企业合同审批流程标准化操作手册

企业合同审批流程标准化操作手册一、总则（一）编制目的为规范企业合同审批管理流程，明确各环节权责边界，提升审批效率与风险防控能力，保障企业合法合规经营，特制定本操作手册。（二）适用范围本手册适用于企业各部门（含子公司、分支机构）对外签订的各类经济、民事合同的审批管理，内部管理类合同可参照执行。（三）基本原则依法合规：合同内容、审批流程严格遵守法律法规及企业制度。权责清晰：明确各岗位职责，避免推诿或越权操作。效率优先：优化流程节点，压缩非必要时限，保障业务及时性。风险可控：多维度审核，识别并防范法律、财务、业务等潜在风险。二、合同审批流程节点操作规范（一）合同发起与初步审查（承办部门）1.发起条件业务需求明确：合同标的、合作模式、履约周期等核心要素经内部论证通过。主体信息核实：通过官方渠道（如国家企业信用信息公示系统）核查对方资质（营业执照、信用记录等），确保对方具备履约能力。2.操作步骤填写《合同审批发起表》，注明合同类型、标的金额、履约周期等核心信息。附相关材料：合同草案（需承办人、部门负责人签字）、对方资质证明、业务依据（如立项审批表）。通过合同管理系统或线下流程提交至业务主管部门。3.注意事项与常见问题处理材料完整性：若附件缺失，系统自动退回，承办部门需2个工作日内补正。草案自查：初步核查条款是否符合企业模板，非模板合同需标注理由。常见问题：对方营业执照过期。处理方式：暂停发起，要求对方补正资质，核实无误后再行提交。（二）部门初审（业务主管部门）1.审核内容业务必要性：合同是否与企业战略、年度计划匹配，避免盲目签约。条款匹配度：标的、交付周期等是否与业务需求一致，付款节点是否符合业务节奏。履约能力评估：结合对方口碑、过往合作记录，初步判断履约可靠性。2.操作流程接收材料后，3个工作日内完成审核，出具意见（“同意”“修改后再审”“驳回”）。若需修改，明确指出修改条款（如“付款方式调整为货到验收后30日内付款”），反馈承办部门。若驳回，说明理由（如“业务需求暂不明确”），承办部门可补充材料后重新发起。3.注意事项与常见问题处理沟通机制：初审意见需书面化（系统留言或邮件），避免口头沟通导致责任不清。常见问题：条款与业务目标冲突（如交付周期短于生产周期）。处理方式：业务部门牵头协商调整，必要时邀请法务参与。（三）法务合规审核1.审核内容合法性：主体是否适格，条款是否违反法律法规（如“霸王条款”“无效免责条款”），争议解决方式是否合法。合规性：是否符合企业制度、行业监管要求（如金融、建筑行业规范）。风险点识别：审核违约责任、知识产权归属等条款，评估潜在法律风险（如违约成本过低）。2.操作流程接收初审材料后，5个工作日内完成审查（重大合同可延长至7个工作日）。出具《法律审查意见书》，明确风险等级（“无风险”“低风险”“高风险”），附具体修改建议（如“删除‘最终解释权归甲方’条款”）。高风险合同需组织专题会议，协商修改方案。3.注意事项与常见问题处理意见明确性：法律意见需具体到条款，避免模糊评价。常见问题：格式条款无效风险（如对方合同含“最终解释权”）。处理方式：要求删除或补充平等解释条款。（四）财务评审1.审核内容资金预算：付款金额、节点是否与预算一致，超预算需额外审批。付款方式：预付款比例是否过高（非长期合作方超30%需说明理由），付款周期是否符合现金流管理。税务与成本：定价是否含税费，发票类型、税率是否明确，成本效益是否合理。2.操作流程接收法务材料后，3个工作日内完成评审，出具《财务评审意见》（“同意”“调整后再审”“驳回”）。若调整付款条款，明确建议（如“预付款降至30%，尾款验收后支付”），反馈承办部门修改。3.注意事项与常见问题处理预算刚性：超预算合同需提交《预算调整申请》，经财务总监审批后评审。常见问题：对方要求“一次性付清全款”。处理方式：联合业务部门谈判，调整为“分期付款+履约担保”。（五）高层审批（分级授权）1.审批权限划分常规合同（金额≤[X]万元、非重大事项）：分管副总审批。重大合同（金额>[X]万元、涉及战略布局）：总经理审批；特别重大合同（如并购）提交董事会审议。（注：具体金额标准由企业在《授权管理办法》中明确。）2.操作流程系统自动流转或手动提交至对应审批人，5个工作日内（重大合同10个工作日）完成决策，签署意见（“同意签署”“暂缓”“不予签署”）。3.注意事项与常见问题处理权责对应：严禁越权审批，系统设置权限拦截。常见问题：审批人对条款存疑（如违约责任不对等）。处理方式：退回至相关部门说明，必要时召开协调会。（六）合同签署与归档1.签署要求授权代表：非法定代表人签署需持《授权委托书》，授权范围覆盖合同标的。用印规范：合同原件加盖公章（或合同专用章），骑缝章连续清晰，签署日期与审批通过日期一致。2.归档管理原件归档：合同及附件由档案管理部门编号存档，电子档案同步上传系统。3.注意事项与常见问题处理签署后修改：需重新履行审批流程，严禁“先改后补批”。常见问题：用印后发现条款错误。处理方式：通知对方停止履约，启动“合同变更”流程，重审后签署补充协议。三、流程优化与风险防控要点（一）流程优化建议信息化工具：推广合同管理系统，实现全流程线上化，自动触发节点提醒、时限预警。动态时限：根据业务淡旺季、合同类型，灵活调整各环节时限（如旺季缩短审批时限）。模板库建设：法务定期更新模板（如新增“数据安全条款”），承办部门优先使用模板。（二）风险防控要点合规培训：定期开展合同合规培训（如“格式条款风险”“履约证据留存”），提升全员风险意识。定期审计：每半年审计审批流程，重点核查“越权审批”“后补材料”等问题，督促整改。风险预警：建立“高风险合同库”，系统自动标记并推送至法务、风控部门重点关注。四、附则1.本手册由法务部牵头制定，解释权归法务部所有。