销售合同评审与签订流程管理工具

销售合同评审与签订流程管理工具工具应用背景与适用范围在企业销售业务中，合同是明确双方权利义务、规避法律风险的核心文件。为规范合同评审与签订全流程，保证条款合规、权责清晰、风险可控，本工具适用于各类销售合同（如常规产品销售合同、定制化服务合同、长期框架协议等）的标准化管理，覆盖销售部门、法务部门、财务部门、业务部门等多角色协同场景，助力企业实现合同管理的“流程化、标准化、风险可控化”。合同评审与签订全流程操作指引一、合同发起与资料准备操作目标：保证合同基础信息完整、附件资料齐全，为后续评审奠定基础。发起主体：由销售经理（或业务经办人*）根据客户需求与谈判结果，发起合同评审流程。资料清单：《合同草案》（包含合同主体、标的、数量、价格、质量标准、交付方式、付款条件、违约责任、争议解决等核心条款）；客方资质材料（营业执照复印件、法人代表身份证明、授权委托书（如签约人非法人）等，需核实原件并留存扫描件）；前期沟通记录（如报价单、技术协议、会议纪要等，作为合同条款的支撑依据）；特殊附件（如产品规格书、服务方案、验收标准等，根据合同类型补充）。系统提交：通过企业OA/合同管理系统上述资料，填写《合同评审申请表》，明确合同类型、金额、紧急程度、涉及部门等信息，提交至销售部门负责人初审。二、多部门协同评审操作目标：从销售、法务、财务、业务等多维度审核合同条款，识别风险并优化内容。（一）销售部门初审（1个工作日内完成）审核重点：合同主体信息（客户名称、统一社会信用代码、地址等）与客户资质材料是否一致；价格条款、交货周期、付款方式等是否与谈判结果一致，是否存在未确认的口头承诺；产品/服务描述是否与客户需求匹配，数量、规格等参数是否准确；特殊要求（如定制化需求、交付地点）是否具备可执行性。输出结果：初审通过则流转至法务部门；若需修改，标注具体意见并退回销售经办人调整。（二）法务部门合规性评审（2个工作日内完成）审核重点：合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规要求，是否存在法律风险（如格式条款无效、管辖约定不明等）；违约责任条款是否明确、合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定清晰；知识产权、保密条款等特殊条款是否完善，符合企业利益；合同文本是否规范，避免歧义表述（如“大概”“约”等模糊词汇需明确具体数值）。输出结果：出具《法务评审意见书》，通过则流转至财务部门；若存在重大法律风险，列出修改意见并要求销售部门与客户沟通调整。（三）财务部门条款评审（1个工作日内完成）审核重点：付款条件（如预付款比例、到账时间、发票开具节点）是否符合企业财务制度；信用政策（如账期、授信额度）是否超出客户信用等级，坏账风险是否可控；税费条款（如税率、发票类型）是否准确，涉税成本是否合理；涉及大额资金或分期付款时，资金计划是否与企业现金流匹配。输出结果：出具《财务评审意见书》，通过则流转至业务部门（如技术、生产部门）评审；若存在财务风险（如付款条件不合理），需明确修改意见并反馈。（四）业务部门可行性评审（1个工作日内完成，仅涉及定制化/复杂项目）审核重点：技术协议、验收标准是否可实现，是否存在技术瓶颈；生产/交付周期是否与合同约定一致，资源（产能、物流）是否充足；售后服务条款是否明确，服务响应时间、责任范围是否合理。输出结果：出具《业务评审意见书》，确认可行性后流转至销售部门汇总。三、评审意见汇总与客户沟通操作目标：整合各部门评审意见，形成最终合同版本，并与客户达成一致。意见汇总：销售经理收集各部门评审意见，梳理需修改的条款清单，形成《合同评审意见汇总表》。内部协调：对存在争议的条款（如法务与财务对付款条件的不同意见），组织相关部门召开协调会，确定最终修改方案。客户沟通：销售经理与客户就修改条款进行沟通，说明调整原因（如“根据贵我双方协商及内部风控要求，将预付款比例调整为30%”），争取客户确认。版本更新：根据客户反馈完成合同最终修订，形成《合同最终版》，由销售经理在系统中标记“评审完成，待审批”。四、最终审批与授权签订操作目标：保证合同经有权审批人批准后，由授权人员正式签订。审批权限：根据合同金额类型设定审批权限（示例）：金额≤10万元：销售部门负责人审批；10万元＜金额≤50万元：销售总监+法务负责人联合审批；金额＞50万元：总经理办公会审批。审批流程：审批人通过系统查看《合同最终版》及评审意见，确认无误后签署《合同审批单》；若驳回，需注明理由并退回销售部门重新修订。授权签订：审批通过后，由销售经理（或法定代表人授权的代表*）与客户签订合同。签订时需核对双方身份信息，保证签字、盖章（公章/合同专用章）清晰有效，合同份数按双方约定留存（如正本2份，副本若干份）。五、合同归档与执行跟踪操作目标：实现合同全生命周期管理，保证后续执行有据可依。归档登记：合同签订后3个工作日内，销售经理将合同正本、评审资料、客户资质材料等整理归档，填写《合同归档登记表》，录入合同管理系统（包含合同编号、签订日期、金额、归档位置、电子档路径等信息）。执行跟踪：销售部门按合同约定跟踪履行情况（如交付进度、回款节点），及时记录《合同履行台账》；若出现履行异常（如客户延迟付款、质量争议），立即启动风险应对流程，必要时法务部门介入处理。配套工具模板（可直接套用）模板一：销售合同评审表合同编号合同名称客户名称合同金额（元）签订日期评审环节评审部门评审内容评审意见评审人销售初审销售部门主体信息、价格条款、交货周期等□通过□不通过（需修改：_________）*（销售经理）法务评审法务部门合法合规性、违约责任、争议解决等□通过□不通过（需修改：_________）*（法务专员）财务评审财务部门付款条件、信用政策、税费条款等□通过□不通过（需修改：_________）*（财务经理）业务评审业务部门技术可行性、交付能力、售后服务等□通过□不通过（需修改：_________）*（技术主管）评审结论□通过，可签订□需补充资料□不通过，终止流程最终审批人审批日期模板二：合同修订记录表修订序号修订日期修订条款（原内容）修订后内容修订原因沟通方（客户/内部）修订人确认人1付款方式：全款到账发货付款方式：30%预付款，余款70%到货后30日内付清客户要求降低资金压力客户（*经理）*（销售经理）*（财务经理）2争议解决：协商不成，任意一方诉讼争议解决：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼法务部门优化管辖约定法务部门*（法务专员）*（销售总监）模板三：合同签订登记表合同编号签订日期甲方（我方）乙方（客户）合同金额（元）主要条款摘要（付款、交货等）签订份数归档编号归档日期备注关键风险控制与操作提醒一、资质审核不可忽视客户签约前必须核实营业执照、法人身份证明等资质，保证签约主体真实、合法，避免与“皮包公司”合作；若客户由授权代表签约，需提供加盖公章的《授权委托书》，并核对授权范围与期限。二、评审时效需严格把控各部门评审需在规定工作日内完成，紧急合同可启动“加急评审流程”，但不得跳过必要环节；若因部门拖延导致合同签订延迟，需追究责任人责任。三、条款表述避免歧义合同中禁止使用“大概”“尽快”“原则上”等模糊词汇，需明确具体数值（如“7个工作日内交付”“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；涉及时间、金额、数量等关键信息