业务合同签订及管理标准化流程

业务合同签订及管理标准化流程一、适用范围与场景本流程适用于企业对外开展业务过程中，各类合同的签订、履行、变更及全周期管理，包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、合作协议、租赁合同等。适用于业务部门发起、法务部门审核、管理层审批的多部门协作场景，保证合同签订合规、权责清晰、风险可控，同时实现合同信息的规范存档与高效追溯。二、标准化操作步骤详解（一）合同前期准备需求确认与立项业务部门根据业务需求，明确合作标的（如产品、服务、项目范围）、双方权利义务核心条款（如交付标准、付款方式、违约责任），填写《业务合同立项申请表》，经部门负责人*经理审批通过后启动合同准备。合作方资质审核业务部门负责收集合作方主体资格证明材料，包括：营业执照（加盖公章复印件，需在有效期内）；法定代表人证件号码明（附证件号码复印件）；特殊行业资质（如食品经营许可证、建筑资质等，需与业务范围匹配）；近三年履约情况说明（如过往合同履行记录、用户评价）。法务部门对资质材料进行合规性审核，重点核查经营范围、资质等级、是否存在法律纠纷（通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道查询），形成《合作方资质审核报告》。（二）合同起草与内部评审合同文本拟定业务部门根据合作需求，参考企业《合同示范文本库》（如《采购合同模板》《服务合同模板》）起草合同文本，明确以下核心条款：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人）；标的物信息（名称、规格、数量、质量标准、交付时间/地点）；权利义务（双方主要职责、验收标准、售后服务）；价格与支付方式（单价、总价、币种、付款节点、账户信息）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式）；合同生效与终止条件（签字盖章生效、终止情形、后续处理）。合同文本需经业务部门负责人*经理初审，保证业务需求无遗漏。多部门联合评审法务部门重点审核合同条款合法性、完整性（如是否遗漏必备条款）、风险点（如违约责任不对等、争议解决约定不明）；财务部门审核付款方式、税务处理、发票开具要求（如“增值税专用发票需在付款后10个工作日内提供”）；如涉及技术或项目实施，技术部门需审核技术参数、交付标准可行性。各部门填写《合同评审意见表》，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并反馈具体修改建议。业务部门根据评审意见修订合同文本，直至所有评审部门无重大异议。（三）合同审批与签署审批流程执行修订后的合同文本按审批权限逐级报批：金额≤10万元：业务部门负责人经理→法务专员→财务经理*→分管副总*；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人经理→法务专员→财务经理*→分管副总*→总经理*；金额＞50万元：增加董事长*审批环节。每个审批环节需在2个工作日内完成，逾期未反馈视为“同意”。合同签署与生效审批通过后，由法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》）在合同文本上签字，并加盖企业合同专用章（严禁使用公章或财务章）。采用纸质签署的，合同文本一式三份（甲乙双方各执一份，财务部门存档一份）；采用电子签署的，需通过合法电子认证平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署效力。合同签署后，业务部门在1个工作日内将合同扫描件（含签署页）同步至企业合同管理系统，并填写《合同登记台账》。（四）合同履行与跟踪履约过程监控业务部门为合同履约第一责任人，指定专人*（如项目经理/客户经理）负责跟踪履约进度，包括：标的物交付/服务提供情况（对照合同约定的时间、质量标准）；付款节点到账情况（财务部门提供收款凭证）；对方履约异常情况（如延迟交付、质量不达标），需在发觉后24小时内书面反馈法务部门。变更与补充协议管理履约过程中如需变更合同内容（如标的物数量、交付时间、价格），双方需签订《补充协议》，补充协议需履行与原合同相同的评审审批流程，补充协议与原合同具有同等法律效力。风险预警与处理业务部门定期（每月）对合同履约情况进行风险评估，填写《合同履约风险预警表》，对可能发生的违约风险（如对方经营异常、资金链断裂），提前采取催告、协商变更或终止合同等措施，法务部门提供法律支持。（五）合同归档与终止资料归档合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门负责收集以下资料，整理成《合同档案袋》：合同文本（含补充协议）原件/电子签署文件；评审审批文件（《合同评审意见表》《审批表》）；履约证明材料（交付验收单、付款凭证、验收报告）；变更/终止协议（如有）；争议解决相关文件（如法院判决书、仲裁裁决书，如有）。档案袋标注“合同编号、合同名称、签订日期、归档日期”，移交至档案管理部门（或行政部）统一存档，电子档案同步至合同管理系统，保存期限不少于合同终止后10年。合同终止与总结合同正常终止的，业务部门填写《合同终止确认单》，经法务部门审核后归档；因违约或不可抗力终止的，业务部门需组织复盘，分析违约原因、风险点及改进措施，形成《合同履约总结报告》报管理层。三、配套工具表单模板（一）合同评审审批表合同编号合同名称合作方名称金额（万元）评审部门评审意见评审人日期业务部门（确认业务需求、条款可行性）*经理2023–法务部门（审核合法性、风险点）*专员2023–财务部门（审核付款、税务条款）*经理2023–分管领导（综合审批意见）*副总2023–审批结论□同意□修改后同意□不同意（注明原因：________________________）最终审批人*总经理日期2023–（二）合同履约跟踪表合同编号合同名称合作方关键履约节点计划完成时间实际完成时间完成情况（□正常□延迟□异常）责任人风险提示CG2023001设备采购合同A公司设备交付2023-09-302023-10-05□延迟（延迟5天）*项目经理物流异常，需协调运输方CG2023002服务外包合同B公司首阶段验收2023-10-15-□正常*客户经理无（三）合同归档清单合同编号合同名称签订日期归档日期存放位置（档案柜/电子路径）资料清单（√）备注CG2023001设备采购合同2023-08-152023-11-01档案室-01-02□合同文本□验收单□付款凭证设备质保期至2026-08-15CG2023002服务外包合同2023-09-012023-11-05合同管理系统-2023-外包□合同文本□评审意见□补充协议第二阶段服务进行中四、关键风险控制要点（一）资质审核风险合作方资质材料需加盖公章原件，复印件需注明“与原件一致”并由经办人签字；禁止与无资质或超范围经营的合作方签订合同，特殊行业资质（如食品、医疗器械）需定期复核（每年一次）。（二）条款合规风险合同条款不得违反法律法规强制性规定（如“格式条款”需显著提示对方注意免除己方责任的内容）；争议解决方式优先约定“企业所在地有管辖权的人民法院诉讼”，避免约定不明导致管辖争议。（三）履约监控风险业务部门需建立“周跟踪、月汇报”机制，对延