公司标准化报销制度文档

公司标准化报销制度文档一、总则（一）制定目的为规范公司费用报销管理，明确报销标准及流程，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司及员工合法权益，根据国家财经法律法规及公司财务管理制度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员），涵盖公司各项经营活动中发生的合规费用报销行为，包括但不限于差旅费、办公费、招待费、通讯费、交通费等。二、费用报销范围与标准（一）差旅费适用场景：员工因公赴异地开展公务活动（如客户拜访、项目调研、参加会议等）产生的交通、住宿、伙食及市内交通费用。报销标准：交通费：职级为部门经理及以上：可乘坐高铁/动车一等座、飞机经济舱（需提前申请舱位等级），凭票据实报销；职级为普通员工：可乘坐高铁/动车二等座、汽车大巴，凭票据实报销；特殊情况需乘坐飞机的，需经分管副总*某某提前审批。住宿费：一线城市（北京、上海、广州、深圳）：部门经理及以上不超过800元/晚，普通员工不超过500元/晚；二线城市：部门经理及以上不超过600元/晚，普通员工不超过400元/晚；三线及以下城市：部门经理及以上不超过500元/晚，普通员工不超过300元/晚。伙食补助：出差期间按100元/人·天标准包干发放，无需提供发票，出差天数含往返当天（不足24小时按1天计算）。市内交通费：按50元/人·天标准包干发放，用于市内公共交通、打车等费用，无需提供发票。（二）办公费适用场景：日常办公所需的办公用品（如纸张、笔、文件夹）、耗材（如打印机墨盒、硒鼓）、办公设备维修等费用。报销标准：办公用品采购需填写《办公用品申购单》，经部门负责人*某某审批后，由行政部统一采购，原则上不得自行购买；单次采购金额超过500元的，需提前3个工作日提交采购申请，经行政部及财务部审核后执行；办公设备维修需提供维修清单及发票，维修费用在1000元以上的，需签订维修协议。（三）业务招待费适用场景：因业务需要接待客户、合作伙伴或相关部门人员产生的餐饮、礼品等费用。报销标准：餐饮费用：按200元/人标准执行，单次招待人数原则上不超过10人，超过10人需经分管副总*某某审批；礼品费用：单价不超过500元/份，且需注明赠送对象及事由，严禁赠送现金、购物卡等；招待费报销需附《业务招待费申请表》（含招待事由、对象、时间、地点、预计金额及审批意见），未经提前申请的，财务部不予报销。（四）通讯费适用场景：员工因公开展业务产生的手机通讯费用。报销标准：部门经理及以上：300元/月/人；普通员工：200元/月/人；通讯费需提供发票（号码为公司备案的员工本人手机号），超出标准部分由个人承担。（五）其他费用适用场景：未包含在上述范围，但确属公司经营活动必需的费用（如培训费、快递费、车辆使用费等）。报销标准：培训费：需附培训通知、费用明细及培训效果评估报告，单次培训费用超过5000元的，需经总经理*某某审批；快递费：仅限公务快递，需注明寄件事由及收件人，禁止报销私人快递费用；车辆使用费：公司自有车辆产生的油费、过路费、停车费等，需提供行驶记录及费用清单，私车公用需提前申请并按公司标准发放补贴。三、报销流程详解（一）步骤1：费用发生与票据准备员工因公发生费用时，需取得合规发票（发票抬头需为“公司全称”，税号准确无误，项目名称与费用性质一致，不得涂改、伪造）；发票后需附费用明细清单（如住宿费需附发票及消费明细，餐饮费需附消费小票）；员工登录公司OA系统，填写《费用报销单》，填写内容包括：报销部门、报销日期、费用类型、费用明细（含金额、事由、附件张数）、申请人姓名及联系方式。（二）步骤2：部门负责人审核申请人将填写完整的《费用报销单》及原始票据提交至部门负责人*某某处；部门负责人需审核以下内容：报销费用是否与部门业务相关，是否符合预算；费用标准是否超标（如差旅费住宿、交通标准）；发票及附件是否真实、齐全、合规；报销单填写是否完整、准确，有无漏填、错填。审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认；审核不通过的，需注明原因并退回申请人修改。（三）步骤3：财务部审核部门负责人审核通过后，将《费用报销单》及附件提交至财务部；财务专员需审核以下内容：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”查验）；发票抬头、税号、项目名称、金额等要素是否完整、准确；费用报销标准是否符合本制度规定（如招待费是否提前申请，通讯费是否超标准）；报销单与附件金额是否一致，附件张数与报销单填写是否一致；报销时限是否符合要求（费用发生后30天内提交，跨年度费用不予报销）。审核通过后，财务专员在“财务审核”栏签字确认；审核不通过的，注明原因并退回申请人补充材料或重新填写。（四）步骤4：分级审批根据报销金额及费用类型，由不同层级领导审批：小额报销（单笔金额≤5000元）：由财务部审核后，直接提交至分管副总*某某审批；大额报销（5000元＜单笔金额≤20000元）：需经财务部、分管副总某某审核后，提交至总经理某某审批；特大额报销（单笔金额＞20000元）：需经财务部、分管副总某某、总经理某某审批后，提交至董事长*某某审批。审批人需在“审批”栏签字确认，审批时限为1-3个工作日（特殊情况可延长）。（五）步骤5：财务付款所有审批流程完成后，财务部将《费用报销单》及附件整理归档，安排付款；付款方式：可选择银行转账（需提供申请人银行卡号及开户行信息）或现金报销（仅限500元以下小额费用）；付款时限：审批通过后，3-5个工作日内完成付款（遇节假日顺延）。四、报销模板表格（一）费用报销单报销部门报销日期申请人联系电话费用类型□差旅费□办公费□招待费□通讯费□其他费用明细金额（元）事由附件张数1.交通费2.住宿费3.伙食补助4.市内交通费合计金额（大写）小写部门审核意见签字日期财务审核意见签字日期审批意见签字日期付款信息户名开户行账号（二）差旅费报销明细表出差人出差部门出差地点出差时间返回时间出差事由交通费交通工具出发地目的地金额（元）票据号住宿费入住日期退房日期酒店名称金额（元）票据号伙食补助出差天数标准（元/天）金额（元）市内交通费出差天数标准（元/天）金额（元）合计金额（大写）小写备注（三）业务招待费申请报销表申请部门申请人招待日期招待时间招待地点招待对象单位职务联系方式招待事由招待人数预计金额（元）申请部门意见签字日期财务部意见签字日期分管副总意见签字日期总经理意见签字日期实际费用明细餐饮费（元）礼品费（元）合计（元）票据号五、注意事项与常见问题（一）票据管理要求发票需为增值税发票（普票或专票），且在有效期内（自开票日起180天内）；发票抬头、税号必须与公司全称、税号一致，不得使用简称或简称；发票项目名称需与实际费用一致（如“住宿费”“餐饮费”“办公用品”等），不得笼统填写“费用”“材料”等；电子发票需打印纸质版，并注明“已报销”字样及报销日期，避免重复报销；发票如有遗失，需填写《发票遗失说明》，经部门负责人某某及总经理某某审批后，方可报销（仅限特殊情况，如差旅费发票遗失需提供住宿地公安机关证明）。（二）报销时限要求费用发生后需在30天内提交报销申请，超过30天的需经总经理*某某书面审批；跨年度费用（如12月发生的费用次年1月报销）需在次年1月15日前提交，逾期不予报销。（三）特殊情况处理紧急费用：如因突发公务需提前支付费用（如紧急采购、临时差旅），需通过电话向分管副总*某某申请，并在费用发生后2个工作日内补办审批手续；境外费用：员工因公出国的，需提前提交《出国费用申请表》，经总经理*某某审批后，境外费用需按当日汇率折算为人民币，并附护照、签证及入境/出境记录；超标费用：因特殊原因导致费用超标的（如客户紧急需求导致住宿超标），需在报销时附书面说明，经总经理某某审批后，可报销超标部分的50%（特殊情况需经董事长某某审批）。（四）禁止行为禁止虚报、冒领、重复报销费用；禁止将个人消费（如私人旅游、家庭聚餐）混入公务费用报销；禁止使用不合规发票（如假发票、过期发票、与业务无关的发票）报销；禁止拆分报销（将大额费用拆分为小额费用以规避审批流程）。（五