财务报销审批流程与权限设置指南

财务报销审批流程与权限设置指南一、指南概述本指南旨在规范企业内部财务报销行为，明确各环节审批权限与操作要求，保证报销流程合规、高效，保障企业资金安全与财务数据准确性。适用于企业全体员工（含正式员工、实习生、劳务派遣人员）因公支出的费用报销管理，涵盖日常办公费、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费等常见报销类型。二、适用范围与常见报销类型（一）适用范围员工因公支出：员工执行工作任务（如外出拜访、客户接待、项目调研等）产生的必要费用；部门集体支出：部门为开展集体活动（如部门培训、团建）产生的费用；专项费用支出：经批准的特定项目（如市场推广、设备维修）中的相关费用。（二）常见报销类型及定义报销类型定义说明日常办公费办公用品采购、打印复印、快递费、物业管理费等维持日常运营的费用差旅费员工因公出差的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等业务招待费为拓展业务或维护客户关系发生的餐饮费、礼品费等（需附招待事由及客户信息）交通费员工因公出行的公共交通费、打车费、燃油费（需注明出行事由及路线）通讯费因公产生的手机话费、网络通讯费（按企业标准定额报销）其他费用未列入上述类型但确属因公支出的费用（需附专项说明）三、报销全流程操作步骤（一）步骤一：费用发生与单据准备费用发生：员工因公支付费用时，需保证费用真实、合规，与企业业务相关，且符合企业费用预算标准。单据收集：取得合法有效的原始凭证（如增值税发票、定额发票、电子发票等），发票抬头需为企业全称，税号准确无误，项目名称与费用类型一致；补充辅助证明材料（如差旅费需附出差审批单、交通凭证；业务招待费需附招待对象、事由说明；会议费需附会议通知、签到表等）；费用分割单（如多人共同消费需注明各自承担金额）。责任人：费用发生人输出成果：完整、合规的原始单据及辅助材料。（二）步骤二：报销单据填写登录企业财务系统（或使用纸质报销单），填写《费用报销单》，信息包括：报销人姓名、所属部门、工号、联系方式；报销日期、费用归属项目（如涉及项目编号需填写）；费用类型、报销金额（大小写一致）、费用明细（分项列示，如“交通费-打车费200元”）；费用事由（简明扼要说明业务背景，如“项目客户洽谈差旅费”）；附件清单（注明发票张数、金额及辅助材料名称）。保证信息真实、完整，无涂改，金额计算准确。责任人：报销人输出成果：填写完整的《费用报销单》及附件。（三）步骤三：部门初审报销人将《费用报销单》及附件提交至部门负责人（或部门指定初审人）；初审人重点审核：费用是否在部门预算范围内，是否符合业务真实性；报销单信息与附件是否一致（如发票抬头、金额、日期）；费用标准是否符合企业规定（如差旅住宿标准、招待费限额）；报销流程是否完整（如出差审批单是否提前审批）。审核通过后，在报销单“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明退回原因并返还报销人。责任人：部门负责人（或指定初审人）输出成果：部门审核签字的报销单（通过/退回）。（四）步骤四：财务复核报销人持部门审核后的报销单提交至财务部门；财务专员复核以下内容：原始凭证的合规性（发票真伪、抬头、税号、项目完整性，电子发票是否重复报销）；报销单与附件金额、数量是否一致，计算是否准确；费用是否符合会计准则及企业财务制度（如资本性支出与费用性支出划分）；审批权限是否符合本指南“四、审批权限设置”规定。复核通过后，在“财务复核”栏签字；若发觉问题，标注退回原因（如“发票抬头错误”“超标准报销”），并通知报销人补充或修改。责任人：财务专员输出成果：财务复核签字的报销单（通过/退回）。（五）步骤五：分级审批根据报销金额及费用类型，按权限表（详见“四、审批权限设置”）逐级报批，审批人需在收到报销单后1-2个工作日内完成审批：部门级审批：部门负责人已初审，无需重复审批；分管领导审批：超出部门权限但未达总经理权限的报销，由分管业务副总/总监审批；总经理审批：达到总经理权限标准的报销（如单笔超20000元），由总经理审批；特别事项审批：涉及重大支出（如单笔超50000元）或预算外支出，需提前提交《特殊费用申请表》，经总经理办公会审批后方可报销。责任人：各审批层级负责人输出成果：完整审批签字的报销单。（六）步骤六：出纳付款审批完成的报销单由财务专员汇总，交至出纳；出纳核对报销单审批完整性、金额准确性，确认无误后：现金报销：通知报销人领取（需提供身份证复印件并签字）；银行转账：按报销人提供的银行卡信息（需与姓名一致）3个工作日内完成打款，并发送到账通知。出纳在“付款确认”栏签字，并在财务系统中标记“已付款”。责任人：出纳输出成果：报销款项支付完成，财务系统更新付款状态。（七）步骤七：财务归档月末，财务专员将本月所有报销单据（含电子及纸质）按类别、日期整理成册；纸质单据需粘贴整齐，附件齐全，标注凭证号后存档；电子单据备份至企业服务器，保存期限不少于5年。责任人：财务专员输出成果：规范归档的报销凭证。四、审批权限设置（一）权限划分原则金额分级：根据报销金额大小划分审批权限，金额越高审批层级越高；类型差异化：业务招待费、差旅费等敏感费用设置更严格的审批权限；预算管控：超预算报销需额外提交预算调整申请，经财务总监及总经理审批。（二）具体审批权限表费用类型报销金额审批人备注日常办公费≤5000元部门经理*＞5000元-20000元分管副总*需提前向财务部报备＞20000元总经理*需附专项说明及预算审批单差旅费≤10000元部门经理*出差审批单需提前3天提交＞10000元-50000元分管副总*＞50000元总经理*需附项目立项文件业务招待费≤3000元部门经理*需附客户名单及招待事由说明＞3000元总经理*每月招待费总额不得超过部门预算的10%交通费、通讯费按企业标准定额内部门经理*超标准部分需书面说明原因其他费用≤10000元部门经理*需附费用专项说明＞10000元分管副总+总经理联合审批五、关键模板参考（一）费用报销单（模板）费用报销单报销日期：年月日凭证编号：报销人信息姓名：*部门：*工号：*联系方式：*费用归属□日常费用□项目费用（项目编号：*）□专项费用（名称：*）费用明细费用类型金额（元）办公费*差旅费*业务招待费*其他*合计金额（大写）人民币*元整小写费用事由*（如：项目客户洽谈期间产生差旅费）附件清单发票张，金额元；出差审批单1张；其他：*部门审核经办人：*部门经理：*财务复核复核人：*日期：年月日审批意见分管副总：*日期：年月日总经理：*日期：年月日付款确认出纳：*日期：年月日（二）差旅费报销明细表（模板）差旅费报销明细表报销人：*出差事由：*出差日期：年月日至年月日出差地点交通方式交通费（元）住宿费（元）*（如：北京）*（如：高铁）***（如：上海）*（如：飞机）**合计-**住宿标准说明实际住宿元/晚，未超标准（□是□否），超支金额元（需说明原因：*）附件清单交通凭证张，住宿发票张，出差审批单1张六、操作要点与风险提示（一）操作要点时效性：费用需在发生后30天内提交报销，逾期未报需提交《逾期报销说明》，经财务总监审批后方可受理；发票规范：电子发票需PDF原件，注明“已报销”字样防止重复使用；纸质发票需保持整洁，字迹清晰，不得涂改；预算控制：部门报销总额不得超过月度预算，超预算部分需在下月预算中抵扣或提交《预算调整申请》；审批时效：各审批人需在1-2个工作日内完成审批，不得无故拖延，影响报销进度。（二）风险提示虚假报销：严禁虚构业务、伪造单据、虚报费用，一经发觉将按企业规定处罚