公司采购合同管理标准及记录表格

公司采购合同管理标准及记录表格一、适用场景与范围本标准及记录表格适用于公司各类采购业务合同的全流程管理，涵盖原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、外包等）场景。涉及部门包括采购部、需求部门、法务部、财务部及供应商，旨在规范合同签订、执行、归档等环节，防范法律风险与经营风险，保证采购活动合规、高效、透明。二、采购合同管理全流程操作指南1.需求提报与合同准备操作步骤：需求确认：需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，明确采购标的、规格型号、数量、预算、交付时间等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部。供应商筛选：采购部根据需求类型（如公开招标、询价、单一来源采购）组织供应商选择，优先选择合格供应商名录内的单位；新供应商需提交营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可等）供采购部与法务部联合审核。合同草案拟定：采购部根据谈判结果，使用公司标准合同模板（或法务部提供的定制模板）拟定合同草案，内容包括：合同双方信息、采购标的详情、数量与价格（含税费、运费等）、交付条款（时间、地点、验收标准）、付款方式（预付款、进度款、尾款比例及条件）、违约责任、争议解决方式等。2.合同审核与审批操作步骤：部门初审：采购部将合同草案提交至需求部门确认采购细节（如技术参数、交付时间），需求部门负责人签字反馈。法务审核：法务部重点审核合同条款的合法性、严谨性（如违约责任是否明确、知识产权归属、争议解决约定是否有效），出具《法务审核意见表》，对修改条款标注说明。财务审核：财务部审核合同中的付款条件、资金预算、发票要求（如税率、类型）等，保证符合公司财务制度，出具《财务审核意见表》。最终审批：根据合同金额及公司权限划分，由对应层级领导审批（如金额≤5万元由采购部经理经理审批；5万元＜金额≤20万元由分管副总副总审批；金额＞20万元由总经理*总经理审批）。审批通过后，形成《合同审批表》，作为签署依据。3.合同签署与分发操作步骤：签署授权：公司由授权代表（如法定代表人或其委托人*代表）签署合同，加盖公司合同专用章；供应商需提供法定代表人身份证明及授权委托书，加盖公章或合同专用章（骑缝章）。合同分发：签署完成后，采购部将原件按份数分发至需求部门、财务部、法务部及档案室（至少3份，采购部留存1份），同时在《合同台账》中登记合同编号、签署日期、份数及接收部门。4.合同执行与跟踪操作步骤：交付与验收：供应商按合同约定交付标的物，需求部门牵头组织验收（可邀请技术部、质检部参与），填写《采购验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、数量、质量及交付时间；不合格产品需在3个工作日内书面通知供应商整改，并跟踪处理结果。付款执行：财务部根据《采购验收单》及合同约定的付款条件，办理付款手续（如预付款需提供合同复印件，尾款需提供验收合格证明及发票），在《合同执行跟踪表》中记录付款时间、金额及方式。履约监控：采购部定期跟踪合同履行情况（如供应商交付进度、服务响应速度），对可能出现的延迟或违约风险及时预警，协调需求部门与供应商沟通解决，形成《履约问题处理记录》。5.合同变更、终止与归档操作步骤：合同变更：因需求变化或不可抗力需变更合同时由采购部与供应商协商拟定《合同变更协议》，经原审批流程审核通过后签署，并分发至相关部门，同时在《合同台账》中备注变更内容。合同终止：出现法定或约定终止情形（如供应商严重违约、不可抗力导致合同无法履行）时，采购部书面通知供应商，双方协商处理善后事宜（如未履行部分终止、赔偿损失），形成《合同终止协议》。合同归档：合同执行完毕或终止后，采购部整理合同文本、审批表、验收单、付款凭证、变更/终止协议等全套资料，按“一合同一档”原则归档（电子档存入公司管理系统，纸质档交档案室统一保存），归档时填写《合同归档登记表》，注明归档日期、档案编号及保管期限（至少保存至合同终止后5年）。三、配套记录表格模板模板1：采购合同审批表合同编号合同名称采购标的供应商名称合同金额（元）预算金额（元）需求部门意见负责人签字：__________日期：______采购部意见经理签字：__________日期：______法务部审核意见专员签字：__________日期：______财务部审核意见经理签字：__________日期：______最终审批分管副总/总经理签字：__________日期：______附件清单□合同草案□供应商资质□需求申请表□其他：__________模板2：合同执行跟踪表合同编号供应商名称采购标的合同金额阶段时间节点责任人完成情况备注预付款支付______财务部*会计□已支付□未支付附件：付款凭证标物交付______需求部门*主管□按时交付□延迟______天延迟原因：__________验收合格______质检部*专员□合格□不合格不合格处理：__________尾款支付______财务部*会计□已支付□未支付附件：验收单、发票模板3：供应商履约评价表供应商名称合同编号采购标的评价周期评价维度评分（100分制）等级（优/良/中/差）质量达标率交付及时性服务响应速度价格合理性综合评价改进建议评价部门采购部*经理签字：__________日期：______需求部门确认负责人签字：__________日期：______四、关键注意事项与风险防范1.合同条款规范性合同标题需明确（如“公司采购合同”），避免使用“协议”“约定”等模糊表述；标的、数量、质量、价款等核心条款必须具体、可量化（如“质量标准需符合GB/T19001-2016”“交付时间为202X年X月X日前”），杜绝“大概”“约”等模糊词汇；违约责任需双向明确，如“逾期交付每日按合同金额的0.05%支付违约金，最高不超过合同总额的10%”。2.供应商资质审查供应商必须具备合法经营资格（营业执照在有效期内），特殊行业需提供相关许可证（如食品供应商需《食品生产许可证》）；新供应商需通过现场考察（如生产规模、质量体系），并留存考察记录；长期合作供应商每年更新一次资质文件。3.审批流程合规性严禁“先签批后补流程”或“越权审批”，合同审批需在签署前完成所有环节，审批表需逐级签字，不得代签；涉及金额较大或复杂技术条款的合同，需组织跨部门评审会议（如采购部、法务部、技术部、财务部），留存会议纪要。4.档案管理完整性合同档案需包含“从需求到归档”的全过程资料，缺失任何一项均需说明原因并补充；电子档案需定期备份（每月1次），纸质档案需存放在干燥、