公司信息保密与数据管理制度

公司信息保密与数据管理制度一、制度背景与目的在数字化转型加速推进的当下，企业核心竞争力愈发依赖商业秘密、客户数据及内部管理信息的安全可控。为防范信息泄露风险、维护企业合法权益、保障业务合规运营，结合行业监管要求与公司实际运营场景，特建立本制度，规范全流程信息管理行为，明确各主体责任边界，为数据安全与商业秘密保护筑牢制度防线。二、适用范围与管理原则（一）适用范围本制度适用于公司全体员工（含正式员工、实习生、外包人员及临时借调人员），以及与公司存在业务合作关系的供应商、合作伙伴等关联方；覆盖公司经营、技术、管理等领域所有非公开信息及电子数据的管理活动。（二）管理原则1.最小必要原则：信息访问与使用权限仅限完成工作所需的最小范围，杜绝“全量权限”“越权访问”。2.分级管控原则：根据信息敏感程度（核心机密、重要秘密、普通内部信息）实施差异化管理，核心机密需多重审批与技术防护。3.全程追溯原则：对信息“产生-存储-传输-销毁”全生命周期进行记录与审计，确保操作可追溯、责任可认定。三、信息保密范围界定（一）商业秘密类技术秘密：未公开的产品设计方案、技术研发文档、源代码、专利技术（申请中或未授权）、生产工艺参数等。经营秘密：客户资源清单、采购价格体系、销售策略、招投标方案、未公开的财务数据（如成本结构、利润预期）等。管理秘密：组织架构调整方案、人力资源规划、薪酬体系细节、内部审计报告等。（二）个人数据类客户数据：客户姓名、联系方式、消费习惯、合同信息、隐私偏好等受法律保护的个人信息。员工数据：员工身份证信息（脱敏后存储）、薪酬明细、绩效记录、健康档案等内部个人信息。（三）内部管理信息含未公开的会议纪要、战略规划、风险评估报告、供应商合作协议（非公开部分）等影响企业运营安全的内部文件。四、职责分工与权限管理（一）保密工作领导小组由总经理、法务总监、技术总监组成，负责制度修订审批、重大泄密事件决策、跨部门协调等核心工作；每季度召开保密工作会议，评估风险并优化管理策略。（二）部门负责人职责1.为本部门信息保密管理的第一责任人，需明确部门内敏感信息的管理流程，定期开展团队保密意识培训。2.审批本部门信息的对外披露、跨部门流转申请，确保信息传递符合“最小必要”原则。（三）员工职责1.入职时签署《保密承诺书》，离职时提交《离职保密确认书》，承诺对知悉的涉密信息承担终身保密义务（法律规定除外）。五、信息全生命周期管理流程（一）信息产生与标识涉密文件需在标题或页眉标注保密等级（如“核心机密”“重要秘密”），电子文档需嵌入水印（含作者、时间、保密等级）。客户数据采集需遵循“合法、正当、必要”原则，明确告知采集目的与使用范围，禁止超范围收集。（二）存储与访问控制存储介质管理：核心机密需存储于公司内网加密服务器，禁止存储在个人电脑、移动硬盘等外接设备；普通内部信息可存储于指定云盘，但需开启二次认证。权限管理：采用“角色-权限”绑定机制，新员工入职时由HR同步权限申请，离职时IT部门24小时内注销账号。（三）传输与共享涉密信息传输需使用公司加密邮件系统或专用VPN通道，禁止通过微信、QQ等非受控渠道传输。对外共享信息需经部门负责人与法务审核，提供“脱敏版”或“摘要版”，并签署《信息共享保密协议》。（四）销毁与归档纸质涉密文件需碎纸机销毁，电子文件需通过专业工具（如CCleaner企业版）彻底擦除，禁止直接删除或格式化。需归档的涉密信息需移交档案室，电子档案需离线备份并定期校验完整性。六、技术保障措施（一）访问控制体系部署“零信任”架构，所有设备（含员工个人设备）接入内网需通过多因素认证（密码+动态令牌），并实时监控异常访问行为（如凌晨高频访问、异地登录）。（二）数据加密技术核心数据采用AES-256加密算法存储，传输过程中启用TLS1.3协议加密。客户敏感数据（如身份证号、银行卡号）需脱敏处理，仅保留后四位用于内部核对。（三）安全审计与监测引入威胁检测平台，实时监测外部攻击（如SQL注入、暴力破解）与内部违规操作（如批量导出客户数据）。（四）备份与容灾每周对核心数据进行异地备份（与主数据中心物理隔离），每季度开展灾难恢复演练，确保数据丢失时4小时内恢复业务。七、培训、考核与违规处理（一）培训机制新员工入职首周需完成“信息安全与保密”必修课程（含案例分析、法律风险解读），考核通过后方可上岗。每年组织全员复训，针对行业最新攻击手段（如钓鱼邮件、供应链攻击）更新培训内容。（二）考核与激励将信息保密工作纳入部门KPI与员工绩效考核，对全年无泄密事件的团队给予专项奖励；对提出有效安全优化建议的员工，给予“保密之星”荣誉与奖金。（三）违规处理轻微违规：如误发非涉密文件至外部邮箱，给予书面警告并扣除当月绩效的10%。严重违规：如故意泄露客户数据、倒卖商业秘密，立即解除劳动合同，并依法追偿经济损失；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。八、附则1.本制度自发布之日起生效，原有相关制度与本制度冲突的，以本制度为准。2.制度修订需经保密工作领导小组审议，由总经理签发后实施。3.本制度由行政部与法务部共同解释，未尽事宜可参照《中华人民共和国保守国家秘密法》《数据安全法》等法律法规执行。