企业基础行政流程规范书

企业基础行政流程规范书一、总则为规范企业日常行政管理工作，提升流程标准化水平，保障各部门高效协同，保证行政资源合理利用，特制定本规范。本规范适用于企业各部门及全体员工，涵盖办公用品管理、会议室使用、文件归档、差旅申请等基础行政场景，自发布之日起执行。二、办公用品管理规范（一）适用范围本规范适用于企业各部门日常办公所需物品（如文具、耗材、设备配件等）的申领、领用、盘点、报废等全流程管理。（二）操作流程需求提出：员工根据工作需要，填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途及申领人信息。部门审批：申领表经部门负责人*审核签字，确认需求的合理性与必要性。行政审核：行政部核对库存情况，对常规物品直接审批；对超量或特殊物品（如单价超500元的设备），需报分管领导审批。发放登记：行政专员*根据审批后的申领表发放物品，同时在《办公用品台账》中登记领用日期、领用人、发放数量等信息，保证账实相符。定期盘点：每月末，行政部*组织对办公用品进行全面盘点，核对台账与实际库存，对盘盈、盘亏情况查明原因并形成报告，及时调整库存。（三）模板表格表1：办公用品申领表序号物品名称规格型号单位申领数量实际发放数量申领人所属部门申领日期审批人（部门）审批人（行政）领用日期备注1A4复印纸80g包55张*市场部2023-10-08李*王*2023-10-08日常办公2鼠标垫标准个11刘*技术部2023-10-09赵*王*2023-10-09新员工入职表2：办公用品台账归档日期物品名称入库数量领用数量剩余库存管理人备注2023-10-01A4复印纸1002080王*月初盘点入库2023-10-15签字笔501535王*常规耗材（四）管理要点申领需坚持“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁私自外借、挪用或违规处置办公用品。新品入库时，行政专员*需核对物品名称、数量、规格，并在台账中详细记录入库信息。报废物品需填写《办公用品报废单》，经行政部*确认无法使用后，统一登记并按规定处理（如回收或销毁），严禁个人丢弃。三、会议室使用管理规范（一）适用范围本规范适用于企业各类会议室（含大会议室、小会议室、视频会议室）的预约、使用、调度及维护管理。（二）操作流程预约申请：使用人需提前1个工作日通过OA系统或邮件提交《会议室使用申请》，注明使用日期、时间段、会议主题、参会人数及所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）。资源审核：行政部*根据会议室使用优先级（如重要会议优先、部门间冲突时协商调整）审核申请，并在2小时内反馈结果；若需调整，需与使用人沟通确认。使用登记：使用人需提前10分钟到场，在《会议室使用登记表》中记录实际使用情况，包括设备开启时间、使用时长等。使用规范：会议期间，使用者需保持会议室整洁，禁止吸烟、饮食；会议结束后，关闭所有设备（灯光、空调、投影仪等），整理桌椅，垃圾带离。反馈与维护：若遇设备故障或物品损坏，使用人需立即联系行政部；行政专员在24小时内完成维修或更换，并记录问题处理情况。（三）模板表格表3：会议室使用申请及登记表申请日期使用日期使用时间段会议主题申请人姓名所属部门参会人数所需设备审批人（行政）实际使用情况设备完好情况备注2023-10-102023-10-1114:00-16:00第三季度工作总结会陈*总经理办20投影仪、麦克风王*正常使用完好无2023-10-122023-10-1210:00-11:30项目方案讨论周*市场部5白板、投影仪王*提前30分钟结束完好无（四）管理要点会议室仅限企业内部工作使用，禁止用于私人活动或商业用途。重要会议（如董事会、客户接待）需提前3个工作日预约，行政部*需提前布置会场（如调试设备、摆放席卡）。临时使用会议室需现场确认无冲突，并在使用后立即登记，避免影响后续预约。四、文件资料归档管理规范（一）适用范围本规范适用于企业在经营管理过程中形成的具有保存价值的各类文件资料（含纸质文件、电子文件）的分类、整理、归档、借阅及销毁管理。（二）操作流程文件分类：文件按年度、部门、类型三级分类，例如“2023-行政部-会议纪要”；电子文件需按文件夹层级存储（如“企业档案-2023年-市场部”）。整理排序：纸质文件按形成时间顺序排列，编写页码，去除金属夹；电子文件统一命名格式为“日期-部门-文件名”（如“20231010-市场部-第三季度总结报告.docx”）。归档存储：纸质文件存入带标签的文件柜，标注“归档编号-文件名称-年度-保管期限”；电子文件至企业指定服务器，备份至云端存储。借阅登记：借阅人需填写《文件资料借阅登记表》，注明文件名称、编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批后，由行政专员办理借阅手续；涉密文件需经分管领导*审批。定期清理：每年末，档案管理员对到期文件进行鉴定，对无保存价值的文件填写《文件销毁清单》，经行政部、分管领导*审批后，由2人以上监督销毁（纸质文件需碎纸处理，电子文件彻底删除）。（三）模板表格表4：文件归档目录表归档编号文件名称文件类型（纸质/电子）形成日期页数/份数所属部门保管期限存放位置备注2023-XZ-001年度工作计划纸质+电子2023-01-0515页/3份总经理办10年文件柜-A1-01正本2023-SC-005设备维护记录电子2023-09-2020份生产部5年服务器-生产部备份表5：文件资料借阅登记表借阅日期文件名称及编号借阅人所属部门借阅事由审批人归还日期归还状态备注2023-10-092023-XZ-001孙*财务部核对预算李*2023-10-16已归还无2023-10-122023-SC-005钱*技术部设备维修赵*2023-10-18已归还无（四）管理要点涉密文件（如财务数据、商业合同）需单独存放，限制借阅范围，电子文件需加密设置访问权限。电子文件需定期（每月）备份，保证数据安全；纸质文件需防潮、防火、防虫，避免损坏。归档文件不得随意涂改、抽取，借阅期间需妥善保管，不得转借、复制或丢失，损坏或丢失需按企业规定赔偿。五、员工差旅申请管理规范（一）适用范围本规范适用于员工因公出差（含国内出差、境外出差）的交通、住宿、费用报销及行程安排管理。（二）操作流程出差申请：员工需提前3个工作日填写《差旅申请审批表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具及预计费用（交通、住宿、餐饮、其他）。审批流程：差旅申请按权限审批：部门负责人审批出差必要性，分管领导审批出差天数及费用标准（如国内交通限高铁二等座，住宿标准为一线城市500元/晚、二线城市300元/晚）。行程安排：行政部根据审批结果协助预订交通（如机票、火车票）及住宿，或员工自行预订后凭凭证报销；境外出差需提前办理签证，行程单报行政部备案。费用报销：出差结束后5个工作日内，员工整理费用凭证（如行程单、住宿凭证、餐饮票据等），填写《差旅费用报销单》，附电子凭证截图（自行预订时），经部门负责人审核后提交财务部。审核支付：财务部核对凭证真实性、合规性及费用标准，无误后安排支付；对超支部分需说明原因，经分管领导审批后方可报销。（三）模板表格表6：差旅申请审批表申请人姓名所属部门出差事由出差地点出差起止时间交通工具预计费用（元）审批人（部门）审批人（分管领导）备注郑*市场部客户拜访上海2023-10-15至2023-10-17高铁2800（交通800、住宿1200、餐饮600、其他200）李*周*无王*技术部设备调试广州2023-10-20至2023-10-22飞机4500（交通1500、住宿1800、餐饮1000、其他200）赵*周*需提前1天到场表7：差旅费用报销单报销日期出差日期出差地点费用明细（元）金额（元）原始凭证张数申请人审批人（部门）审批人（财务）备注2023-10-182023-10-15至2023-10-17上海交通费800、住宿费1200、餐饮费580、其他200278012郑*李*刘*超支20元（餐饮），已说明原因2023-10-232023-10-20至2023-10-22广州交通费1500、住宿费1800、餐饮费950、其他200445010王*赵*刘*无（四）管理要点出差需以工作需要为原则，严禁借出差名义办理私事，往返行程需与申请一致，不得擅自延长出差时间。交通、住宿费用需控制在标准范围内，超支部分原则上由个人承担，特殊情况需提前报分管领导*审批。费用报销需真实、