办公楼物品管理流程规范

办公楼物品管理流程规范一、目的与适用范围（一）目的为规范办公楼物品的申购、采购、使用、盘点及处置全流程管理，提升资源利用效率，保障资产安全完整，降低运营成本，特制定本流程规范。（二）适用范围本规范适用于办公楼内所有固定资产、低值易耗品及消耗性物品的管理，涵盖行政办公、后勤保障、业务支持等各部门（以下简称“各使用部门”）的物品管理活动。二、管理职责划分（一）行政部职责作为物品管理的统筹部门，行政部负责制定并更新物品管理规范，统筹申购审批、采购执行、入库登记、领用发放、盘点监督及处置审核等工作；建立物品管理台账，定期更新资产信息；协调解决物品管理中的跨部门问题，监督各部门执行流程规范。（二）使用部门职责各使用部门需指定专人（物品管理员）负责本部门物品的日常管理，包括提交申购需求、参与验收、办理领用/归还手续、定期盘点并上报异常情况；合理使用、妥善保管所领用物品，确保资产状态良好，避免闲置或浪费。（三）财务部职责财务部负责审核物品采购预算及费用支出，监督资产账务处理的合规性；参与年度盘点，核对资产账实一致性；对报废、处置的物品进行账务核销，确保资产价值管理与实物管理同步。三、物品分类管理（一）固定资产指单位价值较高、使用期限超过1年且能独立发挥作用的物品（如办公设备、办公家具、电器设备等）。此类物品需建立专属台账，记录购置时间、使用部门、维护情况等，实行“一物一卡”管理。（二）低值易耗品指单位价值较低、使用期限较短但可重复使用的物品（如办公文具、工具、清洁用具等）。此类物品需按部门归集管理，采用“以旧换新”或“定额领用”方式，降低损耗率。（三）消耗性物品指一次性使用或短期内消耗的物品（如打印纸、笔芯、清洁用品等）。此类物品需按需申购，避免过量库存，优先选用环保、高性价比的产品。四、全流程管理规范（一）申购流程1.需求发起：使用部门因业务需要或物品损耗需补充时，由物品管理员填写《物品申购单》，注明物品名称、规格、数量、预算金额、使用用途及预计使用周期，附采购依据（如设备老化报告、业务量增长说明等）。2.部门审批：申购单经部门负责人审核，确认需求合理性与预算匹配性后签字。3.统筹审批：行政部结合现有库存、历史使用数据及年度预算，对申购单进行复核。若为固定资产或大额采购，需提交总经理办公会审议；常规低值易耗品及消耗品由行政部经理审批。（二）采购流程1.供应商选择：行政部优先从合格供应商名录中选择合作方，确保质量、价格、服务符合要求；新供应商需经资质审核（营业执照、产品检测报告等）后纳入名录。2.采购执行：固定资产及大额采购需签订采购合同，明确交货期、质量标准、验收条款、付款方式等；低值易耗品及消耗品可采用批量采购或定点采购，通过比价（至少3家供应商报价）确定合作方，单次采购金额超限额需附比价单。3.进度跟踪：行政部需跟踪采购进度，督促供应商按时交货，遇特殊情况及时协调解决。（三）验收流程1.到货检查：物品到货后，行政部联合使用部门（或技术人员，针对专业设备）进行验收。固定资产需核对品牌、型号、技术参数是否与合同一致，试运行设备确保功能正常；低值易耗品及消耗品需核对数量、外观质量、保质期等。2.验收记录：验收合格后，填写《物品验收单》，参与人员签字确认；若验收不合格，由行政部联系供应商退换货或协商赔偿，直至问题解决。（四）入库流程1.台账登记：行政部库管员根据验收单，在《物品管理台账》中登记物品名称、规格、数量、入库时间、供应商、存放位置等信息；固定资产需同步更新“固定资产卡片”，记录资产编号、使用部门等。2.分类存放：按物品类型分区存放，固定资产单独标识，低值易耗品集中管理，消耗品按使用频率摆放；仓库需保持通风、防潮、防盗，定期检查库存状态。（五）领用流程1.领用申请：使用部门人员填写《物品领用单》，注明领用物品、数量、用途，经部门负责人审批。2.发放登记：库管员核对领用单与台账信息，发放物品并在领用单上签字，同步更新台账；固定资产需办理“资产移交”手续，明确使用人责任。3.特殊物品管理：贵重设备（如笔记本电脑、专业相机）需签订《资产使用责任书》，明确使用、维护、赔偿条款。（六）归还与调拨流程1.归还管理：员工离职或岗位调整时，需将所领用物品归还至行政部，库管员检查物品状态（如设备是否正常、耗材剩余量等），填写《物品归还单》，更新台账；若物品损坏或丢失，按《资产使用责任书》或公司制度处理。2.内部调拨：部门间因业务调整需调拨物品时，由调出部门提交《物品调拨单》，经双方部门负责人及行政部审批后，库管员办理移交手续，更新台账及资产卡片信息。（七）盘点流程1.定期盘点：行政部每季度组织小盘点，每年12月联合财务部进行全面盘点，使用部门配合提交本部门物品清单。2.盘点方法：采用“账实核对”方式，库管员与使用部门逐一清点物品数量、检查状态，填写《物品盘点表》，标注盘盈、盘亏、损坏情况。3.差异处理：盘点结束后，行政部分析差异原因（如记账错误、丢失、自然损耗等），提交《盘点报告》，经总经理审批后调整台账；对人为损坏或丢失的物品，按制度追责赔偿。（八）处置流程1.报废处置：固定资产或低值易耗品因老化、损坏无法使用时，由使用部门提交《物品报废申请》，附技术鉴定报告（专业设备需第三方检测），经行政部、财务部审核，总经理审批后报废；报废物品需集中存放，由行政部统一处理（如拆解、变卖）。2.闲置调拨/变卖：闲置物品（仍有使用价值）优先内部调拨，调拨流程参照“内部调拨”；无使用需求的可对外变卖，由行政部发布变卖信息，选择合规渠道处置，收入上缴财务部。五、监督与考核（一）日常监督行政部每月抽查各部门物品管理情况，重点检查台账更新、领用规范、资产状态等，发现问题及时要求整改；每季度发布《物品管理简报》，通报管理成效与问题。（二）考核指标将“资产完好率”（≥95%）、“库存周转率”（≥限额次/年）、“采购成本节约率”（≥限额%）等指标纳入部门绩效考核，与评优、奖金挂钩。（三）奖惩措施奖励：年度盘点无差异、成本节约突出的部门或个人，给予通报表扬及绩效