高校招标代理规范操作流程手册

高校招标代理规范操作流程手册一、项目启动与需求对接（一）需求确认高校项目实施部门（如后勤管理处、基建处、设备采购中心等）需明确招标项目核心需求，包括项目类型（货物、工程、服务）、预算金额、技术参数、交付周期、质量标准等关键要素。招标代理机构与校方对接人充分沟通后，形成《项目需求确认单》，由双方经办人签字确认，作为后续工作核心依据。（二）委托代理协议签订代理机构与高校签订书面《委托招标代理协议》，明确代理服务范围（如全过程代理、单一环节代理）、服务费用及支付方式、双方权利义务（如校方提供真实项目资料，代理机构保守商业秘密）、违约责任及争议解决方式。协议条款需符合《招标投标法》《政府采购法》等法规要求，避免“霸王条款”或违法约定。二、招标文件编制与审核（一）编制依据与内容框架招标文件编制以项目需求为核心，结合《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《工程建设项目施工招标投标办法》等法规，涵盖项目概况（背景、规模、预算）、投标人资格条件（如营业执照、资质等级、业绩要求，避免倾向性条款）、技术规格（参数符合“必要+通用”原则，不指定品牌）、商务条款（付款方式、履约保证金、验收标准）、评标办法（综合评分法明确评分细则，最低评标价法界定价格调整因素）、合同条款（权利义务、违约责任、争议解决）等模块。（二）校内多部门审核招标文件初稿完成后，提交高校采购管理部门（审核合规性）、使用部门（审核技术参数匹配度）、法务部门（审核合同法律风险）联合审核。审核意见以书面形式反馈，代理机构据此修改后再次提交确认，确保文件无歧义、无违法违规条款。（三）外部备案（依项目性质）若为政府采购项目，将招标文件及相关材料（如项目立项批复、预算证明）提交同级财政部门备案；若为工程类项目，按规定在公共资源交易平台或建设行政主管部门备案。备案通过后，方可发布招标公告。三、招标公告发布与报名管理（一）法定媒介发布招标公告需在中国政府采购网（政府采购项目）、高校官方网站、省级公共资源交易平台等法定媒介发布，确保信息公开透明。公告发布时间满足法规要求（如政府采购项目自招标文件发出至投标截止日不少于20日，工程类项目依《招标投标法》执行）。（二）公告内容规范（三）报名与答疑管理投标人报名时，代理机构核验其资格证明材料（如营业执照复印件、资质证书扫描件），确认符合要求后发放招标文件。对投标人疑问，需在投标截止15日前以《答疑纪要》形式书面回复，同步发送给所有已报名投标人，确保答疑内容不影响公平竞争。四、开标与评标组织（一）开标准备工作提前3日通知高校代表、监督人员（如纪检监察部门人员）到场，确认开标场地（如高校会议室、公共资源交易中心）设备（投影仪、录音录像设备）正常运行，准备《投标文件密封检查记录表》《唱标单》等材料，确保流程合规。（二）开标流程执行按公告时间开标，由投标人或其代表检查投标文件密封性，当众拆封后，宣读投标人名称、投标价格、投标工期等关键信息，全程录音录像。若投标人未到场，核对其投标文件是否符合“逾期送达”“密封不合格”等废标情形，严格依招标文件判定。（三）评标委员会组建依法组建评标委员会，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济专家比例不低于三分之二（专家从政府采购专家库或行业专家库随机抽取）。高校代表具备相关专业能力，且与投标人无利害关系。（四）评标过程管理评标委员会依据招标文件评审投标文件，依次进行资格审查（核对资质、业绩等）、技术响应性评审（参数是否符合要求）、商务响应性评审（付款方式、保证金等是否合规）、评分/比价（综合评分法严格按细则打分，最低评标价法核算价格调整项）。代理机构提供资料查询、流程解释等服务，不得干预评标委员会独立评审，全程录音录像存档。（五）评标报告出具评标结束后，评标委员会出具《评标报告》，推荐1-3名中标候选人（按得分或报价排序），详细说明评审理由、废标情况（如有）。代理机构整理报告，提交高校采购管理部门确认，确保报告内容真实、逻辑清晰。五、中标结果公示与合同签订（一）中标候选人公示在法定媒介发布中标候选人公示，公示期不少于3日，内容包括候选人名称、投标价格、得分、评标情况等，接受社会监督。公示期间收到异议的，联合评标委员会在3个工作日内核查并书面答复，答复内容不泄露评标细节。（二）中标通知书发放公示无异议后，向中标人发放《中标通知书》，同时书面通知未中标人。中标通知书对双方具有法律约束力，不得擅自变更中标内容（如价格、工期）。（三）合同签订与备案中标人在30日内与高校签订合同，合同条款与招标文件、投标文件实质性内容一致（如技术参数、付款方式、违约责任）。代理机构协助高校审核合同条款，确保权利义务清晰、争议解决方式明确（如约定仲裁或诉讼）。合同签订后，依项目性质向财政部门或建设主管部门备案。六、档案管理与后续服务（一）项目档案归集代理机构整理项目全过程资料（如需求确认单、招标文件、投标文件、评标报告、合同、答疑纪要等），按高校档案管理要求分类归档，保存期限不少于15年（政府采购项目）或依工程类项目法规要求执行，确保资料完整可追溯。（二）履约监督与争议处理协助高校监督中标人履约情况，如货物验收（联合使用部门、质检机构出具验收报告）、服务质量检查（定期抽查服务记录）、工程进度跟踪（核对施工日志）。若出现履约争议，按合同约定的争议解决方式（如协商、仲裁、诉讼）协助处理，避免纠纷扩大。（三）服务总结与反馈项目结束后，代理机构向高校提交《服务总结报告》，分析项目亮点（如创新评标方法、缩短招标周期）、不足（如文件漏洞导致答疑频繁），提出改进建议（如优化资格条件设置、简化流程），为后续招标项目提供参考。七、操作注意事项与风险提示1.资格审查风险：严格核验投标人资质、业绩等材料，避免因“资格后审”环节出现虚假材料导致废标或法律纠纷（如投标人伪造资质证书，代理机构需承担连带审查责任）。2.保密义务履行：对高校项目需求、投标人商业秘密（如投标报价、技术方案）严格保密，不得向无关人员泄露评标细节（如专家打分情况），否则需承担赔偿责任。3.时间节点把控：严格遵守法规时间要求（如答疑截止时间、公示期限、合同签订期限），避免因程序违法导致招标结果无效（如未按规定时间答疑，投标人可投诉至监管部门）。4.合规性