行政文件归档及保管流程指南

行政文件归档及保管流程指南一、适用范围与应用场景本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政文件归档与保管工作，涵盖日常行政管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质及电子文件。具体应用场景包括：年度/季度工作计划、总结、报告类文件的系统性归档；会议纪要、通知、请示、批复等往来文件的规范化管理；合同、协议、制度、流程等具有法律效力的文件长期保存；人事任免、培训、考核等人力资源管理文件的整理与保管；财务报销、预算、审计等财务相关文件的归档存储。通过规范的归档与保管流程，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，为日常工作查阅、审计检查、历史追溯提供可靠依据。二、行政文件归档及保管详细操作流程（一）文件收集：全面覆盖，应归尽归明确收集范围各部门在文件形成后3个工作日内，需对具有保存价值的文件进行初步筛选，保证不遗漏重要文件（如涉及重大决策、法律效力、业务核心的文件）。收集文件类型包括：纸质文件（原件，需签字盖章完整）、电子文件（最终版本，格式为PDF/Word等通用格式，避免使用加密或过期格式）。指定收集责任人各部门设兼职档案员（如部门文秘或指定专员），负责本部门文件的收集、初步整理，并按月度/季度移交至行政部门档案管理员。跨部门协作文件（如联合发文、项目文件），由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关副本。收集时间要求月度收集：每月最后一个工作日，各部门兼职档案员*将本月文件移交至行政部门；专项收集：重大项目、重要活动结束后5个工作日内，相关负责人需完成专项文件收集并移交。（二）文件分类：科学划分，层级清晰一级类目划分（按部门职能）行政管理类：涵盖公司级通知、会议纪要、制度文件、后勤管理等；人力资源管理类：招聘、培训、考核、薪酬、离职等文件；财务管理类：预算、报销、审计、税务、合同付款等文件；业务管理类：项目合同、客户资料、市场调研、产品研发等文件；群工作类：组织文件、工会活动、精神文明建设等文件（如适用）。二级类目划分（按文件类型）以“行政管理类”为例，二级类目可细分为：通知类（红头文件、会议通知）、会议类（年度/季度会议纪要、专题会议记录）、制度类（管理办法、实施细则）、合同类（行政类采购合同、服务协议）等。三级类目划分（按时间或问题）二级类目下按年份或具体问题进一步细分，如“通知类-2023年-年度工作通知”“会议类-项目推进会-2023年6月”。（三）文件整理：规范标准，便于检索文件排序纸质文件：按“时间顺序+逻辑顺序”排列，即同一类目下文件按形成时间从早到晚排序，重要文件（如合同、决议）置于前面；电子文件：按“部门-年份-文件类型-流水号”命名，例如“XZ-2023-通知-001”，存储至指定服务器文件夹（如“\服务器\2023年”）。文件装订纸质文件：左侧装订，使用不锈钢订书钉或装订夹，超过20页需加装封面（注明类目、名称、日期、页数、部门），去除金属夹子、回形针等易氧化物品；电子文件：单份文件不超过50MB，超过需压缩打包，压缩包命名规则与电子文件一致，并附《电子文件清单》（含文件名、大小、创建日期、简要说明）。文件检查移交前检查文件是否齐全（如附件、签字页是否缺失）、是否有破损（需修补或复印替代）、电子文件是否可正常打开。（四）文件编号：唯一标识，避免重复编号规则采用“部门代码-年份-二级类目代码-流水号”格式，例如：“XZ-2023-TZ-001”（XZ=行政管理类，2023=年份，TZ=通知类，001=流水号）。部门代码：用部门名称首字母缩写（如HR=人力资源部，CW=财务部）；二级类目代码：用文件类型首字缩写（如TZ=通知，HY=会议）。编号管理由档案管理员*统一编制编号，各部门不得擅自编号；编号后需在文件右上角（纸质）或文件名首（电子）标注，保证每份文件编号唯一。（五）文件登记：建立台账，动态跟踪纸质文件登记使用《行政文件归档登记表》（详见模板1），逐项填写：文件名称、文号、形成部门、日期、页数、份数、保管期限、存放位置、编号、移交人、接收人、备注。电子文件登记使用《电子文件归档登记表》（详见模板2），填写文件名称、存储路径、大小、格式、创建日期、归档日期、保管期限、编号、备注，并同步录入档案管理系统（如有）。登记要求文件移交时当场完成登记，双方签字确认；每月对登记表进行汇总更新，保证台账与实物/电子文件一致。（六）文件入库：规范存放，安全第一纸质文件存放使用专用档案柜，按“一级类目-二级类目-年份”顺序存放，柜体标注类目名称（如“行政管理类-通知类-2023年”）；存放环境：温度14-24℃，湿度45-60%，远离阳光直射、潮湿、火源，配备消防器材（如二氧化碳灭火器）、温湿度计，每日记录温湿度。电子文件存放存储于专用服务器或加密硬盘，定期（每月）进行本地备份+异地备份（如云端存储），备份文件需标注“备份”字样及日期；重要电子文件（如合同、印章文件）需打印纸质版同步归档，电子版仅作备份。入库交接档案管理员*核对文件编号、数量、存放位置与登记表一致后，双方在《文件入库交接单》上签字，完成入库。（七）文件借阅：严格审批，规范登记借阅申请借阅人填写《行政文件借阅申请表》（详见模板3），注明文件名称、编号、借阅原因、借阅期限（一般不超过7个工作日）、归还计划，经部门负责人审批后交档案管理员。借阅流程档案管理员*核对申请表与台账，确认文件状态（如无借出、无损坏后，方可借出；纸质文件：借阅人签字登记后领取，档案管理员提供复印件（原件一般不外借，特殊情况需经分管领导审批）；电子文件：借阅人获得读取权限（不可编辑），档案管理员*记录借阅时间、IP地址。归还与检查借阅到期后，借阅人需在2个工作日内归还，档案管理员*检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后在《借阅登记表》上签字注销；如需续借，需提前1天重新申请，续借期不超过3个工作日。（八）文件鉴定与销毁：定期清理，合规处置鉴定周期每年12月由档案管理员牵头，组织行政、法务、业务部门负责人组成鉴定小组，对到期文件进行价值鉴定。鉴定标准保存期限：根据《文件归档保管期限表》确定（如年度总结永久保存，一般通知保存1-3年，合同保存10-15年）；价值判断：具有历史参考、法律凭证、业务指导价值的文件继续保存，无保存价值的文件列入销毁清单。销毁流程鉴定小组编制《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、日期、页数、保管期限、销毁原因，经分管领导*审批后实施；纸质文件：采用碎纸机销毁，并由2人以上监销（监销人签字确认）；电子文件：彻底删除（格式化硬盘或使用专业删除软件），防止数据恢复；销毁后，档案管理员*将《销毁清单》及监销记录归档保存，保存期不少于5年。三、实用工具模板模板1：行政文件归档登记表（纸质版）序号文件名称文号形成部门形成日期页数份数保管期限存放位置编号移交人接收人备注12023年度工作计划XZ〔2023〕1号行政部2023-01-0515110年A1-01XZ-2023-JH-001**含附件2份26月行政办公会议纪要XZ〔2023〕15号行政部2023-06-20815年A1-02XZ-2023-HY-015**-模板2：电子文件归档登记表序号文件名称存储路径文件大小格式创建日期归档日期保管期限编号备注12023年招聘制度\服务器\20232.5MBPDF2023-03-102023-03-1510年HR-2023-ZD-001含修订版2Q3财务预算报告\服务器\20235.8MBWord2023-07-012023-07-055年CW-2023-YS-001最终版模板3：行政文件借阅申请表借阅人部门联系方式赵六*市场部1385678文件信息文件名称2022年度市场推广总结报告文件编号SC-2022-ZQ-008借阅原因参考撰写2023年Q4计划借阅期限2023-10-01至2023-10-07审批意见部门负责人*签字：__________日期：______档案管理员*签字：__________日期：______分管领导*签字：__________日期：______四、关键注意事项与风险规避（一）文件归档及时性严禁拖延归档：文件形成后超过1个月未归档的，部门负责人*需向行政部门说明原因，避免文件积压、丢失；临时文件处理：如遇突发性文件（如紧急通知），需在事件结束后3个工作日内完成归档。（二）保密文件管理标识保密等级：涉密文件（如合同草案、未公开制度）需在封面标注“秘密”“机密”字样，单独存放于带锁保密柜；借阅权限控制：保密文件借阅需经分管领导*审批，借阅范围仅限工作必需人员，借阅后当日归还。（三）电子文件安全定期备份：电子文件每月备份1次，异地备份介质（如移动硬盘）需存放在安全地点，避免丢失或损坏；防篡改措施：重要电子文件可添加数字签名或使用只读格式，防止未经授权修改。（四）保管环境维护日常检查：档案管理员*每日检查档案室温湿度（超标时及时开启空调/除湿机），每季度检查档案柜是否锈蚀、文件是否受潮发霉；灾害防