会议记录与会议纪要编写规范

会议记录与会议纪要编写规范一、适用范围本规范适用于各类企业内部会议，包括但不限于战略规划会、项目推进会、部门协调会、专题研讨会、例会等，旨在统一会议记录与纪要的编写标准，保证会议信息传递准确、高效，为后续工作执行与复盘提供可靠依据。二、会议记录与纪要编写全流程（一）会前准备明确会议基本信息提前获取会议通知，记录会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（含主持人、发言人、记录人）、缺席人员及原因。若会议有议程，需提前熟悉议程内容，明确各环节讨论重点与预期成果。准备记录工具根据会议性质选择记录方式：手写（适合小型、快速讨论的会议）、电子文档（推荐使用Word或专业会议记录软件，便于编辑与存档）、录音辅助（需提前征得主持人同意，仅作为补充记录工具，避免完全依赖录音）。准备会议记录模板（见第三部分“模板示例”），提前填写会议基本信息框架。熟悉参会人员与议题知晓主要参会人员的角色与职责，便于准确记录发言观点。对复杂议题提前查阅背景资料，保证记录时能抓住核心逻辑。（二）会议中的记录要点客观记录关键信息发言内容：优先记录发言人的核心观点、论据、建议及不同意见，避免逐字逐句记录（除非涉及关键数据、承诺或决议）。对讨论中的争议点需明确标注“存在分歧”。决策事项：详细记录会议达成的共识、决议结论，需明确“由谁决策”“决策依据”“最终结果”。行动项：重点记录“做什么（任务内容）”“谁负责（责任人）”“何时完成（截止时间）”“交付标准（如适用）”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。结构化呈现信息按会议议程顺序分段记录，同一议题下的讨论内容归并至同一章节，标注“议题一：”“议题二：”等。对临时插入的议题或突发讨论，单独标注“临时议题：”，保证逻辑清晰。标注待补充信息对记录中不确定的数据、术语或需后续确认的内容，用“[需核实]”“[待补充]”标注，并在会后24小时内向相关人员求证完善。（三）会议后的纪要编写整理与提炼会议记录会后2小时内根据会议记录初稿，剔除冗余信息（如重复发言、与主题无关的讨论），提炼核心内容，形成会议纪要框架。纪要需包含“会议基本信息”“核心议题讨论情况”“决议事项”“行动项清单”“附件（如PPT、数据报表）”等模块。规范表述语言使用简洁、客观的书面语，避免口语化表达（如“我觉得”“可能”），统一使用“会议认为”“决议指出”“明确要求”等规范表述。数据、日期、专有名词需准确无误，如“Q3销售额同比增长15%”“截止日期：2023年X月X日”。复核与审批纪要初稿完成后，先交由记录人自查，重点核对行动项的负责人、截止时间是否准确，决议内容是否与会议记录一致。提交会议主持人或指定负责人审核，根据反馈意见修改完善，保证信息无误、重点突出。（四）分发与存档及时分发纪要审核通过后，在1个工作日内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送至所有参会人员、相关负责人及存档部门，并注明“会议纪要-请查收”。规范存档电子版纪要按“年份-月份-会议主题”命名（如“202310-战略规划会纪要”），存储于企业共享文件夹或指定文档管理系统，保存期限不少于3年；涉及重要决策的纪需同步打印纸质版，由主持人签字后归档。三、会议记录与纪要模板示例（一）会议记录模板（内部版）会议基本信息内容会议名称例：2023年Q3产品迭代项目推进会时间2023年10月15日14:00-16:30地点公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议，会议号X）主持人*经理记录人*助理参会人员经理、主管、专员、工程师、*代表（共8人）缺席人员及原因*主管（出差）会议议程1.Q2产品迭代复盘；2.Q3需求优先级讨论；3.资源分配与时间节点确认议题讨论记录内容议题一：Q2产品迭代复盘1.工程师汇报：Q2上线功能3项，用户满意度评分4.2/5，较Q1提升0.3；2.问题反馈：登录模块崩溃率2%（需优化服务器配置）；3.经理补充：需在Q3首周完成登录模块修复。议题二：Q3需求优先级1.专员提出“智能推荐”功能需求，用户调研支持率65%；2.主管建议优先级低于“登录模块修复”，因前者涉及跨部门协作；3.会议讨论：决定优先处理登录模块，需求纳入Q4规划。议题三：资源分配1.人力资源：团队负责登录模块修复，团队配合测试；2.时间节点：10月30日前完成修复，11月10日上线。决议与行动项内容决议事项1.Q3优先修复登录模块，需求延后至Q4；2.成立专项小组（经理牵头，工程师、*专员参与）。行动项1.工程师：10月25日前提交服务器优化方案，负责人：工程师，截止时间：10月25日；2.专员：10月28日前完成登录模块测试用例更新，负责人：专员，截止时间：10月28日；3.经理：11月5日前组织上线前评审会，负责人：经理，截止时间：11月5日。备注|1.下次会议时间：11月12日14:00，地点：线上；2.附件：Q2产品迭代数据报告、登录模块问题清单。|（二）会议纪要模板（对外/正式版）会议纪要会议名称：2023年Q3产品迭代项目推进会会议时间：2023年10月15日14:00-16:30会议地点：公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议，会议号X）主持人：*经理参会人员：经理、主管、专员、工程师、*代表记录人：*助理一、核心议题讨论情况Q2产品迭代复盘会议听取了Q2产品迭代成果汇报，肯定了功能上线对用户满意度的提升（评分4.2/5），同时指出登录模块存在崩溃率较高的问题（2%），需作为Q3重点优化事项。Q3需求优先级确认经讨论，基于用户需求紧急度与资源可行性，决定优先级排序为：登录模块修复＞其他功能迭代。“智能推荐”因涉及跨部门协作复杂度高，纳入Q4规划。资源分配与时间节点明确登录模块修复由团队主导、团队配合，要求10月30日前完成修复，11月10日上线；同步成立专项小组推进相关工作。二、决议事项Q3核心任务为登录模块修复，11月10日前完成上线；成立专项小组（经理牵头，工程师、*专员参与），负责修复方案制定、测试与上线全流程；每周五17:00前由专项小组向*经理提交进度更新。三、行动项清单序号任务内容责任人截止时间交付标准1提交服务器优化方案*工程师2023-10-25方案包含技术路线、预算2更新登录模块测试用例*专员2023-10-28覆盖所有修复场景3组织上线前评审会*经理2023-11-05输出评审结论并签字四、附件《Q2产品迭代数据报告》《登录模块问题清单及修复建议》分发范围：全体参会人员、产品部、技术部、存档室抄送：公司管理层四、编写要点与注意事项客观性与准确性严格遵循会议实际内容，不添加个人观点或未经证实的信息；对数据、时间、责任人等关键信息需反复核对，保证与会议记录一致。聚焦核心信息区分“讨论过程”与“最终结论”，纪要中需突出决议事项与行动项，避免冗长的讨论细节占用篇幅（如需保留讨论细节，可作为附件）。行动项可追溯性行动项必须明确“任务内容、责任人、截止时间、交付标准”，避免使用“尽快”“配合完成”等模糊表述，保证后续执行与考核有据可依。及时性与保密性会议纪需在会后1个工作日内完成编写与分发，避免信息滞后；涉及公司战略、财务数据等敏感信息的会议