供应商资质与资料收集工具

供应商资质与资料收集工具模板一、适用场景与价值说明本工具适用于各类企业（如制造业、零售业、服务业等）在供应链管理、项目招标、合作洽谈等场景中，系统化收集、整理、审核供应商资质与基础资料。通过标准化流程保证供应商信息的合规性、完整性和时效性，帮助企业有效规避合作风险（如资质过期、虚假资质等），提升供应商筛选效率，为后续合作奠定可靠基础。具体场景包括：新供应商准入评估年度供应商资质复审项目合作前的专项资料核查供应链合规审计资料准备二、详细操作流程指南（一）前期准备：明确需求与标准确定收集范围根据合作类型（如原材料采购、服务外包、设备租赁等）和行业监管要求，明确需收集的资质资料清单。例如：基础类：营业执照、税务登记证（或三证合一后的营业执照）、组织机构代码证；行业特定类：食品经营许可证、医疗器械经营许可证、ISO质量管理体系认证等；其他类：法定代表人身份证明、授权委托书（非法定代表人办理时）、合作案例证明等。制定审核标准细化各项资质的审核要点，例如：营业执照需确认“统一社会信用代码”有效、经营范围覆盖合作内容、注册资本符合项目要求；许可证需在有效期内，发证机关为行业主管部门（如市场监督管理局、药监局等）；认证证书需由第三方权威机构颁发，且在认证有效期内。（二）资料收集：多渠道同步推进发送收集通知通过邮件、供应商管理系统或即时通讯工具向目标供应商发送《资料收集通知》，明确：需提交的资料清单（可附模板）；提交截止时间（建议预留5-7个工作日）；提交方式（如指定邮箱、在线表单或系统）；联系人及联系方式（示例：联系人经理，电话-，邮箱示例：suppliercompany）。接收与初步整理按供应商名称分类接收资料，核对资料是否齐全（可使用《资料接收清单》逐项标记）；对缺失或模糊的资料，24小时内通过电话或邮件与供应商对接人*沟通补充，避免因信息不全影响审核进度。（三）资质审核：多维度严格把关形式审核检查资料格式是否符合要求（如复印件需加盖公章、扫描件清晰可辨）、填写信息是否完整（如营业执照地址、法定代表人信息等无遗漏）。实质审核真实性核验：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方平台核实营业执照、行政许可等信息的真实性；有效性核验：确认所有资质证书在合作期内无过期（如ISO认证需在复审期内）；合规性核验：核对经营范围与本次合作内容是否匹配（如食品供应商需具备“食品生产/经营”许可）。审核结果反馈审核通过后，在供应商管理系统中标记“资质合格”；审核不通过的，书面反馈问题（示例：“贵司提供的ISO9001认证证书（编号：X）已于2023年6月30日过期，请于7月5日前提供更新版证书”），并跟踪供应商整改情况。（四）资料归档：动态管理保证时效建立供应商档案按供应商唯一编号（如统一社会信用代码）建立电子档案，包含：资质资料扫描件（命名格式：供应商名称+资质名称+日期，如“公司-营业执照-20230701”）；审核记录表（含审核人、审核日期、审核结果、问题备注）；沟通记录（如邮件往来、电话沟通摘要）。设置更新提醒在供应商管理系统中设置资质到期预警（如提前3个月提醒），定期（建议每季度）组织资质复审，保证所有合作供应商资质持续有效。三、供应商资质资料收集模板表单供应商资质资料收集表供应商基本信息供应商全称统一社会信用代码注册地址联系人联系电话合作类型（可多选）□原材料供应□服务外包□设备租赁□其他：_______________________需提交资料清单资质名称证书编号发证日期有效期至发证单位附件/备注（文件名）提交日期审核状态基础资质营业执照□待审核□通过□不通过税务登记证（三证合一可免）□待审核□通过□不通过行业特定资质（按需勾选）食品经营许可证□待审核□通过□不通过ISO9001质量管理体系认证□待审核□通过□不通过其他：________________□待审核□通过□不通过其他补充资料法定代表人身份证明□待审核□通过□不通过授权委托书（非法定代表人办理）□待审核□通过□不通过审核意见审核人审核日期问题描述（不通过时填写）整改要求整改完成日期四、关键注意事项与风险提示资质真实性核验严禁仅接收供应商提供的纸质或扫描件，必须通过官方渠道（如公示平台、认证机构官网）二次核实，避免虚假资质风险。例如：某供应商提供的“环境管理体系认证证书”需在“中国认证认可信息网”可查。有效期动态管理资质到期前1-2个月启动更新流程，避免因资质过期导致合作中断或合规风险。建议在供应商档案中标注“下次复审日期”，并设置系统自动提醒。信息保密与安全供应商资质资料涉及企业敏感信息，需指定专人保管，严禁泄露给无关第三方。电子档案应加密存储，纸质档案存放在带锁文件柜中。沟通技巧与时效与供应商对接时，明确资料提交的必要性和紧急性，对偏远地区或小型供应商可适当延长提交时间