采购订单及合同审查模板

采购订单及合同审查模板工具说明一、适用业务场景本工具适用于企业内部采购活动中，对采购订单（PO）及正式合同的审查管理场景。具体包括但不限于：常规商品采购（如办公设备、原材料）、服务采购（如咨询、技术支持、外包服务）、项目采购（如工程建设、系统开发）等需通过订单明确交易细节、通过合同固化权利义务的业务场景。通过标准化审查流程，保证采购内容合规、条款严谨、风险可控，保障企业采购活动合法有序开展。二、审查操作流程步骤1：资料收集与前置核对接收采购部门提交的《采购订单》及《合同（草案）》，核对资料完整性：订单需包含采购需求、供应商信息、商品/服务明细、价格、交付要求等核心要素；合同草案需具备合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等基本条款。确认采购流程前置环节是否合规（如需求审批、供应商比价/招标记录、预算审批等），资料不全或流程缺失的，退回采购部门补充完善。步骤2：初步合规性审查主体资格审查：核查供应商营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）是否在有效期内，合同主体名称与订单、发票信息是否一致，避免与无经营资质或“皮包公司”签约。法律合规性审查：对照《民法典》《招标投标法》等法律法规，审查合同条款是否违反法律强制性规定（如“霸王条款”、约定无效免责情形等）。内部审批流程审查：确认合同是否按企业内部权限审批（如金额对应的审批人、部门会签流程），重大合同需经管理层或法务部门专项审批。步骤3：商业条款逐项审查商品/服务信息核对：订单中的商品名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准是否与合同约定一致，服务类采购需明确服务范围、交付成果、验收标准。价格与支付条款审查：单价、总价是否与采购订单一致，是否含税及税率，支付条件（如预付款比例、到货款、验收款、质保金比例）是否符合企业财务制度，避免约定不合理的付款节点。交付与履约条款审查：交付时间、地点、方式是否明确，违约责任（如逾期交付、质量不达标）是否对等（既约束供应商也约束企业自身），不可抗力条款是否合理界定范围及处理方式。知识产权与保密条款（如涉及）：明确采购商品/服务涉及的知识产权归属，保密义务的主体、范围、期限及违约责任，避免后续侵权风险。步骤4：风险排查与修订沟通汇总审查中发觉的问题（如条款模糊、责任不对等、流程缺失等），形成《审查意见表》，标注问题条款、修改建议及风险等级（高/中/低）。与采购部门、业务部门沟通修订方案，对高风险条款（如违约责任、付款条件）重点协商，必要时与供应商进行多轮谈判，保证条款合法合理且兼顾企业利益。修订完成后，重新提交审查，直至问题全部解决，形成终稿。步骤5：最终确认与归档管理经审查通过的合同及订单，由采购负责人、*法务专员、分管领导签字确认，加盖企业公章及合同骑缝章，订单作为合同的附件同步生效。将最终版合同、订单、审批单、审查意见表等资料整理归档，电子版存入企业采购管理系统，纸质版按年度分类保存，保存期限不少于合同履行期满后5年，保证可追溯。三、采购订单及合同审查模板（一）采购订单审查表审查项目审查内容审查结果（√/×）备注/修改建议基本信息订单编号、日期、采购部门、申请人是否完整供应商信息供应商名称、统一社会信用代码、联系人、电话（脱敏处理）是否与资质文件一致商品/服务明细名称、规格型号、单位、数量、单价、总价是否清晰，是否与需求清单匹配交付要求交付时间、地点、方式是否明确，运输费用承担方是否约定价格条款是否含税、税率、总价大小写是否一致，折扣条件是否注明付款条件预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付节点是否符合财务制度审批流程需求审批、预算审批、采购负责人签字是否齐全附件清单是否附供应商报价单、技术协议、验收标准等支撑文件审查结论□通过□需修改□不通过（请注明原因）审查人*采购专员日期：______年_月_日复核人*采购负责人日期：______年_月_日（二）合同审查表审查章节审查要点审查结果（√/×）备注/修改建议合同主体甲方（企业）、乙方（供应商）名称、地址、法定代表人是否与营业执照一致，乙方资质是否有效合同标的商品/服务名称、规格型号、技术参数、数量是否与订单一致，质量标准是否明确（国标/行标/约定标准）权利义务条款双方主要权利、义务是否清晰，如甲方的付款义务、乙方的交付/服务义务价格与支付单价、总价、币种、含税情况、支付方式、账户信息是否准确，违约金计算方式是否合理履行期限与地点交付/服务开始时间、完成时间、履行地点是否明确，逾期交付的违约责任是否约定验收标准与方式验收流程、验收标准、验收异议处理方式是否具体，质保期限及质保责任是否明确违约责任双方违约情形（如逾期、质量不达标、付款延迟）对应的违约责任是否对等，赔偿范围是否合理保密条款保密信息范围、保密期限、违约责任是否约定（如涉及商业秘密或敏感信息）争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否明确，是否排除“地方保护”条款合同生效与变更生效条件（如签字盖章）、变更/解除条件及程序是否约定，合同份数及效力是否明确附件清单是否附订单、技术协议、资质文件、验收标准等附件，附件内容是否与冲突审查结论□通过□需修改□不通过（请注明原因）法务审查人*法务专员日期：______年_月_日业务部门负责人*业务主管日期：______年_月_日最终审批人*分管领导日期：______年_月_日四、审查要点与风险提示合规性优先：严格审查合同条款是否符合法律法规，禁止约定“一方免责、另一方承担全部责任”等显失公平条款，避免因条款违法导致合同无效或产生法律纠纷。条款明确无歧义：避免使用“尽可能”“大概”等模糊表述，对关键信息（如交付时间“30日内”需明确起算日期、质量标准“符合国标”需注明具体国标号）需量化或明确界定，防止履约争议。风险对等原则：违约责任、不可抗力等条款应兼顾双方权益，例如乙方逾期交付需支付违约金，甲方逾期付款也需承担相应责任，避免“只约束一方”的失衡条款。流程闭环管