委托会议服务合同范本

委托会议服务合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：XX科技有限公司

甲方地址：中国北京市朝阳区XX路XX号XX大厦XX层

甲方法定代表人/负责人：张三

甲方联系方式/p>

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：XX会议服务公司

乙方地址：中国上海市浦东新区XX路XX号XX国际会议中心XX层

乙方法定代表人/负责人：李四

乙方联系方式/p>

**合同简介**

甲方因业务发展需要，拟举办一场行业峰会，需委托专业会议服务公司提供全方位的会议、场地布置、设备租赁及现场执行等服务。乙方作为专业会议服务提供商，具备丰富的行业经验及完善的配套设施，能够满足甲方对会议质量及效率的要求。双方基于平等自愿、诚实信用的原则，经友好协商，就甲方委托乙方提供会议服务事宜达成如下协议，以兹共同遵守。

本合同范本的签订，基于双方对会议服务内容、标准及责任划分的明确约定，旨在确保会议服务的顺利进行。甲方作为委托方，将提供会议的基本需求及预算支持，乙方则根据甲方的具体要求提供专业化的服务方案。双方的合作背景为甲方对高品质会议服务的需求，以及乙方在会议服务领域的专业能力。合同范本的条款设计将围绕服务范围、权利义务、风险分配及争议解决等方面展开，以保障双方的合法权益，促进合作目标的实现。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的在于明确甲方委托乙方提供会议服务的具体事宜，确保乙方按照甲方的需求提供专业、高效的会议服务，从而成功举办甲方所需的行业峰会。合同范围涵盖会议服务的全部环节，包括但不限于会议策划、场地布置、设备租赁与调试、人员配备、现场执行、后勤保障以及会议结束后的场地清理等工作。具体内容涉及会议主题的确定、参会人数的预估、会议日程的安排、场地布置的设计与实施、音响灯光设备的租赁与调试、会议工作人员的配备与管理、餐饮茶歇的安排、会议期间的安保服务以及会议结束后的场地恢复等。双方将通过本合同的签订与履行，共同推动会议服务的顺利进行，确保会议达到预期的效果。

第二条定义

1.**会议服务**：指乙方根据甲方的需求提供的包括会议策划、场地布置、设备租赁与调试、人员配备、现场执行、后勤保障以及会议结束后的场地清理等全部或部分服务。

2.**会议策划**：指乙方根据甲方的需求制定会议的主题、议程、流程、参会人员名单等，并设计会议的整体方案。

3.**场地布置**：指乙方根据甲方的需求对会议场地进行装饰、布置，包括舞台搭建、背景板制作、签到台设置、会场座位安排等。

4.**设备租赁与调试**：指乙方根据甲方的需求租赁音响、灯光、投影仪等会议设备，并进行调试，确保设备正常运行。

5.**人员配备**：指乙方根据甲方的需求配备会议工作人员，包括主持人、礼仪人员、志愿者、技术支持人员等。

6.**现场执行**：指乙方在会议期间负责现场的管理与执行，包括签到、引导、设备操作、后勤保障等。

7.**后勤保障**：指乙方在会议期间提供餐饮茶歇、安保服务、清洁服务等，确保会议的顺利进行。

8.**会议结束后的场地清理**：指乙方在会议结束后负责清理场地，恢复场地原状。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

（1）甲方有权要求乙方按照合同约定的服务内容、标准和时间提供会议服务，并对乙方的服务进行监督和检查。

（2）甲方有权对乙方的服务提出意见和建议，乙方应根据甲方的合理要求进行调整和改进。

（3）甲方应向乙方提供会议的详细需求，包括会议主题、议程、参会人数、场地要求等，并确保提供的信息真实、准确。

（4）甲方应按照合同约定支付乙方会议服务费用，并按时提供必要的支持和配合，确保会议服务的顺利进行。

（5）甲方应负责会议期间的一切费用，包括但不限于场地租赁费、设备租赁费、人员费用、餐饮费用等。

（6）甲方应指定专门负责人与乙方进行沟通和协调，及时解决会议服务过程中出现的问题。

（7）甲方应遵守乙方的服务流程和管理规定，配合乙方的工作安排。

（8）甲方应承担因自身原因导致的会议延误、取消或其他损失的赔偿责任。

**2.乙方的权力和义务**

（1）乙方有权按照合同约定的服务内容、标准和时间提供会议服务，并要求甲方提供必要的支持和配合。

（2）乙方有权根据甲方的需求制定会议服务方案，并得到甲方的确认后方可执行。

（3）乙方应配备专业的会议服务团队，包括策划人员、场地布置人员、设备技术人员、现场执行人员等，确保会议服务的质量和效率。

（4）乙方应根据甲方的需求提供会议策划、场地布置、设备租赁与调试、人员配备、现场执行、后勤保障以及会议结束后的场地清理等全部或部分服务，并确保服务质量符合合同约定。

（5）乙方应确保会议设备的正常运行，并对设备进行定期检查和维护，及时排除故障。

（6）乙方应负责会议现场的管理与执行，包括签到、引导、设备操作、后勤保障等，确保会议的顺利进行。

（7）乙方应提供餐饮茶歇、安保服务、清洁服务等，确保会议期间的各项需求得到满足。

（8）乙方应指定专门负责人与甲方进行沟通和协调，及时解决会议服务过程中出现的问题。

（9）乙方应遵守甲方的服务要求和管理规定，配合甲方的工作安排。

（10）乙方应承担因自身原因导致的会议延误、取消或其他损失的赔偿责任。

（11）乙方应保护甲方的商业秘密和知识产权，未经甲方同意，不得向任何第三方泄露。

（12）乙方应在会议结束后及时清理场地，恢复场地原状，并得到甲方的确认。

第四条价格与支付条件

甲方同意根据本合同约定向乙方支付会议服务费用。会议服务费用总额为人民币XX元（大写：人民币XX元整），该费用包含乙方提供的所有服务内容，具体费用构成及明细详见附件一《会议服务费用明细表》，该附件作为本合同不可分割的一部分。甲方应按照以下方式支付费用：

（1）预付款：在本合同签订后XX日内，甲方向乙方支付总服务费用的XX%，即人民币XX元（大写：人民币XX元整），作为预付款。

（2）进度款：在会议举办前XX日，甲方向乙方支付总服务费用的XX%，即人民币XX元（大写：人民币XX元整），作为进度款。

（3）尾款：会议成功举办完毕后XX日内，甲方向乙方支付剩余的XX%，即人民币XX元（大写：人民币XX元整），作为尾款。

甲方应将款项支付至乙方指定的银行账户：

开户行：XX银行XX支行

户名：XX会议服务公司

账号：XX

乙方在收到每笔款项后，应向甲方提供等额的正规发票。若甲方未按照本合同约定支付任何款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX%向乙方支付违约金，逾期超过XX日的，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付已完成服务的费用及违约金。支付条件中未明确提及的费用（如场地额外使用费、设备超时租赁费、特殊服务费等），需经甲方书面确认后，由甲方另行支付。

第五条履行期限

本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为自合同签订之日起至会议服务全部完成并甲方支付尾款之日止。合同履行期限中涉及的关键时间节点如下：

（1）合同签订：甲方与乙方于本合同首部签署日期正式签订本合同。

（2）预付款支付：甲方应于合同签订后XX日内将预付款支付至乙方指定账户。

（3）会议策划方案提交：乙方应于合同签订后XX日内向甲方提交初步的会议策划方案，甲方应在收到后XX日内反馈书面意见，乙方根据意见修改后于XX日内提交最终方案供甲方确认。

（4）场地布置完成：乙方应于会议举办前XX日完成所有场地布置工作，并通知甲方进行验收。

（5）会议举办：会议定于XXXX年XX月XX日至XX月XX日举行，共计XX天。

（6）进度款支付：甲方应于会议举办前XX日将进度款支付至乙方指定账户。

（7）尾款支付：会议成功举办完毕后XX日内，甲方应将尾款支付至乙方指定账户。

（8）场地清理完成：乙方应于会议结束次日起XX日内完成场地清理工作，并通知甲方进行最终验收。

若因不可抗力或经甲方书面同意，上述时间节点可相应顺延。任何一方不得单方面变更履行期限，如需变更，应提前XX日书面通知对方，并经对方书面同意。

第六条违约责任

**一、甲方的违约责任**

1.**未按时支付款项**：若甲方未按照本合同第四条约定的期限和金额支付预付款、进度款或尾款，每逾期一日，应按逾期支付金额的XX%向乙方支付违约金。逾期超过XX日的，乙方有权暂停提供相关服务，直至甲方付清所有款项及违约金；若逾期超过XX日，乙方有权单方面解除合同，除已支付的服务费用不予退还外，甲方还应向乙方支付总服务费用XX%的违约金，并赔偿因此给乙方造成的损失（包括但不限于乙方已产生的策划成本、宣传费用、人员准备成本等）。

2.**提供虚假或变更信息**：若甲方提供的会议需求信息（如参会人数、议程安排、场地具体要求等）不真实或不完整，导致乙方已进行的策划、布置或采购工作需要重大调整或变更，甲方应承担由此产生的额外费用，并支付总服务费用XX%的违约金。若因甲方的虚假信息导致乙方遭受第三方索赔或损失，甲方应承担全部赔偿责任。

3.**无正当理由取消合同**：若甲方在会议举办前XX日（含）以内无正当理由单方面取消本合同，应向乙方支付总服务费用XX%的违约金。若会议已进入执行阶段（如场地布置已完成、核心设备已到场），甲方取消合同，应支付已完成服务部分费用XX倍的违约金，并赔偿乙方因此遭受的直接损失。

4.**不配合执行**：若甲方无故拒绝或拖延配合乙方进行场地验收、设备调试、人员协调等必要工作，导致会议服务无法按计划进行或产生延误，每延误一日，甲方应向乙方支付总服务费用XX%的违约金，乙方亦有权暂停服务，后果由甲方承担。

**二、乙方的违约责任**

1.**未按时提供服务或服务质量不符**：若乙方未能按照本合同第二条约定的服务内容、标准、时间或质量提供服务，甲方有权要求乙方在XX日内整改完毕。若整改后仍不符合约定标准，甲方有权拒收相应部分服务费用，并要求乙方支付该部分服务费用XX%的违约金。若因乙方原因导致会议核心环节（如主会场布置、关键设备运行、专业人员到位）严重延误或无法实现，甲方有权单方面解除合同，乙方除退还甲方已支付但未提供服务的费用外，还应支付总服务费用XX%的违约金，并赔偿甲方因此遭受的直接损失（包括但不限于赞助商损失、媒体曝光负面影响等）。

2.**人员配备不足或不当**：若乙方配备的会议工作人员（如主持人、礼仪、技术员、志愿者等）数量不足、资质不符或表现不当，影响会议正常进行或造成不良影响，甲方有权要求乙方立即更换或补充，并支付该部分服务费用XX%的违约金。若因此给甲方或参会人员造成损失，乙方应承担相应的赔偿责任。

3.**设备故障或提供不当**：若乙方提供的会议设备（如音响、灯光、投影、直播设备等）存在质量问题或非因甲方原因出现故障无法正常使用，影响会议效果，乙方应在收到甲方通知后XX小时内予以修复或更换。若乙方未能及时有效解决，甲方有权要求乙方减免相应设备租赁费用，并支付该部分费用XX%的违约金。若因设备问题导致会议重要环节中断，乙方应承担直接赔偿责任。

4.**泄露甲方信息或造成损失**：若乙方及其工作人员违反保密义务，泄露甲方的商业秘密、参会人员信息或其他敏感信息，给甲方造成经济损失或声誉损害，乙方应承担全部赔偿责任，并支付总服务费用XX%的违约金。情节严重的，甲方有权解除合同并追究乙方法律责任。

5.**未完成清理或造成场地损失**：若乙方未按照合同约定在会议结束后及时完成场地清理工作，恢复场地原状，甲方有权自行清理或委托第三方清理，费用由乙方承担，并支付总服务费用XX%的违约金。若因乙方清理不当导致场地设施损坏，乙方应负责修复或赔偿。

**三、通用违约责任条款**

1.**不可抗力免责**：任何一方因不可抗力（如地震、火灾、战争、政府行为等）导致无法履行或无法完全履行合同义务，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后XX日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。

2.**损失赔偿上限**：除本合同另有约定外，任何一方因对方违约行为遭受的直接经济损失，违约方应予以赔偿，但赔偿总额一般不超过守约方在签订合同时预期可得利益的XX%（以合同总价为基础计算），若实际损失超过该比例，双方可另行协商确定赔偿数额。

3.**违约金与赔偿择一适用**：本合同约定的违约金条款与赔偿条款并行存在，但若一方违约，守约方在主张违约金的同时，亦可根据实际损失情况要求赔偿，除非违约金已充分覆盖实际损失。

4.**合同解除权**：若一方发生严重违约行为（如本条第一、二款所述的重大违约，或明确违反合同核心约定），守约方有权书面通知违约方解除本合同，自通知送达之日起合同终止，违约方应承担相应的违约责任。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律、法规、规章的变更或政策调整）、流行病疫情、网络攻击、供电、供水中断等。不可抗力事件应自其发生之日起持续影响本合同履行状态。

2.通知与证明：任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本合同义务时，应立即通知对方，并在XX日内提供不可抗力事件的证明文件，包括但不限于政府公告、新闻报道、保险公司证明、现场照片或视频等。通知和证明的及时性是主张不可抗力免责条件的必要前提。

3.责任免除：因不可抗力导致任何一方不能履行或不能完全履行本合同义务的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除其违约责任，但法律另有规定的除外。遭受不可抗力一方应采取合理措施减少损失，并不能免除其因迟延履行（非因不可抗力本身导致）而产生的责任。

4.合同变更或解除：若不可抗力影响持续超过XX日，双方应协商决定是否变更合同履行方式、延期履行或解除本合同。协商不成的，任何一方均有权单方面解除本合同，合同自解除通知送达对方之日起终止。解除合同后，双方应互相返还已接受的对方财产，已产生的费用按实际情况协商分担或由违约方承担（若因不可抗力导致）。

5.不可抗力消除：不可抗力事件消除后，双方应立即恢复履行本合同，或根据实际情况协商调整合同内容。

第八条争议解决

1.协商：凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商的方式解决；协商应本着公平、合理、高效的原则进行。

2.调解：若协商未能解决争议，双方可共同选择第三方进行调解。调解过程中，调解员应中立、公正，其提出的调解意见仅供参考，不具有强制约束力，但若双方达成调解协议，调解协议经双方签字盖章后具有合同效力。

3.仲裁：若协商或调解未能解决争议，或双方在签订合同时已明确约定通过仲裁解决争议，则任何一方均有权将争议提交至【选择一项或约定范围：例如，中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC）】，按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为【指定城市】，仲裁语言为中文。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，仲裁费用由败诉方承担，或按仲裁规则由双方分担。

4.诉讼：若双方未选择仲裁，且协商、调解亦未能解决争议，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。管辖法院的选择按以下约定：【选择一项或约定范围：例如，以甲方所在地或乙方所在地或合同履行地（会议举办地）有管辖权的人民法院为管辖法院】。诉讼过程中，任何一方变更诉讼请求或提出反诉，均不影响争议解决方式的适用。

5.保密：双方在争议解决过程中，对于披露给对方的不属于公开信息的内容（包括但不限于争议详情、协商/调解/仲裁/诉讼过程、结果等），均负有保密义务，除非法律另有规定或双方另有书面约定。

第九条其他条款

1.通知方式：双方之间的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前XX日以书面形式通知对方。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以快递或挂号信方式发送的，寄出后XX日视为送达。对于需要确认收到的事项，发出通知后应立即进行电话确认。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，作为本合同不可分割的一部分。任何一方不得单方面修改或补充本合同。

3.完整协议：本合同及其附件构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面的协议、谅解和承诺。除非本合同另有约定，任何一方均不得依据本合同以外的其他事项主张权利或履行义务。

4.可分割性：若本合同任何条款被有管辖权的人民