合同信息收集及条款审核模板

合同信息收集及条款审核通用工具模板一、适用范围与常见应用场景二、操作流程与步骤详解（一）前期准备：明确审核范围与职责分工确定合同类型与审核重点：根据业务性质（如采购、服务、合作等），明确合同的核心要素（如标的物、服务标准、付款方式、违约责任等），针对性调整审核维度。组建审核小组：至少包含业务负责人（熟悉交易背景）、法务人员（把控法律风险）及财务人员（审核金额与支付条款），明确各成员职责（如业务负责人负责信息真实性，法务负责人负责条款合法性）。准备审核工具：收集相关法律法规（如《民法典》《公司法》等）、行业规范及公司内部合同管理制度，作为审核依据。（二）信息收集：全面梳理合同基础要素基础信息登记：通过“合同信息收集表”（详见第三部分）记录合同编号、合同名称、签订日期、签订地点、合同版本号等基础标识信息，保证合同可追溯。主体信息核实：收集甲乙双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/负责人、注册地址、联系方式、开户银行及账号等主体资质信息，并通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核查主体是否存在异常经营、失信记录或法律诉讼。交易内容明细：详细记录合同标的（如货物名称、规格型号、服务范围）、数量、质量标准、履行期限（如开始/结束日期、阶段性节点）、履行地点及方式（如交付方式、验收标准）等核心交易条款。商务条款确认：明确合同金额（含单价、总价、币种）、定价依据（如市场价、成本加成）、付款方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）、发票类型及开票信息等财务相关内容。附件清单整理：列明合同所有附件（如技术协议、验收标准、资质证明、授权文件等），保证附件与主文内容一致且无遗漏。（三）条款审核：逐项把控合法性与风险点主体资格审核：核查甲方/乙方是否具备签订合同的主体资格（如企业需提供营业执照副本，自然人为需提供身份证复印件，分支机构需提供总公司授权书）；确认法定代表人/负责人签字是否与工商登记信息一致，签字人是否已获得合法授权（如需提供授权委托书，需注明授权范围及期限）。权利义务条款审核：检查双方权利义务是否明确、对等（如服务合同中需明确服务提供方的交付义务与委托方的验收义务）；核对条款表述是否清晰无歧义（如“合理期限”“尽快”等模糊表述需明确具体时限）。违约责任条款审核：审核违约责任是否与义务相对应（如延迟履约需约定逾期违约金计算方式，质量问题需明确整改或赔偿标准）；检查违约金是否过高（一般不超过实际损失的30%，避免被法院调整）或过低（无法起到约束作用）；确认是否约定不可抗力情形及免责条款（如自然灾害、行为等，需明确通知义务及证明材料）。争议解决条款审核：明确争议解决方式（诉讼或仲裁），若选择诉讼，需明确管辖法院（一般被告住所地、合同履行地或合同签订地法院）；若选择仲裁，需明确仲裁机构全称（如“市仲裁委员会”，避免表述为“仲裁机关”）；检查是否同时约定诉讼和仲裁（该约定无效）。法律合规性审核：核查合同内容是否符合法律法规强制性规定（如不得违反招投标法、反垄断法等，不得从事违法交易）；确认合同条款是否与公司内部制度冲突（如采购合同需符合公司采购流程规定）。（四）结果输出：形成审核结论与修订清单出具审核报告：汇总审核过程及结果，明确“通过”“不通过”或“需修订”结论，由审核小组全体成员签字确认（审核人：，业务负责人：，法务负责人：*）。修订清单：对审核中发觉的条款问题（如违约金计算方式不明确、争议管辖法院未约定等），列出具体修订建议及修改依据，反馈至业务部门或合同相对方协商调整。归档管理：审核通过的合同及附件、审核报告、修订清单等文件需统一编号归档，电子版备份至公司合同管理系统，纸质版由行政或法务部门妥善保存（保存期限不少于合同履行期满后5年）。三、核心模板表格（一）合同信息收集表信息类别具体内容备注（示例）基础信息合同编号CG-2024-001合同名称办公设备采购合同签订日期2024年3月15日签订地点市区会议室主体信息（甲方）全称有限公司统一社会信用代码91110108法定代表人*注册地址市区路号联系人及电话张*，138主体信息（乙方）全称科技有限公司统一社会信用代码91110108法定代表人*注册地址市区大厦层联系人及电话李*，139交易信息合同标的台式电脑（型号：-Pro）20台数量及单位20台单价（元）5000元/台合同总金额（元）100000元履行期限自合同签订之日起30日内交付并验收履行方式乙方送货至甲方指定地点，甲方验收后10日内付尾款商务条款付款方式预付款30%（30000元），验收合格后付70%（70000元）发票类型13%增值税专用发票附件清单1.乙方营业执照复印件；2.设备技术参数说明书；3.授权委托书（签字人：李*）（二）合同条款审核表审核条款审核标准审核结果（通过/不通过/需修订）备注说明（修订建议）主体资格乙方提供营业执照复印件且在有效期内，信用代码与公示信息一致通过权利义务第3条约定“乙方应在30日内交付设备，甲方应在收到设备后5日内验收”需修订建议明确“验收标准”（如按附件2技术参数执行）违约责任第5条约定“乙方延迟交货，每日按合同总额0.5%支付违约金”通过争议解决第8条约定“本合同履行发生争议，提交甲方所在地有管辖权法院诉讼”不通过甲方所在地为市区，建议明确“市区人民法院”法律合规性合同标的为办公设备，不涉及法律法规禁止交易内容通过其他合同编号与公司合同管理系统登记一致通过审核结论综合审核，需按修订意见调整后再次提交审核需修订修订后由法务负责人复核签字审核人签字业务审核：，法务审核：，财务审核：*四、关键注意事项与风险提示（一）信息真实性核查是前提主体信息（如营业执照、授权文件）必须核实原件或加盖公章的复印件，避免因虚假主体导致合同无效或无法追责；交易金额、履行期限等关键信息需与业务部门确认，保证与实际交易一致。（二）条款合法性不可忽视违约责任、争议解决等条款需严格遵循《民法典》等法律规定，避免出现“霸王条款”（如“乙方不得提出任何异议”）；涉及国有资产、外资等特殊主体时，需额外遵守《企业国有资产法》《外商投资法》等专项规定。（三）沟通协调需贯穿全程审核中发觉的问题，应及时与业务部门及合同相对方沟通，避免因单方面修改条款导致合作分歧；重大修订（如金额、履行期限调整）需经业务负责人及公司管理层审批确认。（四）动态跟踪合同履行合同签订后，需定期跟踪履行情况（如交付进度、付款节点），发觉违约风险及时启动应对措施（如发送催告函、启动违约