团队沟通会议记录及决策事项执行表

团队沟通会议记录及决策事项执行表工具模板一、适用场景与价值本工具模板适用于各类团队协作场景，包括但不限于：项目例会、部门周会、跨部门协调会、问题复盘会、阶段性目标对齐会等。通过系统记录会议核心内容、明确决策事项及执行责任，可解决团队沟通中“讨论无留存、决策不落地、责任不清晰”的痛点，保证信息同步高效、执行过程可追溯、团队目标对齐一致，提升整体协作效率与执行力。二、详细操作流程（一）会前准备：明确目标，夯实基础确定会议核心目的会议组织者需提前明确本次会议的核心目标（如“对齐项目进度”“解决问题”“确定下阶段计划”），避免主题发散。梳理会议议程根据目标列出关键议题（建议不超过5个），并预估每个议题的讨论时长，保证会议聚焦。例如：议题1：项目当前进度汇报（20分钟）议题2：问题解决方案讨论（30分钟）议题3：下阶段任务分工与目标确认（20分钟）通知参会人员并收集预输入提前1-2天通过团队协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，附上议程及需提前准备的资料（如项目数据、问题背景说明），要求参会人员针对议题准备初步意见。（二）会中记录：聚焦核心，精准留存记录会议基本信息在模板表格中填写会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（缺席人员需注明原因）等基础信息，保证可追溯。逐项记录讨论要点按议程顺序记录每个议题的讨论过程，重点关注“不同观点”“关键数据”“待解决问题”，避免冗余描述。例如：议题1（项目进度）：汇报“设计阶段已完成80%，开发阶段因需求变更滞后2天”；补充“需协调产品部确认最终需求，预计1天内反馈”。明确决策事项与行动项讨论结束后，即时提炼决策结论（需明确“做什么”“为什么做”）及行动项（需明确“谁负责”“做什么”“何时完成”），保证每项行动可落地。例如：决策事项：“采用A方案解决问题，因成本更低且周期可控”；行动项：**负责联系供应商确认A方案报价，2024年月日前反馈结果。（三）会后整理：及时分发，同步信息完善会议记录会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记整理完整记录，重点核对决策事项、行动项的责任人与时间节点，保证信息准确无误。分发与确认将整理后的记录通过团队协作工具发送给所有参会人员，并附上“如有遗漏或错误，请于月日前反馈”的提示，保证信息同步一致。归档留存将最终版会议记录归档至团队共享文档库（如飞书文档、钉钉知识库），按“年份-月份-会议类型”分类命名，便于后续查阅。（四）执行跟踪：闭环管理，保证落地实时更新执行状态行动项负责人需在约定时间节点前更新执行进展（如在任务管理工具中标记“进行中”“已完成”或“遇到障碍”），并在每日/每周例会中同步进度。定期回顾与预警会议组织者或项目经理需每周检查行动项执行情况，对逾期未完成的任务及时预警，组织相关人员分析原因（如资源不足、需求变更）并调整计划。闭环确认行动项完成后，负责人需在会议记录或任务系统中提交成果（如文档、数据、方案），由主持人或相关方确认验收，形成“决策-执行-反馈-闭环”的完整管理链条。三、模板表格内容团队沟通会议记录及决策事项执行表会议基本信息会议名称项目第3周进度同步会会议时间2024年月日14:00-16:00会议地点公司3楼会议室A（线上：腾讯会议）主持人**记录人**参会人员（项目经理）、（产品经理）、**（开发组长）、赵六（测试组长）、周七（设计组长）缺席人员及原因无会议议程与讨论内容决策事项行动项负责人完成时间当前状态备注1.项目当前进度汇报-：产品需求文档已定稿，开发提测时间预计延迟2天（因团队人手不足）；-**：现有开发人员3人，新增1名实习生需1周培训，建议优先处理核心模块；-赵六：测试环境已搭建完成，可配合开发进行联调。1.优先完成核心模块开发，非核心模块延后；2.协调HR尽快补充1名正式开发人员。1.提交核心模块任务清单及优先级排序；2.与HR沟通招聘需求，3个工作日内反馈。2024–2024–进行中进行中非核心模块清单需同步至群内2.客户反馈问题解决-赵六：上周客户反馈的“登录卡顿”问题，定位原因为数据库索引失效，已优化；-**：客户要求增加“批量导出”功能，需评估开发周期。1.上线数据库优化补丁，同步客户；2.“批量导出”功能纳入下阶段迭代（V1.2版本）。1.赵六负责补丁发布及客户沟通，2天内完成；2.**输出“批量导出”功能需求文档，5天内完成。赵六**2024–2024–未开始未开始补丁发布前需回归测试3.下阶段目标对齐-本月目标：完成核心模块开发并通过测试；-**：需明确各模块交付标准，避免返工。1.各模块负责人于下周一17:00前提交交付标准文档（含功能清单、验收criteria）。1.、、赵六、周七分别提交产品、开发、测试、设计交付标准。赵六周七2024–未开始由**提供四、使用关键提示记录原则：客观简洁，突出重点避免记录个人观点或情绪化表述，聚焦“事实、数据、结论”；讨论过程可概括记录，决策事项和行动项需详细准确，保证无歧义。责任到人，时间明确每项行动项必须明确唯一负责人（避免“多人负责等于无人负责”）和具体时间节点（避免“尽快”“尽快”等模糊表述），保证可执行、可追踪。动态更新，实时同步执行过程中若出现任务延期、需求变更等情况，需及时在会议记录或任务系统中更新，并在下次会议中同步，避免信息滞后。定期复盘，持续优化建议每月对会议记录及执行情况进行复盘