会议纪要记录及跟进表

会议纪要记录及跟进表：高效协作与任务落地的实用工具适用场景：哪些会议需要这份工具无论是项目启动会、周例会、月度复盘会，还是跨部门协调会、问题解决会，只要会议涉及信息传递、决策讨论或任务分配，都离不开规范的会议纪要及跟进表。尤其适合以下场景：需明确责任分工、跟进进度的项目型会议；多部门协作需同步信息、避免遗漏的沟通会议；决策事项多、需后续验证的专题会议；周期性例会需沉淀结论、追溯历史的例行会议。通过结构化记录，可保证会议成果“有迹可循、有人负责、有期可查”，避免“议而不决、决而不行”的低效协作问题。使用指南：从会前到会后的全流程操作一、会前准备：明确目标，预留框架确认会议核心信息：提前与主持人沟通，明确会议主题、目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期问题”）、预计时长及参会人员，避免记录方向偏离。准备模板基础信息：提前在模板中填写“会议名称”“时间”“地点”“主持人”“记录人”等基础项，若为线上会议，补充“会议/工具”；若有缺席人员，提前标注“缺席人及原因”。梳理会议议程（可选）：若主持人会前提供议程，可将其作为“会议议程”栏的框架，方便按顺序记录讨论内容；若未提供，记录人需快速梳理会议中提出的核心议题。二、会中记录：抓重点，留依据聚焦“讨论-决策-行动”核心链：讨论内容：简要记录各方观点（如“建议增加短视频投放渠道”“认为需优先验证用户需求”），避免逐字转录，重点标注分歧点与共识倾向；决议事项：明确最终结论（如“同意采用A方案”“预算上限为元”），需清晰、无歧义，避免“原则上同意”“尽量争取”等模糊表述；行动项：这是跟进表的核心！需实时记录“任务描述”“负责人”“截止时间”，若时间不明确，需当场与负责人确认（如“负责整理需求文档，周五下班前提交”）。善用符号与缩写提升效率：如“△”表示决议、“○”表示行动项、“？”存疑点，会后及时整理成规范文字。三、会后整理：补细节，定初稿信息补全与核对：会后2小时内整理初稿，补充会中未记录的细节（如具体数据、专业术语解释），并重点核对：行动项的“负责人”“截止时间”是否准确；决议事项是否与主持人确认的一致；参会人员名单（含缺席者）是否完整。标注“待确认”信息：若存在未明确的细节（如“需*确认供应商报价后定夺”），在备注中标注“待确认”，并指定跟进人。四、分发与跟进：闭环管理，保证落地及时分发：整理完成后，1个工作日内通过邮件/企业等方式发给所有参会人，抄送相关负责人，并附上“请于24小时内核对反馈，如有异议请联系记录人*”。建立跟进机制：每日/每周同步行动项进度（如在项目管理工具中更新状态）；截止日前1天提醒负责人（如“任务需明天提交，请确认进度”）；未按时完成的任务，需在下次会议中说明原因并调整计划。模板示例：会议纪要及跟进表（可直接套用）会议基本信息会议名称项目启动会会议时间2023年X月X日14:00-15:30会议地点公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）主持人（部门经理）记录人（助理）参会人（产品）、（研发）、（市场）、（设计）缺席人及原因*（运营）-因客户拜访请假会议目标明确项目分工、确定里程碑节点会议议程与讨论记录议程序号议题讨论内容摘要决议事项（△）1项目背景与目标重申介绍项目背景：为提升用户活跃度，需在Q3上线功能；目标：3个月内DAU提升20%。△确认项目核心目标为“Q3上线功能，DAU提升20%”。2功能范围与优先级建议优先开发核心功能A（用户登录/注册）、B（内容推荐）；提出功能C（社交分享）可延后。△功能优先级：A＞B＞C，C阶段二再启动。3资源分配与时间计划研发需2人投入，预计8月15日完成开发；设计需7月20日前输出UI稿。△研发资源：负责，7月20日到位；设计：负责，7月20日前交付稿。行动项跟进表（核心！）行动项编号任务描述负责人截止时间完成情况（待进行/进行中/已完成/延期）备注A01完成功能需求文档（PRD）初稿*7月10日待进行需包含A/B功能详细逻辑A02输出功能A/B的UI设计稿*7月20日待进行参考竞品风格，突出简洁性A03评估研发资源需求，提交人员计划*7月8日待进行需含加班备选方案附件与备注附件：[项目目标文档]、[功能优先级讨论提纲]备注：下次会议时间定为7月12日14:00，地点：3楼会议室A，议题：PRD评审。关键提示：让工具发挥最大效力的注意事项记录“谁说了什么”不如记录“达成什么”：避免过度聚焦个人观点，重点提炼共识、决议及行动项，减少信息冗余。行动项必须“SMART”：保证任务描述具体（如“整理用户反馈”而非“调研”）、负责人唯一、截止时间明确，避免“尽快”“有空时”等模糊表述。及时性是生命线：会中记录尽量实时，会后24小时内分发，拖延易导致任务遗忘或责任模糊。灵活调整，非一成不变：根据会议类型简化模板（如例会可精简“讨论内容”，重点跟进“行动项”），避免形式主义。保密与归档：涉及敏感信