公司运营管理标准手册

公司日常运营管理标准手册前言本手册旨在规范公司日常运营管理流程，明确各部门及岗位工作职责，提高运营效率，保障公司各项工作有序开展。手册适用于公司全体员工，涵盖行政、人事、财务、资产、客户及供应商管理等核心模块，为日常运营提供标准化操作指引。一、组织架构与职责分工1.1公司组织架构公司实行总经理负责制，下设行政部、人力资源部、财务部、业务部、技术部等部门，各部门在总经理领导下协同开展工作。1.2核心岗位职责总经理：负责公司整体战略规划、重大决策及各部门协调，审批重要制度与预算。行政部*经理：统筹行政办公、会议管理、后勤保障等工作，监督制度执行。人力资源部*主管：负责招聘、培训、考勤、绩效、员工关系等人力资源全流程管理。财务部*会计：负责账务处理、费用报销、预算编制、税务申报等财务工作。业务部*专员：负责客户开发、合同签订、订单跟进、销售数据统计等业务工作。技术部*工程师：负责产品研发、技术支持、系统维护等技术相关工作。二、行政办公管理2.1办公环境维护标准操作步骤：每日上班前，员工需整理个人工位，保持桌面整洁（文件分类归档、物品摆放有序）；行政部每周五下午组织办公区大扫除，各部门配合清理责任区域（地面、门窗、设备）；禁止在办公区域吸烟、堆放杂物，下班后关闭电脑、空调、照明等设备电源。模板表格：《办公环境检查表》检查区域检查项目（桌面整洁/地面清洁/电源关闭）检查结果（合格/不合格）整改责任人检查人日期业务部桌面整洁合格-*行政2023-10-20财务部地面清洁不合格（纸屑未清理）*财务*行政2023-10-20注意事项：个人工位文件需标注“密级”（如公开/内部/机密），重要文件加密存储；行政部每月随机抽查办公环境，检查结果与部门绩效考核挂钩。2.2会议组织与记录规范操作步骤：会议发起人提前2个工作日填写《会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议题及所需物料，提交部门负责人审批后报行政部；行政部协调会议室（优先使用视频会议室，跨部门会议提前测试设备），提前1天发送会议通知至参会人；会议开始前10分钟，参会人员签到，会议发起人分发会议资料；会议期间指定专人记录（内容含发言要点、决议事项、责任人及完成时限），会后24小时内形成《会议纪要》经发起人确认；《会议纪要》原件由行政部归档，各部门留存复印件，决议事项到期由行政部跟踪落实。模板表格：《会议申请表》会议名称季度销售复盘会会议时间2023-10-2514:00-16:00会议地点3楼第一会议室参会人员总经理、业务部全体、财务部会计会议议题Q3销售数据总结、Q4目标分解所需物料投影仪、销售报表、签到表发起人*业务部经理部门审批同意行政部对接*行政专员注意事项：会议时长原则上不超过2小时，议题需提前聚焦，避免跑题；涉密会议需在“会议申请表”标注密级，参会人员签署《保密承诺书》。三、人力资源管理3.1员工入职与转正流程操作步骤：入职：新员工收到《录用通知书》后，3个工作日内提交身份证、学历证、离职证明等材料至人力资源部，签订《劳动合同》，办理工牌、社保公积金开户，行政部安排工位及办公设备；试用：试用期1-3个月（根据劳动合同约定），用人部门需制定《试用期培训计划》，人力资源部跟踪工作适应情况；转正：试用期满前7天，员工提交《转正申请表》，部门负责人对其工作表现、技能掌握情况进行评估，填写《转正评估表》，报人力资源部审核后，总经理审批通过后正式转正。模板表格：《转正评估表》姓名*部门业务部岗位销售专员入职日期2023-07-01试用期3个月考核周期2023-07-01-2023-09-30考核维度工作业绩（40%）工作态度（30%）技能掌握（30%）具体表现完成销售额50万元，达成目标80%积极参与团队协作，主动学习产品知识熟练使用CRM系统，独立跟进客户部门意见同意转正负责人签字*业务部经理日期2023-09-25人力资源部同意转正审核人*人力资源主管日期2023-09-28总经理审批同意转正签字*总经理日期2023-09-30注意事项：未在规定时间内提交转正申请者，试用期自动延长1个月；转正评估不合格者，人力资源部需与员工沟通，可协商调岗或解除劳动合同。3.2员工考勤与假期管理操作步骤：考勤：员工每日上下班通过指纹/人脸识别打卡，迟到/早退15分钟内扣当日10%工资，超过30分钟按旷工半天处理；请假：员工需提前1天提交《请假申请表》（紧急情况2小时内补填），说明请假类型（事假/病假/年假等）、时间、事由，部门负责人审批后报人力资源部备案；假期核算：年假按司龄累计（满1年5天，每增1年加1天，上限15天），病假需提供医院证明，法定假期按国家规定执行。模板表格：《请假申请表》姓名*部门技术部岗位工程师请假类型事假请假时间2023-11-01-2023-11-02共2天请假事由个人事务工作交接已完成项目文档交接给*部门审批同意负责人签字*技术部经理日期2023-10-30人力资源部备案审核人*人力资源专员日期2023-10-31注意事项：连续请假超过5天，需提交书面说明并经总经理审批；全年事假累计超过15天，影响年度绩效奖金发放。四、财务管理4.1费用报销管理操作步骤：报销：员工取得合规发票（抬头为公司全称，项目、金额与实际业务一致），在费用发生后5个工作日内填写《费用报销单》，粘贴发票（按时间顺序排列），注明“事由、金额、报销人”；审批：报销单经部门负责人审核→财务部会计核票（发票真实性、合规性）→财务部*经理审批→总经理审批（单笔金额超5000元需总经理签字）；付款：审批通过后，财务部于3个工作日内通过银行转账支付报销款，报销单原件由财务部归档。模板表格：《费用报销单》报销人*赵六部门行政部日期2023-10-20费用类型办公用品采购金额1200.00元付款方式对公转账发票信息2023-10-18，*办公用品超市，A4纸10箱、签字笔20支事由补充部门办公耗材部门审批同意负责人签字*行政部经理日期2023-10-21财务审核发票合规审核人*财务会计日期2023-10-22总经理审批同意签字*总经理日期2023-10-23注意事项：发票需在有效期内（开票日期起3个月内），跨年发票不予报销；虚开发票、伪造票据一经查实，追回款项并追究员工责任。4.2预算编制与管理操作步骤：编制：每年12月，各部门根据次年工作计划编制《部门年度预算表》（含人员成本、办公费用、业务费用等），报财务部汇总；审核：财务部审核预算合理性（参考历史数据、年度目标），编制公司总预算报总经理办公会审批；执行：各部门按预算执行，超预算支出需提交《预算调整申请表》，说明原因，经总经理审批后追加；分析：财务部每季度出具《预算执行情况报告》，对比实际支出与预算差异，分析原因并提出改进建议。模板表格：《部门年度预算表》部门业务部预算年度2024年编制人*业务部经理预算项目人员成本办公费用业务招待费市场推广费总计预算金额300,000元20,000元50,000元80,000元450,000元编制说明含2名销售人员工资、社保打印、文具等客户用餐、礼品线上广告投放财务审核预算合理审核人*财务经理日期2023-12-15总经理审批同意签字*总经理日期2023-12-20注意事项：预算编制需结合公司战略目标，优先保障核心业务支出；预算执行偏差率超过10%的部门，需提交书面说明并整改。五、资产管理5.1固定资产采购与登记操作步骤：申请：各部门因工作需要采购固定资产（如电脑、打印机等），填写《固定资产采购申请表》，注明设备名称、规格、数量、预估金额、用途，报部门负责人审批；采购：行政部根据审批结果，至少比选3家供应商，性价比最优的采购方案报总经理审批后实施，签订采购合同；验收与登记：设备到货后，行政部、使用部门共同验收（核对型号、数量、质量），合格后填写《固定资产验收单》，财务部登记《固定资产台账》（含资产编号、名称、购置日期、使用人、存放地点）。模板表格：《固定资产台账》资产编号ZC-2023-001资产名称笔记本电脑规格型号ThinkPadX1购置日期2023-09-10金额8,000.00元使用人业务部存放地点业务部工位折旧年限3年净残值率5%管理部门行政部备注无注意事项：固定资产需粘贴“资产标签”，严禁私自拆卸、转借、外借；员工离职时，需办理资产交接手续，未归还资产者暂缓办理离职手续。5.2办公用品领用与库存管理操作步骤：采购：行政部每月25日统计各部门《办公用品需求表》，汇总后按采购流程申购，入库时填写《办公用品入库单》（品名、数量、单价、供应商）；领用：员工填写《办公用品领用表》，注明领用物品、数量、用途，部门负责人审批后至行政部领取，行政员更新《办公用品库存台账》；盘点：行政部每月末盘点库存，核对台账与实际库存，差异率超过5%需查找原因并调整。模板表格：《办公用品领用表》领用人*部门技术部日期2023-10-25领用物品A4纸数量5箱用途部门日常打印库存数量10箱领用后库存5箱审批人*技术部经理注意事项：办公用品按需领用，杜绝浪费，贵重物品（如U盘、移动硬盘）需登记领用人信息；库存不足时，行政部需及时申购，避免影响日常工作。六、客户与供应商管理6.1客户信息维护操作步骤：信息收集：业务部通过展会、线上平台、客户推荐等渠道收集客户信息（名称、联系人、联系方式、需求），填写《客户信息登记表》；分类管理：根据客户类型（潜在客户/成交客户/流失客户）、行业、规模等维度，在CRM系统中标注客户等级（A/B/C类），A类客户重点跟进；更新与归档：客户信息变更（如联系人、需求）时，24小时内更新CRM系统，每季度整理客户档案，纸质版由业务部归档，电子版备份至服务器。模板表格：《客户信息登记表》客户名称科技有限公司联系人*陈总联系方式138客户类型潜在客户所属行业互联网需求软件采购跟进记录2023-10-20电话沟通，初步知晓需求下一步计划2023-10-30上门拜访负责人业务部客户等级B类归档日期2023-10-25注意事项：客户信息严格保密，禁止泄露给第三方；定期回访客户（A类客户每月1次，B类每季度1次），维护客户关系。6.2供应商评估与选择操作步骤：供应商准入：供应商提交资质文件（营业执照、相关许可证、产品合格证），行政部审核资质真实性，填写《供应商资质审核表》；评估：对资质合格的供应商，从价格、质量、交货期、服务等方面进行评分（满分100分，80分以上为合格），形成《供应商评估报告》；选择与合作：选择评分最高的供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务，合作期间每季度评估一次，评分低于80分终止合作。模板表格：《供应商评估表》供应商名称办公用品公司评估日期2023-10-20评估人*行政部