高校资产管理与采购规范手册

高校资产管理与采购规范手册一、引言高校资产与采购管理是保障教学科研有序开展、优化资源配置、防范廉政风险的核心工作。科学规范的管理流程，既能提升资产使用效益，又能确保采购活动公平透明。本手册结合高校管理实际，从资产全周期管理、采购流程规范、监督问责等维度，梳理实操要点与合规要求，为高校管理者、资产与采购从业人员提供系统性指引。二、资产管理规范（一）管理范围与原则1.管理范围高校资产涵盖固定资产（如教学设备、房屋建筑）、流动资产（如科研经费、库存物资）、无形资产（如专利、校名校誉）及对外投资（如校企合作实体股权）。需根据资产类型制定差异化管理策略：固定资产侧重台账与盘点，无形资产侧重权属保护与转化，对外投资需强化风险管控。2.管理原则统一领导，分级管理：学校层面统筹资产规划，二级单位（院系、部门）负责具体使用与日常维护，明确“谁使用、谁负责”的责任链条。保值增值，效益优先：资产配置以教学科研需求为导向，避免重复采购；闲置资产通过共享、调拨提升利用率，对外投资需开展可行性论证，防范风险。（二）资产全流程管理1.配置管理需求申报：二级单位结合学科建设、教学改革提出资产需求，提交《资产配置申请表》，附必要性说明（如设备用于核心课程、科研项目）。审批流程：校级资产管理部门会同财务、审计部门审核需求，重点评估现有资产复用性、采购预算合理性；大额资产需经校长办公会或党委会审议。采购衔接：通过采购流程完成资产配置（详见“采购管理规范”），采购后同步纳入资产管理台账。2.使用管理台账与标签：资产入库后，使用单位需在10个工作日内完成台账登记（含名称、型号、使用人、存放地点），并粘贴唯一识别标签（如二维码或条形码），便于盘点与追溯。日常维护：制定设备维护计划（如实验室仪器季度检修），记录维护日志；共享资产（如校级科研平台设备）需建立预约使用制度，公开使用时段与收费标准（如有）。盘点清查：每年至少开展1次全面盘点，对比账实数据，差异项需在15个工作日内查明原因（如报废未销账、调拨未更新），形成《盘点报告》报校级管理部门。3.处置管理报废与报损：资产达到使用年限、技术淘汰或损坏无法修复时，使用单位提交《资产处置申请表》，附技术鉴定报告（如仪器需第三方检测机构出具报废证明）；校级部门审核后，按规定程序核销台账。调拨与转让：校内调拨需签署《资产调拨单》，明确双方权责；对外转让（含无形资产）需进行资产评估，通过公开交易平台处置，收益上缴学校财务。三、采购管理规范（一）采购分类与方式1.采购分类集中采购：纳入政府集中采购目录的项目（如办公家具、公务用车），由校级采购部门统一组织，严格执行政府采购流程。分散采购：未纳入集中采购的项目，由二级单位提出需求，校级部门审核后，可委托代理机构或自行组织采购（需符合内控要求）。2.采购方式公开招标：预算金额较高、技术复杂的项目（如新建实验室、大型科研设备），应优先采用公开招标，通过发布招标公告、组建评标委员会、公示结果等流程确保公平。竞争性谈判/磋商：招标失败或项目紧急（如突发科研任务需加急采购），可邀请3家以上供应商谈判，明确技术参数、报价、服务条款后确定成交方。单一来源：仅1家供应商符合需求（如专利技术采购、原有项目配套升级），需提供唯一性说明，经校级部门公示无异议后实施。询价：通用货物采购（如办公耗材、小型设备），向3家以上供应商询价，对比报价、质量、交货期后确定供应商。（二）采购全流程操作1.需求与预算需求调研：二级单位联合专业教师、科研人员开展需求调研，明确采购标的技术参数、数量、交付时间，避免“拍脑袋”决策。预算编制：财务部门结合学校年度预算与采购需求，核定采购预算，严禁无预算、超预算采购。2.采购实施采购申请：使用单位提交《采购申请表》，附需求论证报告（如大型设备需说明“为什么买、买什么、怎么用”），经分管领导审批后流转至采购部门。供应商管理：建立供应商库，定期审核资质（如营业执照、信用记录）；严禁与列入“黑名单”的供应商合作，采购文件需明确“供应商不得围标串标”的违约条款。合同管理：采购完成后5个工作日内签订合同，明确标的、价格、履约期限、验收标准、违约责任（如延迟交货的违约金比例）；合同需经法务部门审核，避免“口头约定”。3.验收与付款验收流程：组建验收小组（含技术人员、使用人员、采购人员），对照合同与技术参数验收，出具《验收报告》（附设备调试记录、配件清单）；大型设备需试运行1个月后再终验。付款条件：原则上验收合格后支付款项，预留5%-10%的质量保证金（质保期满无问题后支付）；发票需与合同、验收报告、入库单“四单合一”，财务部门方可付款。四、监督与问责机制（一）内部监督审计监督：审计部门每年度抽查资产采购项目，重点检查“流程合规性、合同执行情况、资产使用效益”，形成《审计报告》反馈整改建议。纪检监督：纪检部门对采购过程中的围标串标、利益输送等行为开展专项督查，受理供应商、教职工的举报（举报渠道需公开）。（二）问责与激励违规处理：对虚报需求、违规采购、资产流失等行为，视情节轻重给予通报批评、扣减绩效、党纪政纪处分；涉嫌犯罪的移送司法机关。激励机制：对资产共享率高、采购节约成本的部门或个人，给予绩效奖励或评优加分；将资产管理纳入二级单位年度考核指标。五、常见问题与优化建议（一）典型问题1.账实不符：资产调拨后未更新台账、报废资产未及时核销，导致账目与实际资产脱节。2.采购低效：需求论证不充分，导致采购设备闲置；招标流程繁琐，紧急项目无法及时落地。3.廉政风险：供应商围标串标、采购人员收受回扣，破坏公平竞争环境。（二）优化建议1.信息化赋能：搭建“资产管理+采购管理”一体化平台，实现需求申报、采购审批、资产登记、盘点清查的线上流转，自动预警超预算、闲置资产。2.制度细化：制定《资产分类管理细则》《采购方式适用指引》，明确不同资产、采购项目的操作标准（如小型设备采购可简化流程，大型项目需强化论证）。3.培训与宣贯：每学期组织资产与采购人员培训，解读最新政策、分享典型案例；面向全体教职工开展资产保护宣传，提升责任意识。六、结语