固定资产管理及报废处理操作指南

固定资产管理及报废处理操作指南一、适用范围与典型应用场景本指南适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织（以下简称“单位”）的固定资产全生命周期管理及报废处置工作，涵盖从资产入库、日常使用到报废申请、处置核销的全流程。典型应用场景包括：新增资产入库：单位购置、接受捐赠或自制符合固定资产标准的设备、工具、房屋等资产时，需完成入库登记与台账建立；日常使用管理：资产在使用过程中的调拨、维修、盘点、维护等操作；报废处置申请：资产达到使用年限、技术淘汰、损坏无法修复或因其他原因需退出使用时，启动报废流程；历史资产清理：对长期闲置、账实不符的资产进行全面核查与处置。二、固定资产全周期管理操作流程（一）新增资产入库管理资产验收与资料核对资产购入或到货后，由使用部门、行政部门（或资产管理部门）及财务部门共同参与验收，核对资产名称、规格型号、数量、质量是否与采购合同、发票一致；验收合格后，收集《资产验收单》、采购发票、合同、说明书、合格证等原始资料，保证资料完整、信息准确。资产信息登记与编号行政部门（或资产管理部门）根据验收资料，填写《固定资产入库登记表》（见表1），为资产分配唯一编号（编号规则建议：部门代码-资产类别代码-购置年份-流水号，如“SC-01-2023-001”代表生产部01类设备2023年第1笔资产）；将资产信息录入固定资产管理系统（或Excel台账），登记内容包括：资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、使用年限、折旧率、使用部门、责任人、存放地点等。资产标签粘贴与领用登记打印资产标签（包含编号、名称、购置日期等信息），粘贴于资产显眼位置，便于识别与管理；使用部门负责人*填写《固定资产领用表》（见表2），签字确认后领用资产，行政部门（或资产管理部门）更新台账中的“责任人”及“存放地点”。（二）日常使用与维护管理资产调拨管理因部门职能调整或资产优化配置需调拨资产时，由调入部门提出申请，填写《固定资产调拨申请表》（见表3），经调出部门负责人*、行政部门（或资产管理部门）、分管领导审批后，办理资产交接；交接双方核对资产信息无误后，签字确认，行政部门（或资产管理部门）更新台账中的“使用部门”及“责任人”。资产维修管理资产使用过程中发生故障时，责任人*及时向行政部门（或资产管理部门）报修，填写《固定资产维修申请表》（见表4），说明故障现象及原因；行政部门（或资产管理部门）根据故障等级（小修、中修、大修）安排维修，维修后由使用部门验收签字，维修费用计入当期损益（符合资本化条件的后续支出需另行处理）。定期盘点管理行政部门（或资产管理部门）每年至少组织一次全面盘点，编制《固定资产盘点计划》，明确盘点时间、范围、参与人员（使用部门、财务部门、审计部门）；盘点时逐项核对资产实物与台账信息，记录资产状态（在用、闲置、维修中、待报废），填写《固定资产盘点表》（见表5）；对盘盈、盘亏资产，查明原因后，使用部门提交《资产盘盈/盘亏报告》，按审批权限报领导审批后，财务部门进行账务处理。（三）资产减值与处置准备当资产市价大幅下跌、技术陈旧、损坏严重等存在减值迹象时，财务部门会同技术部门*进行减值测试，计提资产减值准备，并计入当期损益；对长期闲置（超过1年未使用且无使用计划）、技术淘汰（无法满足当前业务需求）、维修成本过高（超过重置价值50%）的资产，行政部门（或资产管理部门）梳理清单，提出初步处置建议。三、固定资产报废处置专项操作流程（一）报废申请发起使用部门或资产管理部门填写《固定资产报废申请表》（见表6），详细说明资产名称、编号、报废原因（如达到使用年限、自然损坏、技术淘汰等）、资产现状（如无法开机、部件缺失等）、原值、已提折旧、残值预估等信息；报废申请需经使用部门负责人签字确认，并附资产原始购置凭证、维修记录、盘点表等证明材料（如原始凭证丢失，需由部门负责人出具情况说明并签字）。（二）技术鉴定与价值评估行政部门（或资产管理部门）组织技术鉴定小组（由技术部门、设备工程师、使用部门代表组成），对申请报废的资产进行现场核查，评估资产是否具备修复价值、剩余使用年限、残值回收可能性等；鉴定小组填写《固定资产报废技术鉴定表》（见表7），明确鉴定结论（如“建议报废”“可修复后降级使用”“仍有使用价值”），并由小组成员签字确认。（三）报废审批流程根据《单位固定资产管理办法》规定的审批权限逐级报批：一般资产（原值低于5万元）：使用部门负责人→行政部门（或资产管理部门）负责人→财务部门负责人*→分管领导；重要资产（原值5万元以上或大型设备）：在上述审批基础上，需报请单位主要负责人（如总经理、校长）审批；涉及国有资产处置的，需按国有资产监管规定报上级主管部门或财政部门审批。（四）报废资产处置实施审批通过后，行政部门（或资产管理部门）根据资产残值情况选择处置方式：公开处置：对仍有较高残值的资产（如办公设备、车辆等），委托有资质的拍卖机构或产权交易所进行公开拍卖，处置收入上缴单位财务账户；协议转让：对残值较低但可再利用的资产（如部分工具、家具等），可内部转让或转让给合作单位，转让价格需不低于评估残值；报废拆解：对无使用价值且无法转让的资产（如老旧设备、电子垃圾等），联系有资质的环保回收企业进行拆解回收，签订《资产回收协议》，保证符合环保要求；处置过程中，需全程记录资产交接、运输、变卖/回收等环节，保留相关合同、凭证、验收单据等资料。（五）资产核销与档案归档行政部门（或资产管理部门）根据处置结果，更新固定资产台账，标记资产状态为“已报废”，并同步在固定资产管理系统中做核销处理；财务部门根据审批通过的《固定资产报废申请表》、处置收入凭证、核销单据等进行账务处理，冲减资产原值、累计折旧及减值准备，确认处置损益；将报废申请、技术鉴定、审批文件、处置凭证、台账更新记录等资料整理成册，移交档案部门归档保存（保存期限不少于15年）。四、常用工具表格模板表1：固定资产入库登记表资产编号资产名称规格型号购置日期原值（元）使用年限（年）折旧率（%）使用部门责任人存放地点验收单号附件清单（发票/合同等）SC-01-2023-001数控机床XKA71420235生产部张*生产车间A-101YS2023001发票NO.、采购合同NO.表2：固定资产领用表领用日期资产编号资产名称规格型号原值（元）领用部门领用人领用事由部门负责人签字资产管理部门签字备注2023-03-20SC-01-2023-001数控机床XKA714150000生产部张*新生产线投产李*王*标签已粘贴表3：固定资产调拨申请表调拨日期资产编号资产名称规格型号原值（元）调出部门调入部门调拨原因调出部门负责人签字调入部门负责人签字资产管理部门负责人签字分管领导签字2024-01-10SC-01-2023-001数控机床XKA714150000生产部研发部项目研发需要李*赵*王*刘*表4：固定资产维修申请表申请日期资产编号资产名称规格型号故障现象故障原因维修等级预估费用（元）申请人使用部门负责人签字资产管理部门维修意见维修完成日期验收人2024-02-20SC-01-2023-001数控机床XKA714主轴异响轴承磨损中修5000张*李*更换轴承，预计3天完成2024-02-23张*表5：固定资产盘点表盘点日期资产编号资产名称账面数量实盘数量盘盈/盘亏数量资产状态（在用/闲置/待报废）差异原因使用部门确认盘点小组签字2024-06-30SC-01-2023-002打印机10-1待报废已报废未核销张*李、王、赵*表6：固定资产报废申请表申请日期资产编号资产名称规格型号原值（元）已提折旧（元）账面价值（元）报废原因资产现状残值预估（元）使用部门负责人签字技术鉴定意见资产管理部门意见财务部门意见分管领导意见主要负责人意见2024-07-01SC-01-2023-002打印机HP102030002400600达到使用年限（8年）无法开机，维修成本过高100李*建议报废，无修复价值同意报废同意核销同意同意表7：固定资产报废技术鉴定表鉴定日期资产编号资产名称规格型号鉴定小组成员鉴定依据（维修记录/测试数据等）资产技术状态描述是否具备修复价值剩余使用年限预估残值评估鉴定结论小组成员签字2024-07-02SC-01-2023-002打印机HP1020技术、设备、张*近1年维修记录3次，核心部件损坏主板烧毁，无替换配件否0年100元（废品回收）建议报废技术、设备、张*五、关键执行要点与风险提示（一）资产信息管理规范固定资产编号唯一，不得重复或遗漏，新增、调拨、报废时及时更新台账与系统信息，保证账实、账账、账卡三相符；资产标签损坏或丢失时，需第一时间通知行政部门（或资产管理部门）补打，防止资产信息混乱。（二）报废处置合规要求严禁擅自处置固定资产或“先处置后审批”，所有报废资产必须完成技术鉴定与审批流程后方可处置；处置收入必须全额上缴单位财务账户，不得形成“小金库”或截留、挪用；涉及环保、安全等要求的报废资产（如电子设备、压力容器等），需委托具备资质的专业机构处理，避免违规处置引发法律风险。（三）责任分工与档案管理行政部门（或资产管理部门）负责资产台账管理、流程组织与协调；使用部门负责资产日常维护、保管及报废申请发起；财务部门负责账务处理与价值核算；所有与固定资产相关的申请、审批、鉴定、处置、核销等资料需分类归档，保证可追溯、可审计，档案遗失可能导致资产核销困难或责任无法界定。（四）风险防控重点盘点中发觉账实不符时，需立即核查原因，明确责任