合同管理及签收流程操作指南

合同管理及签收流程操作指南一、指南目的与适用范围为规范企业合同管理及签收流程，强化合同全生命周期风险防控，保障合同签署、履行的合规性与有效性，特制定本操作指南。本指南适用于企业各业务部门、法务合规部、行政部及涉及合同签署、管理的相关岗位人员，涵盖各类业务合同（含采购、销售、服务、合作等类型）的管理与签收工作。二、合同管理前期准备（一）合同起草与审核1.合同起草合同起草应优先采用企业标准化合同模板（如《货物买卖合同模板》《服务合作协议模板》等）；确需定制起草的，需依据《民法典》合同编、行业规范及企业内部管理制度，明确合同主体、标的、价款、履行期限、双方权利义务、违约责任等核心条款，确保表述清晰、逻辑严谨、权责对等。2.多级审核机制业务初审：合同发起部门需对合同内容的真实性、业务必要性、条款合理性进行初审，重点核对标的描述、价格条款、履约周期是否与业务需求一致。法务合规审核：法务岗从法律合规角度审查合同，包括主体资质合法性（如对方营业执照、授权文件有效性）、条款合法性（是否违反法律法规强制性规定）、风险条款（如违约金、争议解决条款）的合规性，出具书面审核意见并反馈修改建议。财务审核：财务部门结合预算管理、税务合规要求，审核价款支付方式、发票条款、资金风险等内容，确保财务流程可落地。（二）合同版本管理合同起草、审核过程中，需建立版本修订记录（明确版本号、修订日期、修订内容及修订人）；最终签署版本由法务或行政部门统一编号（如`HT-年份-流水号`），并通过企业微信、OA系统等同步最新版本，禁止使用未经审核的历史版本签署。三、合同签署流程（一）内部审批流程1.审批路径根据合同金额、类型及风险等级，执行差异化审批流程：小额常规合同：业务部门负责人→法务合规岗→财务负责人审批。大额或高风险合同：追加分管领导、总经理（或董事会）审批。2.审批材料提交发起部门需在OA系统或纸质审批单中，同步提交合同文本、对方主体资质文件（如营业执照、授权委托书）、业务说明（含合作背景、风险评估）等材料，确保审批人全面评估合同风险。（二）外部签署实施1.签署主体确认签署前需再次核验对方签署主体的合法性：企业类主体：核查营业执照经营范围、存续状态（通过国家企业信用信息公示系统查询），确认授权代表的身份及授权范围（需提供加盖公章的授权委托书）。自然人主体：核对身份证信息，确保签字人具备完全民事行为能力。2.签署方式与要求线下签署：合同需加盖企业公章（或合同专用章），骑缝章需覆盖所有页码（确保骑缝章连续、清晰），签署日期需与实际签署时间一致，合同份数按约定执行（通常至少双方各执一份、存档一份）。3.签署注意事项禁止在空白合同上盖章；若合同有附件（如技术方案、报价单），需在合同正文中注明“本合同附件与正文具有同等法律效力”，并在附件上加盖骑缝章或签字确认。四、合同签收流程（一）签收主体与职责合同签收由企业指定的签收人（如行政部档案管理员、业务部门指定对接人）负责，签收人需具备责任心，熟悉合同管理要求，确保签收流程规范、可追溯。（二）签收核对要点1.合同形式核对核对合同份数是否与约定一致，是否存在缺页、错页情况。检查签署完整性：双方公章（或电子签）、法定代表人（或授权代表）签字、签署日期是否齐全，骑缝章是否完整覆盖所有页码。2.内容一致性核对对比签收的合同文本与最终审批版本，确认条款无擅自修改（重点核查价款、履约期限、违约责任等核心条款）；若发现版本不符或签署瑕疵，需立即与对方沟通补正，严禁签收存在明显瑕疵的合同。（三）签收记录与存档1.签收单填写签收人需填写《合同签收单》，内容包括：合同名称、合同编号、签署双方、合同份数、签收日期、签收人签字；若存在特殊情况（如对方未按约定签署），需在“备注”栏详细说明。2.签收单与合同归档纸质合同：签收后需在[X]个工作日内移交至档案管理部门，按编号顺序存放于专用档案柜（档案柜需加锁管理，严禁随意堆放）。电子合同：同步上传至企业电子文档管理系统，按“年份-合同类型-合同编号”建立文件夹分类存储，确保可检索、防篡改。五、合同后续管理与风险防控（一）合同履行跟踪1.履约进度管理业务部门需建立《合同履约台账》，记录合同履行节点（如付款日期、交货日期、服务周期），通过邮件、OA系统等方式提前预警履约风险（如逾期付款、交付延迟），并及时与对方沟通解决方案。2.合同变更与解除若履约过程中需变更合同条款（如调整价款、延长履约期），需重新履行“起草-审核-审批-签署”流程；若需解除合同，需依据合同约定或法律规定，与对方协商签署解除协议，明确双方权利义务终止的时间、责任划分及后续处理（如退款、赔偿）。（二）风险防控要点1.常见风险场景签署主体风险：对方无有效授权、主体资质过期或被吊销。条款风险：合同未明确违约责任、争议解决条款约定不明（如仅约定“协商解决”，未约定诉讼/仲裁管辖地）。签收风险：签收后未留痕、合同文本与审批版本不符未及时发现。2.防控措施建立“主体资质核查清单”，由法务岗定期更新核查标准，业务部门签署前对照清单核验。法务部每季度开展“合同条款体检”，针对高频风险条款（如违约金比例、知识产权归属）优化模板。行政部每月抽查合同签收记录，确保签收单填写完整、合同归档规范，对违规行为通报整改。六、附则本指南自发布之日起实施，由企业法务合规部负责