（如一次性采购、长期框架协议），梳理需收集的信息维度（如基础资质、生产能力、财务状况等）。组建专项小组：由采购经理、质量主管、法务专员*等组成，明确分工：采购负责人牵头统筹，质量部门负责资质文件审核，法务部门审核合规条款。设计收集表单：基于本模板，结合具体采购需求调整字段（如若采购食品类供应商，需增加“食品生产许可证”等专项资质）。（二）信息收集阶段：多渠道获取与初步整理供应商自填：向目标供应商发送《供应商信息收集表》，要求其按要求填写并加盖公章（扫描件），保证信息真实、完整。辅助资料收集：同步收集供应商营业执照、相关认证证书（如ISO9001、行业资质许可）、近3年财务报表、主要客户案例等佐证材料。初步信息核对：收到供应商反馈后，重点核对基础信息（如统一社会信用代码、联系方式）与资质文件的一致性，剔除明显缺失或矛盾的资料。（三）信息审核阶段：多维度评估资质合规性审核：由法务专员*核查营业执照、行业许可证等文件是否在有效期内，经营范围是否覆盖采购需求，是否存在经营异常或法律诉讼风险。能力匹配度审核：由质量主管*评估供应商的生产设备、技术参数、产能（如月产量、交付周期）是否满足采购要求，过往项目案例中是否有类似合作经验。财务健康度审核：由财务专员*分析供应商资产负债率、营收稳定性、现金流状况，判断其履约能力及合作风险。交叉验证：通过第三方平台（如“国家企业信用信息公示系统”）核实供应商信用记录，或向其过往客户询证合作表现，保证信息真实性。（四）信息归档与应用分类建档：将审核通过的供应商信息按“品类-区域-等级”分类（如“电子元件-华东-A级”），建立电子档案库，注明录入日期、审核人及有效期。动态更新：要求供应商每年提交年度更新表，或在合作期间发生重大变更（如股权结构调整、资质升级）时及时补充信息，保证数据时效性。采购决策应用：根据信息评估结果，将供应商纳入“合格供应商名录”，作为招标、询价或直接采购的依据；对高风险供应商制定针对性管控措施。三、模板内容结构说明《供应商信息收集表》（一）供应商基本信息字段名称填写要求示例/说明供应商全称与营业执照一致科技有限公司统一社会信用代码18位信用代码91110108注册地址详细到省市区街道北京市海淀区路号大厦经营地址若与注册地址不同需填写上海市浦东新区路号联系人姓名+职务+手机+邮箱（企业邮箱）（采购经理）1388888企业性质国有/民营/外资/合资等民营企业成立时间YYYY-MM-DD2010-05-20注册资本万元（币种）1000万人民币主营业务核心产品/服务描述电子元器件研发、生产及销售年营业额最近一年数据（万元）5000员工人数总人数+技术人员占比200人（技术人员占比30%）（二）资质文件清单（需提供扫描件，加盖公章）序号文件名称是否必需备注（如有效期要求）1营业执照是需在有效期内，年检章齐全2相关行业资质许可证是如：食品生产许可证、医疗器械经营许可证等（根据品类确定）3质量体系认证证书是如ISO9001、ISO14001等4产品检测报告是近1年内第三方机构出具5财务审计报告是最近2年（若为新成立企业可提供资产负债表）6知识产权证书否如专利、商标等（如有提供）7主要客户合作证明否如合同关键页、中标通知书等（三）产品/服务信息字段名称填写要求示例/说明采购品类需明确具体品类电阻器、电容、PCB板等产品/服务规格技术参数、质量标准如：电阻器精度±1%，工作温度-40℃~85℃产能情况月最大产能/最小起订量月产能100万只，最小起订量1000只交付周期订单确认到交货时间常规产品7天，定制产品15天包装与运输方式包装标准、运输承担方纸箱+防静电袋，供应商承担运费质保期产品质量问题免费维修/更换期限12个月售后服务响应时间、服务内容24小时内响应，48小时内到场解决问题（四）合作条款意向字段名称填写要求示例/说明价格条款单价（含税/不含税）、折扣机制单价1元/只（含13%增值税），年采购量超500万享98折付款方式预付比例、账期、结算方式预付30%，货到验收合格后70天内付清违约责任逾期交货、质量问题的处理方式逾期交货每日扣款合同额0.1%，质量问题无条件退换合同期限建议合作周期1年（到期可续签）保密条款是否接受商业保密协议愿意签订《保密协议》（五）其他补充信息字段名称填写要求示例/说明企业优势突出核心竞争力拥有10项发明专利，客户包括、等知名企业获奖荣誉近3年重要奖项“国家高新技术企业”“行业TOP10”未来发展规划产能扩张、技术升级计划计划2024年新增2条自动化生产线，提升产能50%备注其他需说明事项无四、使用要点提示信息真实性核查：对供应商提供的关键信息（如资质、财务数据）必须通过官方渠道或第三方验证，避免虚假信息导致合作风险。资质时效性管理：注意资质文件的有效期（如营业执照年检、认证证书复审），提前1个月提醒供应商更新，避免因资质过期影响合作。保密与合规：供应商信息涉及商业秘密，需建立内部保密制度，仅限采购相关人员查阅；收集信息时需遵守《个人信息保护法》等相关法规，不得滥用信息。