税务公司档案管理提升管控办法

税务公司档案管理提升管控办法

税务公司档案管理提升管控办法一、总则1.目的：为加强本食品机械厂税务公司档案管理，提升档案管理水平与管控能力，确保税务档案的完整性、准确性、安全性和有效利用，特制定本办法。2.适用范围：本办法适用于食品机械厂内涉及税务公司档案管理的所有部门和人员。3.管理原则：遵循集中统一、分类管理、安全保密、便于利用的原则。确保档案管理工作有序开展，服务于企业税务工作及整体发展战略。二、档案管理职责分工1.档案管理部门-负责制定和完善税务公司档案管理制度，并监督执行。-统筹税务公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。-对各部门税务档案管理工作进行指导、检查和考核。2.各业务部门-负责本部门税务相关文件、资料的收集、整理和初步审核。-按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。-配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作。3.财务部门-负责税务申报资料、纳税凭证等财务相关税务档案的整理和移交。-提供税务数据及财务分析资料，协助档案管理部门进行档案分类和价值评估。-对涉及税务财务档案的利用需求进行审核和确认。三、档案收集1.收集范围-税务登记资料，包括营业执照副本复印件、税务登记表、法定代表人身份证明等。-纳税申报资料，如各类纳税申报表、财务报表、税务审计报告等。-税务发票及票据，包括增值税专用发票、普通发票、完税凭证等。-税务政策文件，各级税务机关发布的与企业相关的税收政策、法规、通知等。-税务检查与评估资料，税务机关的检查通知书、检查报告、评估结论等。-税务筹划与风险管理资料，企业内部制定的税务筹划方案、风险评估报告等。2.收集要求-各部门应指定专人负责税务档案的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。-收集的档案资料应真实、准确，具有法律效力和保存价值。-对于电子档案，应确保其存储格式规范、数据完整，同时注明形成时间、来源等关键信息。四、档案整理1.分类标准-按照档案的来源、内容和时间顺序进行分类。例如，分为税务登记类、纳税申报类、发票管理类、政策法规类等。-每一大类下可根据具体内容进一步细分小类，以便于管理和查找。2.编号规则-为每份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息。-编号应遵循一定的编码规则，确保系统性和稳定性，便于档案的识别和管理。3.编目要求-编制档案目录，目录内容应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等基本信息。-档案目录应准确、清晰，与档案实际内容相符，便于检索和利用。五、档案归档1.归档时间-各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的税务档案移交至档案管理部门进行归档。-对于临时性、紧急性的税务档案，应在事项处理完毕后的[规定时间]内及时归档。2.归档流程-各部门移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、编号等信息，并由双方签字确认。-档案管理部门接收档案后，应按照分类标准和编号规则进行上架存放，并更新档案管理台账。3.归档质量要求-归档的档案应装订整齐、编目规范、标识清晰，便于长期保存和查阅。-电子档案应存储在指定的存储设备中，并进行定期备份，确保数据的安全性和可读性。六、档案保管1.保管环境-设立专门的档案库房，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。-配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防器材等。2.保管期限-根据税务档案的重要性和法规要求，确定不同档案的保管期限。一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]-[X]年）和长期（[X]年以上）。-对保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。3.定期检查-档案管理部门应定期对档案进行检查，至少每[具体时间周期]进行一次全面检查。-检查内容包括档案的完整性、存储设备的运行状况、温湿度环境等，发现问题及时处理并记录。七、档案利用1.查阅服务-内部人员因工作需要查阅税务档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。-档案管理部门应设立专门的查阅场所，对查阅过程进行监督，确保档案的安全和完整。2.借阅规定-如因工作需要借阅税务档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。-借阅期限一般不超过[规定天数]，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅档案，不得转借、涂改、损坏。3.外部利用-外部单位或个人因合法事由需要查阅或利用本企业税务档案的，应提供有效证明文件，并经企业相关领导审批同意后，按照规定的程序和要求办理。-涉及税务机密的档案，原则上不得对外提供利用，如确有必要，应按照国家有关法律法规和企业保密制度的规定进行严格审批和处理。八、档案数字化管理1.数字化目标-逐步推进税务公司档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平和利用效率。-通过数字化手段，实现档案的高效存储、快速检索和远程利用。2.数字化流程-对纸质税务档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化加工，确保数字化档案的质量和准确性。-将数字化档案存储在专门的档案管理系统中，建立索引数据库，便于检索和查询。3.安全管理-加强数字化档案的安全管理，采取数据加密、访问控制、备份恢复等安全措施，防止数据泄露、篡改和丢失。-定期对数字化档案进行维护和更新，确保数据的完整性和可用性。九、档案鉴定与销毁1.鉴定组织-成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责对保管期限已满或失去保存价值的档案进行鉴定。2.鉴定标准-根据档案的重要性、法规要求、利用价值等因素，制定科学合理的鉴定标准。-对涉及税务纠纷、法律诉讼等重要事项的档案，应适当延长保管期限。3.销毁程序-经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。-档案销毁清册经企业相关领导审批后，按照规定的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等。销毁过程应进行记录，并由专人监督。十、监督与考核1.监督机制-档案管理部门应定期对各部门税务档案管理工作进行检查和监督，及时发现问题并提出整改意见。-内部审计部门应将税务档案管理纳入审计范围，对档案管理的合规性、准确性和安全性进行审计监督。2.考核指标-建立档案管理工作考核指标体系，包括档案收集的完整性、整理的规范性、归档的及时性、保管的安全性、利用的效率等方面。-将档案管理工作考核结果纳入各部门和员工的绩效考核体系，作为评先评优、晋升晋级的重要依据。3.奖惩措施-对在税务档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。-对违反档案管理制度，导致档案丢失、损坏、泄露等情况的部门和个人，视情节