合同条款审核及审批标准化流程

合同条款审核及审批标准化流程工具模板一、适用范围与典型应用场景本标准化流程适用于各类经济合同的条款审核及审批管理，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务销售）、合作开发合同、租赁合同、服务外包合同、借款合同等。典型应用场景：企业业务部门与外部合作方拟签订合同时需通过标准化流程保证条款合规、风险可控；法务部门对合同条款进行专业审核，规避法律风险；财务部门对合同中的付款方式、税务条款等进行财务合规性审查；管理层根据合同金额、重要性等级进行最终审批，保证资源分配与战略目标一致。二、合同条款审核及审批标准化操作流程（一）流程总览合同条款审核及审批流程分为合同发起→初步审核→法务审核→财务审核→业务复核→管理层审批→用印签署→归档管理八个环节，各环节责任部门及输出成果环节责任部门输出成果合同发起业务部门《合同审批流程表》（初稿）初步审核业务部门负责人《合同审批流程表》（初审意见）法务审核法务部门《法务审核意见书》财务审核财务部门《财务审核意见书》业务复核业务部门《合同审批流程表》（复核意见）管理层审批相关管理层级《管理层审批意见》用印签署行政/法务部门已签署合同文本归档管理行政/档案部门合同档案（正本+副本）（二）分步骤操作说明1.合同发起（业务部门）操作内容：业务部门根据合作需求，与合作方就合同条款（如标的、数量、价格、履行期限、违约责任等）达成初步共识；按照公司《合同模板管理办法》，选用对应类型的标准合同模板（无模板时需起草合同文本）；填写《合同审批流程表》（模板1），注明合同基本信息（合同名称、编号、合作方、合同金额、履行期限、主要条款摘要等）及附件清单。关键要求：合同名称需准确反映合同性质（如“项目采购合同”“技术服务合同”）；附件需完整（如技术协议、报价单、资质文件等），并在《合同审批流程表》中列明。2.初步审核（业务部门负责人）操作内容：业务部门负责人审核合同条款的业务合理性，包括：（1）合作方资质是否合规（如营业执照、相关行业许可证等，需在附件中体现）；（2）合同内容是否符合业务需求（如标的、数量、质量标准是否与项目要求一致）；（3）履行期限、交付方式是否可执行；（4）价格条款是否符合公司定价策略及预算。在《合同审批流程表》“初步审核意见”栏签署意见，通过后提交法务部门。关键要求：对合作方资质有疑问时，需暂停审批并要求业务部门补充验证；价格超出预算需在备注栏说明原因，并同步提交财务部门备案。3.法务审核（法务部门）操作内容：法务部门对照《合同条款审核清单》（模板2），重点审核以下内容：（1）主体合法性：合作方是否具备签约资格（如经营范围、资质证书是否在有效期内）；（2）条款完整性：是否包含标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等必备条款；（3）法律风险：是否存在显失公平、违法条款（如“霸王条款”）、管辖约定是否明确（优先约定公司所在地法院管辖）；（4）术语规范性：专业术语是否准确，避免歧义（如“定金”与“订金”“不可抗力”的定义是否清晰）。出具《法务审核意见书》，对存在问题的条款提出修改建议，并通过OA系统或书面形式反馈至业务部门。关键要求：法务审核需在收到合同后2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日）；业务部门需根据法务意见修改合同文本，修改后重新提交法务确认，直至无重大法律风险。4.财务审核（财务部门）操作内容：财务部门审核合同中的财务合规性及资金风险，包括：（1）付款方式：是否符合公司财务制度（如预付款比例、进度款支付节点、尾款支付条件）；（2）税务条款：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间是否明确；（3）成本预算：合同金额是否在部门预算范围内，超预算部分是否履行预算调整程序；（4）资金安全：是否存在大额预付款无担保措施、违约责任中缺少资金追偿条款等风险。出具《财务审核意见书》，对财务风险点提出整改意见，反馈至业务部门。关键要求：涉及大额资金支付（如单笔超过50万元）需增加资金支付计划附件；税务条款需与公司税务政策一致，避免税务稽查风险。5.业务复核（业务部门）操作内容：业务部门收到法务、财务审核意见后，组织业务人员对修改后的合同条款进行复核，重点确认：（1）法务/财务提出的修改建议是否影响业务核心利益；（2）修改后的条款是否仍满足合作需求；（3）与合作方的沟通是否顺畅，合作方是否接受修改意见。在《合同审批流程表》“业务复核意见”栏签署“同意修改”或“需进一步协商”意见，若需协商，应与法务、财务共同制定谈判方案。6.管理层审批（相关管理层级）操作内容：根据合同金额及重要性，划分审批权限（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人+法务+财务审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理/董事长审批。管理层从战略合规性、资源匹配度、风险可控性角度进行审批，签署《管理层审批意见》（模板3），明确“同意签署”“修改后重新审批”或“不予签署”的结论。关键要求：重大合同（如对外投资、并购类合同）需组织专题会议审议；审批意见需明确具体，避免“同意”等模糊表述。7.用印与签署（行政/法务部门）操作内容：业务部门持最终审批通过的《合同审批流程表》及合同文本，到行政/法务部门申请用印；行政/法务部门核对审批流程完整性（各环节审核意见是否齐全、合同文本是否与审批版本一致），确认无误后加盖合同专用章/公章；由授权代表（如业务负责人、法务专员）与合作方签署合同，签署文本需为纸质版（一式X份，合作方份数根据需求确定）或经加密认证的电子合同。关键要求：严禁“先签后批”或“空白合同用印”；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用第三方可信电子认证服务。8.归档管理（行政/档案部门）操作内容：行政/档案部门在合同签署后5个工作日内，收集合同正本（1份）、副本（X份）及《合同审批流程表》《法务审核意见书》《财务审核意见书》等全套资料；按合同编号、类型分类归档，建立《合同台账》（模板4），记录合同名称、编号、合作方、签订日期、履行期限、金额、归档日期、责任人等信息；电子版合同同步存储至公司档案管理系统，设置查阅权限，保证信息安全。关键要求：合同档案保存期限不少于合同履行终止后5年（重大合同保存期限不少于10年）；因业务需要借阅合同档案的，需经部门负责人及档案部门批准，并登记借阅信息。三、标准化流程配套模板与表单模板1：合同审批流程表合同名称编号合作方名称合同金额（元）履行期限主要条款摘要（可附页说明）附件清单1.__________2.__________3.__________审核环节审核人审核意见审核日期业务部门发起初步审核（业务负责人）*经理法务审核*法务专员财务审核*财务经理业务复核*业务主管管理层审批*副总/总用印登记*行政专员用印日期：____用印份数：____模板2：合同条款审核清单审核大类审核要点是否通过备注主体信息合作方名称、统一社会信用代码、法定代表人是否与营业执照一致□是□否标的条款标的物名称、规格、型号、数量是否明确□是□否质量条款质量标准、验收方法、验收期限是否具体□是□否价款条款单价、总价、计价方式、币种是否清晰；付款节点、方式是否明确□是□否履行条款履行期限、地点、方式是否可执行□是□否违约责任违约情形、违约金计算方式、赔偿范围是否合理且公平□是□否争议解决约定管辖法院/仲裁机构是否明确（建议选择公司所在地法院）□是□否其他条款保密条款、知识产权条款、不可抗力条款是否完整□是□否附件完整性技术协议、报价单、资质文件等附件是否齐全□是□否模板3：管理层审批意见合同名称编号审批人*副总/总职务审批结论□同意签署□修改后重新审批（修改意见：__________________________）□不予签署（原因：__________________________）审批日期模板4：合同台账合同编号合同名称合作方签订日期履行期限金额（元）责任人归档日期档案编号履行状态□履行中□已履行完毕□终止四、流程执行关键注意事项与风险控制（一）审核重点突出，避免“走过场”法务审核需重点关注“管辖约定”“违约责任”“解除权”等条款，避免因条款模糊导致争议；财务审核需严控预付款比例，大额预付款（超过30%）要求合作方提供银行保函或抵押担保；业务部门需对合作方履约能力进行动态跟踪，定期更新合作方资质档案（如年检报告、业绩证明）。（二）审批时效管理，避免流程延误各环节审核时限：初步审核1个工作日、法务审核2个工作日、财务审核1个工作日、管理层审批1个工作日（紧急合同可启动“绿色通道”，但需注明“紧急”原因并经分管副总批准）；超时未审核的环节，责任部门需向流程发起人及行政部说明原因，逾期超过3个工作日的，纳入部门绩效考核。（三）用印与签署风险控制合同文本需与审批版本完全一致，严禁擅自修改条款后用印；签署人需为法定代表人或授权代表（需提供《授权委托书》），非授权代表签署的合同无效；电子合同签署需使用企业数字证书，保证签署身份真实及文件不可篡改。（四）归档与保密管理合同档案严禁外传，非经授权不得复制、摘抄；业务部门因诉讼、审计需要借阅档案的，需提交书面申请，经法务部门及分管领导批准后，由档案部门专人陪同查阅；合同履行完毕后，业务部门需提交《合同履行情况报告》，作为档案归档的补充材料。（五）特殊