曲艺家协会档案借阅管理办法

曲艺家协会档案借阅管理办法

一、总则（一）目的为加强本曲艺家协会档案的借阅管理，确保档案的安全与合理利用，充分发挥档案在协会工作及曲艺事业发展中的积极作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本曲艺家协会内部各部门、会员以及因工作需要借阅档案的外部相关单位和个人。（三）基本原则档案借阅应遵循严格审批、安全保密、爱护档案、及时归还的原则，在保障档案安全的前提下，最大限度地满足工作和研究需求。二、档案借阅机构及职责（一）档案管理部门协会设立专门的档案管理部门，负责档案的统一管理和借阅服务。其职责包括：1.制定和完善档案借阅管理制度，并监督执行。2.负责档案的整理、分类、编目、存储等基础工作，确保档案的完整性和准确性。3.办理档案借阅申请的受理、审核、登记和归还手续。4.对借阅档案的使用情况进行跟踪和监督，确保档案的安全和合理使用。（二）审批部门根据档案的密级和重要程度，确定相应的审批部门。一般档案的借阅由档案管理部门负责人审批；重要或机密档案的借阅需经协会秘书长或相关业务主管领导审批。审批部门的职责是：1.对借阅申请进行审核，根据工作需要和保密要求，决定是否批准借阅申请。2.明确借阅期限、使用范围和保密要求等相关事项。三、档案借阅范围（一）内部借阅范围1.协会各部门因工作需要，如开展活动策划、会员管理、历史资料查询等，可以借阅与工作相关的档案。2.协会会员为了进行曲艺创作、研究、传承等工作，在符合规定的情况下，可以借阅协会档案中与曲艺业务相关的资料。（二）外部借阅范围1.与本协会有合作关系的单位，因合作项目需要，经协会相关领导批准后，可以借阅与合作项目直接相关的档案资料。2.政府部门、研究机构等因工作调研、学术研究等正当理由，在履行相关手续后，可以借阅符合规定的档案。四、档案借阅申请流程（一）填写申请表借阅人需提前填写《档案借阅申请表》，详细注明以下内容：1.借阅人姓名、部门（或单位）、联系方式。2.借阅档案的名称、编号、数量。3.借阅目的、预计借阅期限。4.若为外部借阅，需注明借阅单位的名称、性质以及借阅用途，并提供相关证明材料。（二）提交申请内部借阅人将填写完整的申请表提交给所在部门负责人审核签字；外部借阅人将申请表及相关证明材料提交给协会档案管理部门。（三）审批1.对于内部借阅申请，部门负责人审核签字后，提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据档案的使用情况和工作需要进行审批。2.对于外部借阅申请，档案管理部门收到申请后，进行初步审核。符合要求的申请，根据档案的重要程度和密级，提交协会秘书长或相关业务主管领导审批。审批通过后，档案管理部门通知借阅人办理借阅手续。五、档案借阅手续办理（一）登记借阅人在接到审批通过的通知后，到档案管理部门办理借阅登记手续。档案管理人员按照申请表的内容，在《档案借阅登记簿》上进行详细登记，包括借阅人姓名、部门（或单位）、借阅日期、档案名称、编号、数量、预计归还日期等信息。（二）档案交付登记完成后，档案管理人员根据登记内容，将档案交付给借阅人。借阅人需当场核对档案的名称、编号、数量等信息，确保无误后在《档案借阅登记簿》上签字确认。六、档案借阅期限及续借规定（一）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日。对于重要或珍贵档案，借阅期限将根据实际情况缩短，一般不超过[X]个工作日。2.外部单位借阅档案的期限，根据合作项目或调研、研究工作的实际需要确定，但最长不超过[X]个工作日。（二）续借规定借阅人因特殊原因需要延长借阅期限的，应在借阅期限届满前[X]个工作日向档案管理部门提出续借申请，填写《档案续借申请表》，说明续借原因和续借期限。续借申请需经原审批部门批准后，档案管理部门方可办理续借手续。续借期限一般不超过原借阅期限。七、档案借阅的使用要求（一）使用范围借阅人必须严格按照申请时注明的借阅目的和使用范围使用档案，不得擅自将档案转借他人，不得用于与申请用途无关的其他活动。（二）保密要求1.借阅人应严格遵守国家保密法律法规和协会的保密制度，对借阅的档案负有保密义务。对于涉及协会商业秘密、会员个人隐私等机密信息的档案，借阅人必须采取严格的保密措施，不得泄露给任何无关人员。2.在借阅期间，档案应妥善保管，不得在档案上进行涂改、圈划、批注、污损等破坏性行为。如需摘抄、复印档案内容，必须事先经档案管理部门批准，并按照规定的程序办理相关手续。摘抄、复印的内容同样要遵守保密规定。（三）爱护档案借阅人应爱护档案，确保档案的完整性和整洁。在借阅过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。八、档案归还与检查（一）归还期限借阅人应在规定的借阅期限届满前归还档案。如因特殊情况未能按时归还，应按照续借规定办理续借手续；未办理续借手续且逾期未归还的，档案管理部门将进行催还。（二）归还手续档案归还时，借阅人应到档案管理部门办理归还手续。档案管理人员按照《档案借阅登记簿》上的记录，核对档案的名称、编号、数量等信息，并检查档案是否有损坏、丢失等情况。（三）检查处理经检查无误后，档案管理人员在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并由借阅人签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，档案管理人员应详细记录，并根据情节轻重，按照本办法第九章的规定进行处理。九、违规处理（一）轻微违规对于未按时归还档案但情节较轻的，档案管理部门将对借阅人进行口头警告，并要求其尽快归还档案。（二）一般违规1.对于擅自转借档案、未按规定使用档案、未采取保密措施等一般违规行为，档案管理部门将视情节轻重，对借阅人进行书面通报批评，并要求其作出书面检讨。同时，暂停其档案借阅资格[X]个月至[X]个月。2.因借阅人保管不善导致档案轻微损坏的，借阅人应负责修复档案或承担相应的修复费用。（三）严重违规1.对于故意泄露档案机密、严重损坏或丢失档案等严重违规行为，协会将根据国家法律法规和协会章程，追究借阅人的法律责任和纪律责任。同时，取消其在协会内的相关资格或会员身份。2.因严重违规行为给协会造成经济损失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。十、附则（一）解释权本办法由本曲艺家协会档案管理部门负责解释。（二）生效日期本办法自发布之日起生效实施。原档案借阅管理相关规定与本办