企业流程审批表格管理工作标准化

企业日常流程审批表格管理日常工作标准化工具模板一、适用范围：企业日常流程审批标准化管理场景在企业运营中，日常流程审批是保障各项工作有序开展的核心环节，涉及费用报销、请假休假、物品采购、合同用印、项目立项等多个高频场景。传统审批模式常因表格格式不统一、填写要素缺失、流程节点不清晰等问题，导致审批效率低下、跨部门协作成本高、历史数据难以追溯。通过标准化审批表格管理，可规范流程节点、明确责任主体、统一信息要素，实现“申请-审批-执行-归档”全流程闭环管理，适用于企业各部门、各层级的日常审批工作，尤其适合规模50人以上、流程规范需求较强的中小型企业。二、标准化操作流程：从发起至归档的全步骤指引（一）需求发起：明确审批类型，选择对应模板判断审批类型：申请人需根据实际业务需求，明确审批事项所属类别（如“费用报销”“请假申请”“采购申请”等），可通过企业OA系统、共享文件夹或审批流程指南查询对应模板。获取标准模板：登录企业内部审批系统（如钉钉、企业或自研OA系统），在“流程模板库”中选择对应类别的审批表格；若使用纸质模板，至行政部或部门助理处领取最新版本模板（避免使用过期版本）。（二）表格填写：规范信息要素，保证完整准确填写基础信息：申请人信息：真实填写姓名（*）、所属部门、工号、联系方式（内线电话/企业即时通讯号）；申请日期：填写提交表格的当日日期，不得提前或滞后；紧急程度：根据业务需求勾选“普通”“紧急”“特急”（特急需同步电话通知审批人）。填写业务核心信息：事项名称：简洁概括审批内容（如“市场部展会差费报销”“技术部王*年假申请”）；事由说明：清晰描述审批背景、目的及具体内容（如“参加2024年行业展会，需支付展位费及差旅费共计元”）；附件清单：列出支撑材料名称及数量（如“发票5张、展会邀请函1份、出差审批单1份”），保证附件与申请内容一致。签字确认：若涉及多人协作（如部门间用印申请），需提前联系相关负责人在表格指定位置签字，避免审批中途反复补签。（三）提交审批：通过指定渠道流转，启动流程选择提交方式：线上提交：通过OA系统填写完整的表格及附件材料，选择“下一步”，系统自动根据预设流程流转至审批人；线下提交：将纸质表格及附件材料整理成册，提交至部门负责人或行政部，由专人录入系统并启动审批流程（紧急事项需标注“加急”标识）。提交后确认：提交成功后，保存系统的审批编号（如“SP-202405-001”），便于后续跟踪进度；若需撤回申请，需在审批人未处理前通过系统提交“撤回申请”，说明撤回原因并经部门负责人同意。（四）流程跟踪：实时监控进度，主动沟通反馈查看审批状态：申请人可通过OA系统“我的审批”模块实时查看流程进度（如“待部门审批”“待财务审核”“已完成”），系统将在审批节点变更时通过企业消息或短信提醒。超时跟进：若某个审批节点超过规定时限（如部门负责人审批时限为2个工作日），申请人可主动联系审批人确认原因（避免频繁催促，礼貌沟通即可）。特殊情况处理：若审批人出差或请假，可联系其指定授权人审批，或通过系统提交“审批代理申请”，经部门负责人确认后流程可继续流转。（五）结果执行与归档：确认审批结果，规范材料存档接收审批结果：审批完成后，系统将自动发送审批结果通知（通过“同意”“驳回”两种结果，“驳回”需注明驳回原因，如“发票信息不全”“预算超限”）。执行审批结果：“同意”的申请：申请人需在3个工作日内完成后续执行动作（如费用报销需提交至财务部、采购申请需对接采购部门）；“驳回”的申请：根据驳回原因修改申请内容或补充材料后，重新提交审批（无需更换模板）。材料归档：线上归档：审批完成的表格及附件材料由OA系统自动归档至“审批档案库”，按“年份-月份-部门-审批类型”分类存储，保存期限不少于3年；线下归档：纸质材料需在审批完成后1周内提交至行政部，由档案管理员统一编号、装订、存放至文件柜，标注“审批档案-2024年5月-市场部”字样。三、通用模板：企业日常流程审批表（可根据类型调整）表头信息表格编号申请日期流程类型（勾选）□费用报销□请假申请□采购申请□合同用印□其他________基本信息申请人*部门*工号*联系方式*申请事项*紧急程度（勾选）□普通□紧急□特急业务详情事由说明*（请详细描述审批背景、目的及具体内容，可附页）附件清单*（请列出支撑材料名称及数量，如“发票3张、合同复印件1份”）审批意见栏审批环节审批人*职务*审批意见（勾选）日期*签字*部门负责人□同意□驳回分管领导□同意□驳回财务/行政审核□同意□驳回最终审批人□同意□驳回备注栏申请人备注：行政部/档案管理员归档签字：__________归档日期：__________模板使用说明：标“*”为必填项，不得遗漏；“流程类型”可根据企业实际业务增减（如增加“加班申请”“出差申请”等）；“审批环节”可根据审批权限调整（如小额费用报销可取消“最终审批人”环节）；附件材料需与申请内容一致，复印件需注明“与原件一致”并签字。四、关键注意事项：保证流程高效规范的核心要点（一）信息填写规范：真实、完整、清晰申请人需对填写信息的真实性负责，不得虚报、瞒报（如费用报销金额、请假事由）；“事由说明”需简洁明了，避免使用“大概”“可能”等模糊表述，关键信息（如金额、日期、事由）需准确无误；部门名称、职务等信息需与企业组织架构一致，避免使用简称（如“市场部”不可简写为“市部”）。（二）审批时效要求：明确时限，避免拖延各审批环节需在规定时限内完成（参考标准：部门负责人1个工作日、分管领导2个工作日、财务审核1个工作日），特急事项需在4小时内完成审批；若因审批人原因导致流程超时，申请人可向行政部反馈，由行政部督促审批人及时处理。（三）附件材料完整性：支撑材料需齐全有效附件材料需与申请内容强相关（如费用报销需附发票、消费明细；请假申请需附请假条、医院证明（病假））；发票需抬头为企业全称、税号准确，不得有涂改；附件材料需命名规范（如“2024年5月展会发票1.jpg”“王*病假证明.pdf”）。（四）流程变更与撤销：未审批前可调整，审批中需沟通申请提交后、审批人未处理前，申请人可自行撤回并修改；若审批人已处理，需联系审批人沟通变更事宜（如调整金额、补充说明）；流程驳回后，申请人需根据驳回原因修改材料，不得直接重复提交（如“发票信息不全”需重新核对发票抬头、金额等信息后再提交）。（五）安全与保密：敏感信息需脱敏，存档权限受限审批表格中不得包含企业机密信息（如未公开的项目数据、核心客户资料），确需填写的需经部门负责人审批并脱敏处理（如客户名称用“客户”代替）；审批档案仅限申请人、审批人、档案管理员及审计人员查阅，严禁外传或复制（经企业负责人