机关单位公文格式标准指南

机关单位公文格式标准指南公文作为机关单位传递政令、沟通工作的重要载体，其格式规范直接关系到公文的权威性、严肃性与流转效率。遵循统一的公文格式标准，既是《党政机关公文处理工作条例》的明确要求，也是提升机关工作规范化水平的必然要求。本文结合《党政机关公文格式》（GB/T____）及实务经验，从基础规范、版头、主体、版记等维度，系统梳理公文格式的核心要求与实操要点。一、公文格式的基础规范（一）用纸与排版公文用纸采用A4型（210mm×297mm），纸张质量应符合档案长期保管要求。排版时，页边距需严格控制：天头（上白边）37mm左右，订口（左白边）28mm左右，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码区域）。页码位于版心下边缘之下18mm处，用4号半角宋体阿拉伯数字标注，单页码居右空一字，双页码居左空一字，“页码”二字无需标注。（二）字体与字号公文各要素的字体、字号需遵循以下规范：正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等，使用3号仿宋GB2312字体；公文标题使用2号小标宋体字，居中排布；密级和保密期限、紧急程度、签发人姓名使用3号楷体字；发文字号、签发人职务、版记中的分隔线等，使用3号仿宋GB2312字体；份号、密级和保密期限、紧急程度使用3号黑体字。二、版头部分的格式要求版头位于公文首页红色分隔线（宽度为156mm）以上，包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素，需逐项规范设置：（一）份号份号是公文印制份数的序号，用于区分同一份公文的不同印制件。如需标注份号，应使用6位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行（不足6位时前面补零，如“____”）。涉密公文必须标注份号，非涉密公文根据需要标注。（二）密级和保密期限涉密公文需标注密级（如“绝密”“机密”“秘密”）和保密期限。密级顶格编排在版心左上角第二行，后标“★”，再标注保密期限（如“机密★1年”）；若未标注保密期限，按默认期限执行（绝密30年、机密20年、秘密10年）。（三）紧急程度紧急公文需标注“特急”或“加急”，顶格编排在版心左上角（如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列）。电报的紧急程度分为“特提”“特急”“加急”“平急”。（四）发文机关标志发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“XX省人民政府文件”），也可省略“文件”二字（如“XX省人民政府”）。联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字可并列（如“XX部XX局文件”）或仅主办机关名称后加“文件”（右侧机关名称不加）。标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。（五）发文字号发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成（如“国办发〔2023〕5号”）。机关代字需体现发文机关特征（如“国办发”为国务院办公厅发文代字）；年份用六角括号〔〕标注（不可用圆括号或方括号）；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（如“5号”而非“05号”）。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人上行文（如请示、报告）需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办人姓名下逐行编排，与主办人姓名对齐。三、主体部分的格式规范主体位于红色分隔线（不含）以下、版记（不含）以上，包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素，是公文内容的核心载体。（一）标题公文标题由发文机关名称、事由和文种组成（如“XX省人民政府关于加强安全生产工作的通知”），一般用2号小标宋体字，居中排布，回行时要做到词意完整、排列对称，标题排列应当使用梯形或菱形，避免出现上下长、中间短的沙漏形或上下短、中间长的长形。（二）主送机关主送机关是公文的主要受理机关，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如需同时主送多个机关，机关名称之间用顿号分隔（同系统内）或逗号分隔（跨系统），但需注意主送机关数量不宜过多，避免“多头主送”。（三）正文正文是公文的核心内容，每自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注：第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层和第四层用3号仿宋GB2312字体。注意数字、年份、专有名词等不可回行，需保持语义完整。（四）附件说明附件说明用于标注公文附件的顺序号和名称，编排于正文下空一行左空二字位置，用“附件”二字后标全角冒号，依次标注附件名称（如“附件：1.XX办法2.XX细则”）。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注顺序号，附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（五）发文机关署名与成文日期1.发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，编排于成文日期之上，以成文日期为准居中排布。联合行文时，各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。2.成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2023年10月1日”），右空四字编排。会议通过的公文，成文日期为会议通过日期；经负责人签发的公文，成文日期为签发日期；联合行文时，成文日期为最后签发机关负责人的签发日期。（六）印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章使用规范如下：单一机关行文：印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文：各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。特殊情况：有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（七）附注附注用于标注公文的印发传达范围或需要说明的其他事项（如“此件发至县团级”“请按保密规定妥善保管”），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（八）附件附件是公文正文的说明、补充或参考资料，应当另面编排，在版记之前，与公文正文一起装订。附件首页左上角顶格标注“附件”二字及顺序号（如“附件1”），附件标题居中编排于版心第三行，附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格标注公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。四、版记部分的格式要求版记位于公文最后一面，包含抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素，需与主体部分用一条分隔线（宽度为156mm）分隔开。（一）抄送机关抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，编排于印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字位置，用“抄送”二字后标全角冒号，依次标注抄送机关名称（同系统内用顿号，跨系统用逗号），回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。（二）印发机关和印发日期印发机关为公文的印制主管部门（一般为发文机关的办公厅（室）或文秘部门），印发日期为公文的印制日期。二者一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上：印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标注（如“2023年10月2日”），年份应标全称，月、日不编虚位。（三）页码页码标注于公文版心下边缘之下18mm处，单页居右空一字，双页居左空一字，格式为“-1-”“-2-”……（注意：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码；公文的附件与正文一起装订时，页码连续编排）。五、常见格式问题与实操建议（一）易混淆要素的区分1.附件说明vs附注：附件说明标注附件的“名称和顺序”，附注标注公文的“传达范围或特殊要求”，二者位置、作用不同。2.成文日期vs印发日期：成文日期是公文的“生效日期”（签发或会议通过日期），印发日期是“印制日期”，后者一般晚于前者。（二）典型错误与修正1.发文字号格式错误：常见将六角括号〔〕误用为圆括号（）或方括号[]，需严格使用六角括号。2.成文日期书写错误：误用汉字（如“二〇二三年十月一日”），应统一用阿拉伯数字（“2023年10月1日”）。3.印章使用不规范：联合行文时印章未对齐、相切，或单一机关行文时印章未下压署名和日期，需通过调整行距、字距确保印章位置合规。（三）实操技巧1.利用公文模板：机关单位可根据标准格式制作模板，固化字体、字号、页边距等设置，提升排版效率。2.多人复核机制：公文印发前，由拟稿人、核稿人、签发人分别检查格式，重点关注版头、主体、版记的