企业非招标采购合同范本及管理办法

企业非招标采购合同范本及管理办法一、非招标采购的背景与合同管理的重要性在企业运营中，针对小额零星采购、紧急需求或特殊技术要求的项目，非招标采购（如单一来源采购、竞争性谈判、询价等方式）是提升采购效率的重要手段。但非招标采购因流程相对灵活，若缺乏规范的合同文本与管理机制，易引发合同纠纷、成本失控或合规风险。因此，制定清晰的合同范本与配套管理办法，对保障采购双方权益、规范采购行为、防控经营风险具有关键作用。二、非招标采购合同核心条款解析（附参考范本）（一）合同主体与基本信息条款合同需明确甲乙双方的全称、住所地、法定代表人（或授权代表）及联系方式。需特别注意：核对供应商营业执照、资质证书的主体名称与合同签约方一致，避免“挂靠”“借资质”等情形；若为授权代表签约，需附授权委托书（注明授权范围、期限）。（二）标的与技术要求条款清晰描述采购标的的名称、规格型号、数量、技术参数（或服务内容），可通过“附件”细化技术标准（如行业规范、企业定制要求）。例如：>采购标的为“XX型号工业传感器”，需满足《GB/TXXXX-XXXX传感器通用技术条件》，并支持-40℃至85℃环境下稳定运行。（三）价格与付款条款1.价格构成：明确是否包含税费、运输费、安装调试费等，避免后期争议。2.付款方式：结合项目特点选择（如预付款+到货款+质保金），示例：>合同生效后10个工作日内，甲方向乙方支付合同总额的30%作为预付款；货物验收合格后30日内，支付至总额的95%；剩余5%作为质保金，质保期满无质量问题后15日内付清。3.发票要求：约定发票类型（增值税专票/普票）、开具时间及交付方式。（四）交付与验收条款1.交付要求：明确交付时间（如“2024年X月X日前送至甲方指定地点”）、交付方式（送货上门/自提）、运输责任（如乙方承担运输风险，货损由乙方负责更换）。2.验收标准：优先采用国家标准或行业标准，无国标时双方约定验收细则（如“安装调试后连续稳定运行7日为验收合格”）。3.异议处理：甲方需在验收后5个工作日内提出质量异议，逾期视为验收合格。（五）质量保证与售后服务条款1.质保期：根据标的性质约定（如设备类1年、软件类3年），质保期自验收合格之日起算。2.质保责任：乙方需在接到维修通知后24小时内响应，48小时内到场维修；若无法修复，需免费更换同型号产品。3.质量保证金：若约定质保金，需明确退还条件（如“无质量问题、无未了结纠纷”）。（六）违约责任条款需区分双方违约情形，避免“一刀切”：乙方逾期交货：每逾期1日，按合同总额的0.5%支付违约金；逾期超过15日，甲方有权解除合同并要求赔偿损失。甲方逾期付款：每逾期1日，按未付金额的0.3%支付违约金，但总额不超过合同总额的5%。（七）争议解决与其他条款1.争议解决：建议约定诉讼管辖（如“向甲方住所地人民法院提起诉讼”）或明确仲裁机构（如“提交XX仲裁委员会仲裁”）。2.保密条款：双方对合同涉及的技术秘密、商业信息承担保密责任，期限至信息公开或合同终止后3年。3.生效与份数：合同自双方签字盖章之日起生效，一式肆份（甲乙双方各执贰份）。三、非招标采购管理办法（流程与风控体系）（一）采购流程管理1.需求申报与审批使用部门需提交《非招标采购需求单》，明确采购标的、预算金额、技术要求、采购方式（单一来源/竞争性谈判/询价）及理由，经部门负责人、财务部门（预算审核）、分管领导审批后启动采购。2.供应商选择与资格审查单一来源采购：仅限以下情形（需附书面说明）：只能从唯一供应商处采购（如专利产品、配套服务）；紧急采购（如设备故障抢修，无法等待招标流程）；原有采购项目的后续补充（与原项目一致性要求高，更换供应商将影响功能）。竞争性谈判/询价：需邀请至少3家符合资质的供应商（通过“供应商库”或公开渠道筛选），审查其营业执照、资质证书、信用记录（无重大违法违规）。3.谈判与定价管理组建谈判小组（技术、财务、采购人员各1名），明确谈判要点（价格、质保期、付款方式等），并形成《谈判记录》；定价需结合市场行情、成本分析、多轮比价结果，禁止“口头议价”，需留存书面报价单或谈判纪要。4.合同签订与审批采购部门根据谈判结果起草合同，经法务部门审核（合法性、条款完整性）、财务部门审核（付款逻辑、税务合规）后，报分管领导审批；严禁“先履行后补签合同”，特殊情况需报总经理特批并说明理由。（二）合同履行与风险防控1.履约跟踪与验收采购部门需建立《履约跟踪表》，记录交付进度、质量问题；验收时需组建验收小组（使用部门、技术部门、采购部门代表），按合同标准验收并出具《验收报告》（需三方签字确认）；若验收不合格，需在3个工作日内向乙方发《整改通知书》，明确整改期限与要求。2.付款与变更管理付款需附《验收报告》、合规发票、付款申请单，经财务审核后支付；合同变更（如标的调整、价格变动）需签订《补充协议》，重新履行审批流程，禁止“口头变更”。3.风险防控机制合规风险：定期自查非招标采购项目，确保采购方式符合《企业内部控制应用指引》及行业规范，避免“化整为零”规避招标；法律风险：法务部门每季度开展“合同合规性检查”，重点排查“霸王条款”“无效条款”；供应商风险：建立《供应商信用档案》，对逾期交货、质量违约的供应商纳入“黑名单”，限制后续合作。（三）档案管理与监督考核1.档案管理合同及配套文件（需求单、报价单、谈判记录、验收报告、付款凭证）需专人归档，保存期限不少于5年；档案需分类编号，便于审计、查询（如“2024-非招标-XX项目-001”）。2.监督与考核审计部门每半年开展“非招标采购专项审计”，重点检查流程合规性、合同履行情况；将“采购合规率”“合同纠纷率”纳入采购部门、使用部门的绩效考核指标。四、实施保障措施（一）组织保障明确各部门职责：采购部门牵头流程执行，法务部门负责合同审核，财务部门管控资金，使用部门参与需求申报与验收，形成“权责清晰、协作闭环”的管理体系。（二）培训机制每季度组织“非招标采购与合同管理”培训，内容涵盖：采购流程与合规要求；合同条款撰写技巧（如标的描述、违约责任设计）；典型纠纷案例复盘（如“验收标准模糊导致的争议”）。（三）动态优化每年结合审计结果、业务变化修订合同范本与管理办法，确