房地产中介公司档案归档管理细则

房地产中介公司档案归档管理细则

一、总则1.目的为加强本房地产中介公司档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用，提高公司工作效率和管理水平，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案的归档管理，包括但不限于客户档案、业务合同档案、员工档案、行政文件档案等。3.管理原则档案管理遵循集中统一、分类整理、规范保管、有效利用的原则。确保档案管理工作的科学性、系统性和规范性，为公司的发展提供有力的信息支持。二、档案管理职责分工1.行政主管部门职责行政主管部门作为公司档案管理的归口部门，负责制定和完善档案管理制度，统筹规划档案管理工作，对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。负责公司行政文件档案、员工档案等综合性档案的收集、整理、归档和保管工作。2.各业务部门职责各业务部门负责本部门业务活动中形成的档案资料的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交至行政主管部门归档。协助行政主管部门做好档案的查阅、利用等工作。三、档案归档范围1.客户档案客户基本信息，包括姓名、联系方式、身份证号码、家庭住址等。客户需求信息，如购房或租房的区域、户型、面积、预算等要求。与客户沟通的记录，包括电话记录、面谈记录、邮件往来等。客户交易记录，如成交房屋信息、成交价格、交易时间等。2.业务合同档案各类房屋买卖、租赁合同，包括合同文本、补充协议等。业务洽谈过程中的相关文件，如意向书、报价单、承诺书等。合同履行过程中的重要文件，如付款记录、交房记录、产权变更手续等。3.员工档案员工入职资料，包括简历、学历证书、身份证复印件、入职申请表等。员工培训记录，如培训课程资料、培训考核成绩等。员工绩效考核资料，包括考核表、考核报告等。员工奖惩记录，如奖励文件、处罚通知等。员工离职资料，如离职申请、离职交接清单等。4.行政文件档案公司内部文件，如公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等。上级主管部门文件，如政策法规、通知、批复等。对外发文，如公司向客户、合作伙伴发出的函件、报告等。公司证照资料，如营业执照、税务登记证、资质证书等。5.财务档案会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计账簿，如总账、明细账、日记账等。财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。税务申报资料，如纳税申报表、税务审计报告等。财务审计报告、验资报告等相关资料。四、档案归档流程1.收集各部门指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料无遗漏。收集的档案资料应保持原始风貌，不得随意涂改、损毁。对于电子档案，应确保文件格式规范、存储完整。2.整理对收集到的档案资料进行分类，按照档案归档范围的类别进行划分。对纸质档案进行编号、编目，注明档案的名称、日期、来源等关键信息。对电子档案进行命名规范，建立相应的文件夹结构，便于查找和管理。3.审核各部门负责人对整理好的档案资料进行审核，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。审核通过后，在档案资料上签字确认。4.移交各部门按照规定的时间（一般为每月末或每季度末）将审核通过的档案资料移交至行政主管部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。5.归档行政主管部门对接收的档案资料进行再次核对，无误后进行统一归档。按照档案类别、时间顺序等进行排列存放，并建立档案索引目录，方便查阅。五、档案保管1.保管设施公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、书架、除湿机、灭火器等，确保档案存放环境安全、整洁、通风。档案库房应设置明显的标识，便于查找和管理。2.分类存放档案应按照不同的类别进行分类存放，如客户档案、业务合同档案、员工档案等应分别存放，便于管理和查阅。对于同一类别的档案，可按照时间顺序或重要程度进行排列。3.定期检查行政主管部门应定期对档案进行检查，一般每季度检查一次，确保档案的完整性和安全性。检查内容包括档案的存放状况、有无损坏或丢失等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录在案。4.电子档案备份对于电子档案，应定期进行备份，一般每周备份一次，备份数据应存储在不同的介质上，如移动硬盘、光盘等，以防数据丢失。备份数据应进行标识，注明备份时间、内容等信息。六、档案查阅与借阅1.查阅公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到行政主管部门查阅。行政主管部门应建立档案查阅登记台账，记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅档案名称等信息。查阅档案应在指定的地点进行，不得将档案带出档案库房，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。如因工作需要摘录部分内容，应经行政主管部门负责人同意，并注明摘录用途。2.借阅公司内部员工因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、目的、借阅期限等信息，经部门负责人和行政主管部门负责人签字同意后，方可借阅。档案借阅期限一般不超过一周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损毁档案。借阅期满后，应按时归还档案，行政主管部门应进行核对，确认无误后在借阅申请表上签字注销。七、档案保密管理1.保密制度公司建立严格的档案保密制度，明确档案保密的范围、措施和责任。所有接触档案的员工都应签订保密协议，严格遵守保密规定。2.保密措施档案库房应采取必要的保密措施，如安装门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。对于涉及商业机密、客户隐私等重要档案，应进行加密存储，并限制访问权限。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。在档案查阅、借阅过程中，应提醒查阅、借阅人员遵守保密规定。3.违规处理对违反档案保密制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。如因违反保密制度给公司造成损失的，将依法追究其法律责任。八、档案鉴定与销毁1.鉴定行政主管部门定期对档案进行鉴定，一般每五年进行一次。鉴定工作由行政主管部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、形成时间、利用价值等因素，确定档案是否仍有保存必要。2.销毁对经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、形成时间等信息。档案销毁清册应经公司主管领导签字批准后，方可进行销毁。档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人监督，并在销毁清册上签字确认。九、附则1.本细