行政工作管理手册标准模板

行政日常事务管理手册标准模板手册前言为规范企业行政日常事务管理流程，提高工作效率，明确各岗位职责，保证行政工作标准化、规范化，特制定本手册。本手册整合了办公环境、办公用品、会务、固定资产、印章、档案、差旅、访客等核心管理模块，为企业行政人员提供清晰的操作指引，助力提升行政管理质量与员工满意度。手册适用范围与核心价值适用范围本手册适用于企业内部行政管理人员、各部门事务对接人员及需参与行政事务的全体员工，涵盖从日常办公支持到专项事务管理的全流程场景。核心价值流程标准化：统一操作规范，减少因流程不清晰导致的效率损耗；责任明确化：划分各环节职责主体，避免推诿扯皮；风控前置化：通过关键节点把控，降低管理风险（如资产流失、信息泄露等）；服务规范化：提升内部服务响应速度与质量，保障员工办公需求。目录[一]办公环境管理标准化流程[二]办公用品管理全流程规范[三]会务组织与执行标准指引[四]固定资产全生命周期管理[五]印章使用与安全管控细则[六]档案管理规范化操作[七]差旅管理流程与标准[八]访客接待与登记管理[一]办公环境管理标准化流程1.模块概述办公环境管理旨在维护整洁、有序、安全的办公场所，包括工位区域、公共区域（会议室、走廊、茶水间等）及外围环境（停车场、绿植等）的日常维护与管理。2.标准化操作流程步骤1：日常环境检查每日上班前30分钟，行政专员*负责巡查各办公区域，重点检查：工位是否整洁，物品是否摆放有序；公共区域地面、桌面是否有垃圾、积水；设施设备（空调、照明、绿植）是否正常运行。步骤2：问题记录与分类对检查中发觉的问题（如设施损坏、卫生死角）使用《办公环境问题记录表》登记，标注问题类型（维修/保洁/其他）、位置、严重程度（一般/紧急）。步骤3：协调整改一般问题（如垃圾未清理）：当日通知保洁团队*，要求2小时内整改；紧急问题（如水管破裂、电路故障）：立即联系维修团队，同步上报行政主管，保证30分钟内响应。步骤4：整改反馈与复查整改完成后，行政专员*现场核查，确认问题解决后在《办公环境问题记录表》签字闭环；每周汇总问题记录，分析高频问题（如某区域卫生反复不达标），推动根源整改（如增加保洁频次）。3.配套表单模板表1：办公环境日常检查表检查日期检查区域检查项目问题描述严重程度责任人整改时限完成状态检查人2023-10-011楼会议室照明不亮3号灯管损坏紧急维修团队*10:00已完成*2023-10-01销售部工位桌面杂物堆积5个工位文件未归档一般保洁团队*14:00已完成*4.关键执行规范保洁团队每日两次公共区域清洁（上午9:00、下午17:00），行政部每周抽查1-2次；员工需保持工位整洁，下班前整理文件物品，禁止堆放与工作无关的杂物；设施维修需留存《维修记录单》，包括维修内容、更换配件、费用明细，每月归档备查。[二]办公用品管理全流程规范1.模块概述办公用品管理涵盖需求提报、采购、入库、领用、盘点、报废等全流程，旨在保障办公物资供应充足、成本可控、账实相符。2.标准化操作流程步骤1：需求提报与汇总每月25日前，各部门通过OA系统提交《办公用品需求申请表》，注明品名、规格、数量、用途；行政专员*汇总各部门需求，核对库存（通过《办公用品库存台账》），避免重复采购。步骤2：采购审批与执行行政专员编制《办公用品采购计划》，填写预算（≤5000元由行政主管审批，＞5000元需报总经理*审批）；审批通过后，从合格供应商名录中选择供应商（至少比价3家），签订采购合同；紧急需求（如耗材用尽）可启动应急采购流程，需在申请单备注“紧急”，经口头审批后24小时内完成采购。步骤3：入库验收与登记货物送达后，行政专员与采购员共同验收，核对品名、数量、质量，确认无误后填写《办公用品入库登记表》；质量不合格或数量短缺的，24小时内联系供应商退换货，同步更新采购记录。步骤4：领用与发放员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》，注明部门、领用人、品名、数量、用途；耐用品（如计算器、U盘）需领用人签字确认，行政部粘贴资产标签；消耗品（如A4纸、笔）实行“按需领用，杜绝浪费”，每月每人限领1次常用耗材。步骤5：库存盘点与报废每月最后1个工作日，行政专员与财务部共同盘点库存，编制《办公用品盘点表》，保证账实误差率≤5%；对过期、损坏无法使用的物品，填写《办公用品报废申请表》，经行政主管*审批后，统一回收处理（如电子废弃物交由专业机构回收）。3.配套表单模板表2：办公用品需求申请表部门申请人申请日期物品名称规格单位需求数量用途预算单价预算总价审批人市场部*2023-09-25A4纸80g包20日常打印25500*技术部*2023-09-25鼠标有线个5备用80400*表3：办公用品库存台账日期入库/出库物品名称规格数量单价金额经手人库存结余2023-10-01入库A4纸80g100包252500*120包2023-10-02出库A4纸80g20包25500*100包4.关键执行规范建立合格供应商名录，每季度评估一次（评估维度：价格、质量、交期、服务）；办公用品采购需优先选择环保、节能产品，减少一次性用品采购；严禁将办公用品私用或带离公司，违者按公司制度处理。[三]会务组织与执行标准指引1.模块概述会务管理包括会议需求对接、方案制定、会前准备、会中服务、会后整理全流程，旨在保障会议高效、有序进行，提升会议效果。2.标准化操作流程步骤1：会议需求对接会议发起人提前3个工作日提交《会议需求申请表》，注明会议类型（内部/外部）、主题、时间、地点、参会人数、议程、物料需求（投影、麦克风、茶歇等）；行政专员*与发起人沟通确认需求，明确会议重点及特殊要求（如是否需要翻译、设备调试）。步骤2：会议方案制定根据需求制定《会议筹备方案》，内容包括：会议基本信息（时间、地点、主题、参会人员名单）；物料清单（设备、资料、茶歇等）及布置方案（座位安排、背景板、横幅）；人员分工（签到、引导、设备支持、记录等）；应急方案（设备故障、人数超员等）。步骤3：会前准备场地预订：提前1天预订会议室，检查场地设施（空调、话筒、投影仪），保证正常使用；物料准备：提前1天打印会议资料（议程、签到表、材料袋），摆放桌签、饮用水、纸笔；通知确认：会议前1天通过OA系统、短信再次通知参会人员，提醒注意事项（如着装、携带资料）。步骤4：会中服务签到：参会人员签到时，行政专员*核对身份，发放会议资料、桌签；场地维护：全程检查设备运行情况，及时处理突发问题（如话筒无声，立即更换备用话筒）；茶歇服务：如需茶歇，提前15分钟布置（饮品、点心），会议中场休息时及时补充；会议记录：安排专人记录会议要点、决议事项，会后整理形成《会议纪要》。步骤5：会后整理场地复原：会议结束后1小时内，清理场地（整理桌椅、回收垃圾、关闭设备），恢复原状；资料归档：将《会议纪要》、签到表、会议资料等整理归档，电子版存入共享文件夹，纸质版保存2年；费用报销：如产生会议费用（场地租赁、茶歇等），整理发票及《会议费用明细表》，按流程报销。3.配套表单模板表4：会议需求申请表会议主题会议类型发起部门发起人联系方式2023年Q3销售总结会内部销售部*138会议时间会议地点参会人数议程特殊需求2023-10-1514:00-17:003楼大会议室50人1.销售数据汇报；2.下季度目标制定；3.自由讨论需投影仪、麦克风、茶歇（咖啡、水果）表5：会议签到表序号部门姓名职务签到时间备注1销售部*经理13:502市场部*专员14:05迟到4.关键执行规范重要会议（如年度总结会、外部合作会议）需提前1周启动筹备流程；会议资料需标注“内部机密”字样，严禁外传，会后回收涉密文件；《会议纪要》需在会议结束后24小时内发送给参会人员及相关部门，明确责任人和完成时限。[四]固定资产全生命周期管理1.模块概述固定资产管理涵盖资产入库、使用、调拨、盘点、报废等环节，旨在保证资产安全、完整，提高资产使用效率。2.标准化操作流程步骤1：资产入库与登记资购入后，行政专员*核对采购合同、发票与实物信息（品名、型号、数量、规格），确认无误后填写《固定资产入库登记表》；粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、使用部门、责任人），录入固定资产管理系统，资产卡片。步骤2：资产领用与调拨领用资产时，使用人填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后，行政专员发放资产，更新系统使用信息；部门间调拨需填写《固定资产调拨申请表》，经双方部门负责人及行政主管审批后，行政专员更新系统使用部门及责任人信息。步骤3：资产维护与保养对电子设备（电脑、打印机），每季度由行政专员*联系供应商进行一次全面检测；对家具类资产（办公桌、椅），日常使用中如出现损坏，使用人及时报修，行政专员*协调维修并记录。步骤4：资产盘点与清查每半年进行一次全面盘点（6月和12月），行政专员与财务部共同核对资产实物与系统信息，编制《固定资产盘点表》；对盘盈、盘亏资产，查明原因后填写《固定资产盘盈/盘亏报告表》，经总经理*审批后进行账务处理。步骤5：资产报废与处置对达到使用年限、损坏无法修复的资产，使用部门填写《固定资产报废申请表》，注明报废原因、数量、原值；行政专员组织技术人员鉴定，确认符合报废条件后，按审批权限（≤5000元由行政主管审批，＞5000元报总经理*审批）办理报废手续；报废资产由行政部统一处置（如变卖、回收残值），处置收入交财务入账。3.配套表单模板表6：固定资产入库登记表资产编号资产名称型号规格数量购入日期原值使用部门责任人供应商入库人BG-2023-001笔记本电脑ThinkPadX1102023-09-016000元技术部*科技公司*BG-2023-002办公椅人体工学款52023-09-05800元行政部*家具厂*表7：固定资产盘点表资产编号资产名称使用部门责任人账面数量实盘数量盘盈/盘亏原因说明处理意见盘点人BG-2023-001笔记本电脑技术部*109盘亏1台使用人离职未交还责任人赔偿*BG-2023-003打印机市场部*220--*4.关键执行规范固定资产编号规则：部门代码（2位）+资产类别代码（2位）+年份（4位）+流水号（3位，如“BG-2023-001”）；使用人离职时，需办理资产交接手续，交还所有资产并签字确认，方可办理离职流程；严禁擅自拆卸、转借、处置固定资产，违者按资产原值的20%赔偿，情节严重者追究法律责任。[五]印章使用与安全管控细则1.模块概述印章管理包括印章的刻制、保管、使用、归还、销毁等环节，旨在保证印章使用合法、规范，防范印章使用风险。2.标准化操作流程步骤1：印章刻制与备案公司因业务需要刻制印章时，由行政部提交《印章刻制申请表》，经总经理审批后，到公安机关指定的刻制单位刻制；印章刻制完成后，在公安机关备案，留存印模，录入印章管理系统，明保证管人。步骤2：印章保管与交接印章实行“专人保管、专柜存放”制度，保管人（如行政专员*）负责日常保管，保证印章安全；保管人离职时，需办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由行政主管*监交，确认无误后移交新保管人。步骤3：印章使用申请与审批使用印章需填写《印章使用申请登记表》，注明用印单位/人、用印事由、文件名称、份数、用印日期；审批权限：公司公章、合同章：需部门负责人、行政主管、总经理*审批；财务专用章：需财务经理、总经理审批；其他印章（如发票章、法人章）：需对应部门负责人、行政主管审批。步骤4：用印登记与核查审批通过后，保管人核对《印章使用申请登记表》与文件内容，确认无误后方可盖章；盖章时需在文件指定位置清晰盖章，并在《印章使用申请登记表》记录用印时间、文件编号、经办人；对重要文件（如合同、协议），需留存复印件或扫描件，与《印章使用申请登记表》一并归档。步骤5：印章停用与销毁因公司名称变更、机构撤销等原因需停用印章时，由行政部填写《印章停用/销毁申请表》，经总经理审批后，停用印章交回行政部；对已停用或损坏无法使用的印章，由行政部*组织两人以上监督销毁，留存《印章销毁记录表》，拍照存档。3.配套表单模板表8：印章使用申请登记表用印部门/人用印人联系方式用印日期用印事由文件名称文件编号份数审批人保管人用印时间备注销售部*1382023-10-10与客户签订合同产品销售合同HT-2023-0562份**10:30合同已法务审核行政部*1392023-10-11证明文件员工在职证明ZM-2023-0881份**14:00员工用于贷款4.关键执行规范印章保管人严禁将印章带离办公场所（特殊情况需经总经理*批准，并由专人陪同）；严禁在空白纸张、空白合同、空白表格上盖章，违者对保管人予以降薪处分，造成公司损失的追究法律责任；印章使用记录需保存3年以上，以备查验。[六]档案管理规范化操作1.模块概述档案管理包括档案的收集、分类、整理、归档、借阅、销毁等环节，旨在保证档案完整、安全、可追溯，为公司决策提供信息支持。2.标准化操作流程步骤1：档案收集各部门在完成重要工作（如项目结束、合同签订、年度总结）后3个工作日内，将相关文件材料交至行政部*；档案材料包括：纸质文件（合同、报告、会议纪要等）、电子文件（邮件、扫描件、数据表等）、声像资料（照片、视频等）。步骤2：档案分类与编号按档案类型分为：文书档案（行政、管理类）、业务档案（销售、项目类）、财务档案（凭证、报表类）、人事档案（员工信息、合同类）、声像档案（照片、视频类）；每类档案按年度-部门-问题三级分类法编号（如“2023-销售-001”），编制《档案分类目录》。步骤3：档案整理与装订纸质档案：去除金属夹，按编号顺序排列，检查页码是否连续，破损文件进行修补；使用档案盒存放，盒面标注档案名称、编号、年度、份数、保管期限，填写《档案盒内文件清单》；电子档案：按分类存入指定服务器文件夹，文件名格式为“编号-名称-日期”，定期备份（每月1次）。步骤4：档案归档与保管档案归档时间：次年3月底前完成上一年度档案整理归档；档案保管：纸质档案存入专用档案柜，库房保持干燥、通风、防火、防盗，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案存储服务器设置访问权限，定期杀毒，防止数据丢失或泄露。步骤5：档案借阅与归还借阅档案需填写《档案借阅申请表》，注明借阅部门/人、档案名称、编号、借阅用途、借阅期限；审批权限：内部档案：部门负责人*审批；涉密档案（如财务、人事）：总经理*审批；借阅期限：一般档案不超过7天，涉密档案不超过3天，到期需归还，如需续借需提前1天申请；借阅档案不得涂改、勾画、抽换、复制，确需复制需经行政主管*批准，复制件加盖档案专用章。步骤6：档案鉴定与销毁对到期档案（保管期限分永久、10年、30年等），由行政部*会同相关部门组成鉴定小组，判定是否继续保存；对无需保存的档案，填写《档案销毁申请表》，经总经理*审批后，由两人以上监督销毁，留存《档案销毁清册》，拍照存档。3.配套表单模板表9：档案分类目录档案类型年度部门档案编号档案名称份数保管期限归档日期备注文书档案2023行政部2023-行政-001年度工作总结1份永久2024-01-15电子版同步归档业务档案2023销售部2023-销售-056产品销售合同5份10年2023-12-20含扫描件表10：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式借阅日期归还日期档案编号档案名称借阅用途审批人经办人财务部*1372023-10-102023-10-152023-财务-0082023年第三季度报表审计用**人事部*1362023-10-112023-10-122023-人事-033员工劳动合同劳动纠纷处理**4.关键执行规范涉密档案（如未公开的财务数据、高管信息）需单独存放，限制借阅权限，借阅需经总经理*书面批准；档案库房严禁吸烟、存放易燃易爆物品，配备消防器材（灭火器、烟雾报警器），每月检查1次；档案管理员需定期（每季度）检查档案保管情况，对受潮、虫蛀档案及时处理，保证档案安全。[七]差旅管理流程与标准1.模块概述差旅管理包括出差申请、审批、预订、报销、总结等环节，旨在规范员工出差行为，控制差旅成本，保障员工出差安全。2.标准化操作流程步骤1：出差申请与审批员工出差前1-3个工作日填写《出差申请单》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具、预算金额；审批权限：部门内出差：部门负责人*审批；跨部门/外地出差：部门负责人、行政主管审批；国外出差：总经理*审批。步骤2：差旅预订与安排审批通过后，员工通过公司指定供应商（如携程、中铁票务）预订交通（机票、火车票）、住宿（三星级及以上酒店）；行政专员*审核预订信息，保证符合差旅标准（如交通限高铁二等座/飞机经济舱，住宿费一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚）；特殊情况（如紧急出差、无直达交通）需在申请单备注，经行政主管*同意后可提高标准。步骤3：出差执行与记录员工出差需携带《出差申请单》复印件，住宿时索取增值税发票（抬头为公司全称）；如需变更行程，需及时通知行政部*，更新出差信息；出差期间需保持通讯畅通，每日向部门负责人*汇报工作进展。步骤4：差旅费用报销出差返回后3个工作日内，员工整理发票（交通、住宿、餐补、市内交通费等），填写《差旅费用报销单》，附《出差申请单》复印件、行程单（机票/火车票）、住宿发票；部门负责人审核费用真实性、合理性，行政专员审核是否符合差旅标准，财务部*审核票据合规性；报销金额≤5000元，经行政主管审批后报销；＞5000元需报总经理审批。步骤5：出差总结与反馈重要项目出差（如客户拜访、市场调研），员工需在返回后2个工作日内提交《出差总结报告》，内容包括出差成果、问题反馈、建议；行政部*每月汇总差旅费用，分析各部门差旅成本，提出优化建议（如调整合作供应商、降低住宿标准）。3.配套表单模板表11：出差申请单出差人部门职务出差事由出差地点*销售部专员客户拜访北京、上海出差时间返回时间交通工具预计费用审批人2023-10-15至2023-10-182023-10-18高铁、地铁3000元*行程安排备注说明10月15日：乘高铁G102次赴北京，拜访客户A公司；10月16日：拜访客户B公司；10月17日：乘高铁G132次赴上海，拜访客户C公司；10月18日：返回公司。需预订北京、上海各1晚住宿，住宿费≤350元/晚。表12：差旅费用报销单报销人部门出差时间出差地点报销总额*销售部2023-10-15-10-18北京、上海2850元费用明细金额（元）发票类型发票号码高铁票（北京-上海）856增值税发票0235住宿费（北京2晚）680增值税发票0189住宿费（上海1晚）350增值税发票0256市内交通费564定额发票餐补（3天）400--审批人部门负责人*行政主管*财务*总经理*签字****4.关键执行规范员工出差需遵守公司纪律，不得虚报、冒报差旅费用，违者全额退还费用并通报批评；住宿费发票需与入住酒店一致，严禁拆分发票或使用虚假发票；因个人原因延误行程产生的额外费用，由员工自行承担。[八]访客接待与登记管理1.模块概述访客管理包括访客预约、登记、接待、引导、离开登记等环节，旨在规范访客接待流程，保障公司安全与办公秩序。2.标准化操作流程步骤1：访客预约内部员工需提前1个工作日通过OA系统提交《访客预约申请表》，注明访客姓名、单位、事由、人数、到访时间、预计离开时间、对接部门/人；行政专员*审核预约信息，确认无误后回复“预约成功”，同步发送访客须知（如携带证件、停车指引）