采购流程审批及供应商管理指南

采购流程审批及供应商管理指南一、指南概述与应用范围本指南旨在规范企业采购活动的全流程管理，明确采购审批各环节职责分工，建立科学、高效的供应商管理体系，保证采购过程合规、透明、成本可控。适用于公司各部门（包括生产、行政、研发等）的所有采购行为，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等场景，涉及需求部门、采购部、财务部、法务部及管理层等多角色协同。二、采购流程审批详解采购流程需遵循“需求导向、预算控制、合规优先”原则，分为需求发起、预算审核、供应商选择、合同审批、执行验收、付款申请六个核心步骤，具体操作（一）需求发起与提报操作主体：需求部门（如生产部需采购原材料，行政部需采购办公用品）。操作步骤：（1）需求部门根据实际业务需求（如生产计划、项目立项、日常运营等），填写《采购申请表》，详细注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交付日期及供应商偏好（如有）。（2）部门负责人对需求的合理性（如必要性、数量准确性）进行审核，签字确认后提交至采购部。输出文件：《采购申请表》（需部门负责人签字原件）。（二）预算审核操作主体：财务部。操作步骤：（1）采购部接收《采购申请表》后，提交至财务部进行预算匹配审核。（2）财务部核对采购预算是否在部门年度/季度预算额度内，重点审核预估单价、总价是否合理（参考历史采购数据、市场价格波动等）。（3）若预算充足，财务部在《采购申请表》上签署“同意采购”意见；若预算不足，需求部门需提交《预算调整申请》，按预算调整流程审批通过后，方可继续采购流程。输出文件：《采购申请表》（财务部审核意见）、《预算调整申请》（如需）。（三）供应商寻源与选择操作主体：采购部（需求部门协助）。操作步骤：（1）采购部根据《采购申请表》需求，通过以下方式筛选供应商：公开寻源：通过企业合格供应商库、行业招标平台、公开市场询价等方式获取至少3家潜在供应商；定向寻源：对于战略物资或独家供应商，需经管理层审批后，直接与指定供应商接洽。（2）采购部向供应商索取《供应商报价单》、产品资质证明（如3C认证、检测报告等）、企业营业执照（副本复印件）等文件，保证供应商具备合法经营资质。（3）组织需求部门、技术部（如需）对供应商进行评估，评估维度包括：价格竞争力、产品质量、交期保障能力、售后服务、合作历史（如有）等，填写《供应商比价评估表》。（4）根据评估结果，选择综合最优供应商，拟定《采购意向说明》并提交需求部门确认。输出文件：《供应商报价单》、《供应商资质证明文件》、《供应商比价评估表》、《采购意向说明》。（四）合同拟定与审批操作主体：采购部（主导）、法务部（审核）、管理层（最终审批）。操作步骤：（1）采购部与选定的供应商就采购细节（如价格、数量、交付时间、质量标准、违约责任、付款方式等）进行沟通，拟定《采购合同》。（2）法务部对合同条款的合法性、严谨性（如知识产权、争议解决方式、违约赔偿等）进行审核，提出修改意见，采购部根据意见调整合同后再次提交法务部确认。（3）根据采购金额分级审批：金额≤5万元：采购部经理审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；金额＞20万元：总经理审批。（4）审批通过后，由采购部与供应商双方签字盖章（合同一式三份，采购部、供应商、财务部各执一份）。输出文件：《采购合同》（最终版，签字盖章版）。（五）采购执行与验收操作主体：采购部（协调）、需求部门（验收）、供应商（交付）。操作步骤：（1）采购部按合同约定时间，向供应商下达《采购订单》，明确交付时间、地点、联系人等信息，并跟踪供应商生产/备货进度。（2）供应商按《采购订单》要求交付货物/服务，需求部门组织相关人员（如质检员、使用部门代表）进行现场验收：货物验收：核对数量、规格型号是否与合同一致，检查外观、包装是否完好，必要时送检或出具《质量检测报告》；服务验收：根据服务标准（如项目交付成果、服务响应时效等）评估服务完成情况，填写《服务验收确认单》。（3）验收合格后，需求部门在《到货验收单》上签字确认；若不合格，需求部门需在2个工作日内提出书面异议，采购部负责与供应商协商退换货或索赔事宜。输出文件：《采购订单》、《到货验收单》（需求部门签字确认）、《服务验收确认单》（如需）。（六）付款申请与结算操作主体：采购部（发起）、财务部（审核）、管理层（审批）。操作步骤：（1）采购部凭《采购合同》、《到货验收单》、《服务验收确认单》、供应商开具的合规增值税发票，填写《付款申请单》，提交财务部。（2）财务部核对单据的完整性（合同、验收单、发票信息一致）、发票的合法性（真伪、税率等），确认无误后，按合同约定的付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）及审批权限办理付款：预付款：合同签订后，支付30%-50%（需提供银行保函等担保措施）；货到付款：验收合格后，支付70%-100%；分期付款：按项目节点验收后分期支付。（3）付款完成后，财务部将付款凭证反馈至采购部，采购部更新供应商付款记录。输出文件：《付款申请单》（采购部、财务部签字）、《银行付款凭证》。三、供应商管理体系构建供应商管理是采购流程的核心支撑，需建立“准入-评估-分级-维护”的闭环机制，保证供应商资源稳定、优质。（一）供应商准入管理准入条件：供应商需满足以下基本要求：具备独立法人资格，提供营业执照副本复印件（加盖公章）；经营范围涵盖所供产品/服务，提供相关行业资质（如食品经营许可证、ISO9001质量体系认证等）；近三年内无重大违法经营记录、无重大质量（需提供书面承诺及无不良记录证明）。准入流程：（1）供应商提交《供应商准入申请表》及资质文件至采购部；（2）采购部联合需求部门、技术部对供应商进行现场考察（生产规模、技术能力、仓储物流等）；（3）考察通过后，将供应商信息录入《合格供应商名录》，并分配唯一供应商编码，方可参与采购活动。（二）供应商分类与分级分类管理：根据采购物资的重要程度，将供应商分为三类：战略供应商：提供核心原材料/关键服务的供应商（如生产芯片、核心零部件），合作深度高，需签订长期合作协议；重点供应商：提供重要物资/服务的供应商（如原材料、主要辅料），需定期评估绩效；普通供应商：提供非关键物资/服务的供应商（如办公用品、低值易耗品），简化管理流程。分级标准：每半年对供应商进行绩效评估，按评分结果分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四级，评估维度及权重产品质量（30%）：合格率、质量问题整改及时性；交付能力（25%）：准时交货率、订单满足率；价格水平（20%）：价格竞争力、成本控制能力；服务水平（15%）：售后响应速度、问题解决效率；合作配合度（10%）：沟通顺畅度、合同履约情况。（三）供应商绩效评估与动态管理评估周期：月度评估：针对战略供应商、重点供应商，跟踪交期、质量等关键指标；半年度综合评估：对所有供应商进行评分，确定分级结果。评估流程：（1）采购部收集供应商月度/半年度数据（如验收合格率、交货准时率、价格波动等）；（2）组织需求部门、技术部、财务部组成评估小组，按《供应商绩效评估表》进行打分；（3）评估结果经管理层审批后，反馈至供应商并更新分级。动态调整：A级供应商：优先分配订单，给予付款周期优惠，邀请参与新产品开发；B级供应商：维持正常合作，针对薄弱环节（如交期）提出改进要求；C级供应商：发出《整改通知书》，限期1个月内整改，整改后仍不达标则降级；D级供应商：从《合格供应商名录》中清除，终止合作，并记录至供应商黑名单。（四）供应商关系维护定期沟通：每季度召开供应商沟通会，通报采购需求、质量要求及合作问题，听取供应商反馈；联合改进：针对A级供应商及战略供应商，开展质量、成本联合优化项目（如VMI供应商管理库存、协同研发）；风险预警：建立供应商风险监控机制，关注供应商经营状况（如财务报表、舆情信息），提前识别供应链风险（如破产、停产），制定应急预案。四、配套模板工具（一）采购申请表序号物品/服务名称规格型号数量预估单价（元）预估总价（元）用途说明期望交付日期申请人部门负责人签字采购部意见财务部审核意见1（二）供应商比价评估表供应商名称报价（元）质量认证（有/无）交期（天）历史合作评价（好/中/差）综合评分（100分）排名是否推荐（三）供应商绩效评估表供应商名称供应商编码评估周期产品质量（30%）交付能力（25%）价格水平（20%）服务水平（15%）合作配合度（10%）总分级别（A/B/C/D）（四）采购合同审批表合同名称合同编号供应商名称合同金额（元）合同主要内容概述采购部意见法务部审核意见分管副总意见总经理意见审批日期五、关键注意事项（一）采购流程注意事项预算控制：严禁无预算、超预算采购，紧急采购需提前提交《紧急采购申请》，经总经理审批后方可执行，事后3个工作日内补办预算手续；比价合规：单次采购金额≥5万元，必须进行至少3家供应商比价（战略协议供应商除外），比价过程需留存书面记录；验收严格：需求部门需对到货物资100%验收，避免“先付款后验收”，验收不合格的物资严禁入库或投入使用；合同规范：严禁签订“口头合同”或“阴阳合同”，合同条款需明确双方权利义务，违约责任需量化（如逾期交货按日收取合同总额0.5%的违约金）。（二）供应商管理注意事项资质审核动态化：供应商资质文件（如营业执照、生产许可证）需每年复核一次，过期或失效的供应商