行政公文与文案写作指南

行政公文与文案写作指南一、适用场景与文种选择行政公文与文案写作需结合具体场景选择恰当文种，保证内容与形式匹配。常见场景及对应文种：场景类型适用文种核心目的示例内部工作部署通知、通报传达要求、告知事项《关于开展2024年度安全检查的通知》向上级汇报工作报告、请示反映情况、请求指示《关于*部门第一季度工作进展的报告》跨部门沟通协调函、会议纪要往来商洽、明确共识《关于联合举办培训活动的函》对外正式沟通公函、邀请函公务往来、表达诚意《关于邀请参加行业研讨会的函》重要事项记录会议纪要、决定记录过程、形成决议《*项目推进会会议纪要》宣传推广类文案宣传稿、倡议书传递信息、引导行动《关于推行绿色办公的倡议书》二、标准化操作流程行政公文与文案写作需遵循“目标明确—素材准备—结构搭建—内容撰写—审核修改”的流程，保证逻辑严谨、表达规范。（一）明确写作目标与受众核心任务：确定“为什么写”和“写给谁”。受众分析：区分上级、同事、外部单位等不同对象，调整语言风格（如对上级需谦逊严谨，对外部需礼貌得体）。目标聚焦：明确是“告知事项”“请求支持”还是“总结汇报”，避免内容发散。（二）收集与梳理素材核心任务：为写作提供事实依据。数据资料：收集相关政策文件、数据报表、会议记录等，保证信息准确（如数据需标注来源，时间需精确到“日”）。背景信息：知晓事件起因、涉及人员、时间节点等关键要素（如撰写通知需明确“何时执行、谁执行、如何执行”）。（三）确定结构与框架核心任务：搭建内容骨架，保证逻辑清晰。公文结构：采用“标题—主送机关/称谓—（开头、主体、结尾）—落款”的标准框架。开头：说明发文缘由（如“为贯彻落实……精神，根据……要求，现将有关事项通知”）。主体：分条列项阐述核心内容，使用“一、（一）、1.、（1）”层级（每条内容聚焦一个主题，避免交叉）。结尾：提出要求或总结（如“请各单位于X月X日前反馈落实情况”“特此通知”）。宣传文案结构：采用“吸引注意—阐述价值—引导行动”的框架（如标题用“【重要】”开头，突出“为什么要做”“怎么做”，结尾添加联系方式）。（四）撰写初稿核心任务：将框架转化为具体文字，注重语言规范。准确简洁，包含“发文单位+事由+文种”（如“A公司关于举办年度总结大会的通知”）。使用书面语，避免口语化（如用“予以”而非“给”，用“特此函告”而非“告诉你”）；专业术语需准确（如“请示”与“报告”不可混用，“请示”需上级批复，“报告”为事后汇报）。落款：注明发文单位全称、日期（日期用阿拉伯数字，如“2024年5月10日”），加盖公章（如为纸质文件）。（五）审核与修改核心任务：保证内容无误、格式规范。内容审核：检查逻辑是否连贯（如时间线是否矛盾）、数据是否准确（如数值是否与原始资料一致）、要求是否明确（如“尽快落实”需明确具体时限）。格式审核：核对字体（标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312）、行距（固定值28磅）、页边距（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）等是否符合公文格式标准。终审：由部门负责人或指定人员复核，保证符合单位发文规范。三、常用文种模板框架（一）通知模板*单位关于[具体事由]的通知主送机关：各相关部门/各单位：一、[开头]说明发文依据和目的（如“为规范工作流程，提高效率，根据会议精神，现就有关事项通知”）。二、[主体]分条列项明确要求（如“（一）明确责任分工：由部门牵头，部门配合；（二）时间节点：于X月X日前完成；（三）材料报送：需提交纸质版（加盖公章）及电子版至*邮箱”）。三、[结尾]提出执行要求（如“请各单位高度重视，保证落实到位，逾期未报将予以通报”）。落款：*单位（公章）日期：2024年X月X日（二）报告模板*部门关于[事由]的报告主送机关：*领导/上级单位：一、[开头]概述背景和总体情况（如“根据要求，我部门于X月X日至X月X日开展了工作，现将有关情况报告”）。二、[主体]详细说明工作进展、成果及问题（如“（一）工作进展：已完成、等任务；（二）取得成效：数据对比（如较去年同期提升X%）；（三）存在问题：人员不足、流程不畅等”）。三、[结尾]提出下一步计划或建议（如“下一步将采取*措施解决存在问题，预计X月底前完成”）。落款：*部门（公章）日期：2024年X月X日（三）会议纪要模板*会议纪要会议时间：2024年X月X日X时会议地点*会议室参会人员：、*（相关部门负责人）缺席人员：*（注明原因，如“因公出差”）记录人：*一、[会议主题]（如“研讨*项目实施方案”）。二、[主要议程及内容]（按发言顺序或议题记录，突出决议事项）：（一）同志发言：介绍了方案背景，重点说明“*环节需调整”（引用具体数据或意见）。（二）讨论环节：经讨论，形成共识“1.；2.”。（三）决议事项：明确“由部门负责修改方案，X月X日前反馈；部门配合准备资源”。三、[下一步安排]（如“下次会议时间：X月X日，地点：，议题：方案评审”）。分发范围：参会人员、存档日期：2024年X月X日四、核心注意事项与避坑要点（一）格式规范不可忽视标题需完整：不可发文单位或事由（如“通知”过于笼统，应明确“关于*的通知”）。主送机关明确：顶格书写，后加冒号（如“各部门：”）；若涉及多个单位，用顿号分隔（如“各分公司、子公司：”）。页码标注：公文需添加页码（位于页脚居中），从开始编码（封面不编页码）。（二）语言表达力求准确避免歧义：如“近期”需明确“X月X日至X月X日”，“原则上”后需补充具体条件（如“原则上需提前3天申请，特殊情况除外”）。禁用口语化词汇：用“予以”而非“给”，“特此函复”而非“就这样回复了”。专业术语统一：全文同一概念用同一表述（如“OA系统”首次出现需注明“办公自动化系统（OA）”，后文可直接用“OA系统”）。（三）内容逻辑需清晰层级分明：同一层级标题格式一致（如“一、（一）、1.”），避免“（一）”与“1.”混用导致逻辑混乱。重点突出：核心内容前置（如通知中的“执行要求”需在主体部分明确，而非放在结尾一笔带过）。数据准确：数据需与原始资料核对一致，百分比需注明基数（如“同比增长20%”需说明“较2023年同期”）。（四）细节校对要到位错别字检查：重点关注“的、得、地”“已、以”“即、既”等易错字（如“按期完成”而非“按期成完”）。标点符号规范：中文用全角符号（如逗号“，”、句号“。”），括号用“（）”，书名号用《》（如《*管理办法》）。日期统一：全文日期格式一致（如“2024年5月10日”或“2024-05-10”，不可混用“2024.5.10”）。（五）特殊情况处理多部门联合发文：需注明主办单位和协办单