合同管理与审批流程表

合同管理与审批流程工具指南一、适用范围与典型场景本工具适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，涵盖采购合同、服务合同、租赁合同、合作协议等多种类型。典型场景包括：业务部门发起外部合作合同需内部审批时；跨部门协作的合同需明确各方权责时；法务部门需统一审核合同合规性时；管理层需对重大金额或风险合同进行决策时。通过标准化流程，保证合同审批高效、权责清晰、风险可控。二、合同审批全流程操作指南步骤1：需求提出与合同起草发起人：业务部门经办人（某）操作内容：明确合作需求，收集对方主体资质（如营业执照、授权委托书等）；根据合同类型使用标准模板（或参考模板章节），填写合同核心条款（标的、金额、履行期限、违约责任等）；附上相关支撑材料（如报价单、技术协议、过往合作记录等），通过OA系统或审批工具提交“合同审批申请”。步骤2：部门内部初审审核人：业务部门负责人（某）审核要点：合同内容是否符合业务需求，条款是否完整；合同金额是否在部门预算范围内，超出部分需说明理由；合作方资质是否真实有效，履约能力是否符合要求；填写《部门初审意见表》，通过则流转至下一环节，驳回则注明修改要求并退回发起人。步骤3：跨部门会签（如需）会签部门：财务部、人力资源部、行政部等（根据合同类型确定）财务部审核（某）：重点关注付款方式、税务条款、发票类型、资金安排是否符合财务制度；其他部门审核：如行政部审核场地租赁相关条款，人力资源部审核劳动合同/服务协议中的人员资质条款；要求：各部门需在2个工作日内完成会签，逾期未反馈视为默认通过。步骤4：法务合规审核审核人：法务专员（某）审核要点：合同主体、内容是否符合法律法规及公司内部规定；权利义务条款是否对等，违约责任是否明确、可执行；是否存在法律风险（如知识产权、保密条款、争议解决方式等）；出具《法务审核意见》，对重大风险条款需标注并要求业务部门修改。步骤5：管理层最终审批审批人：根据合同金额/类型确定（如部门总监、分管副总、总经理）审批权限：金额≤5万元：部门总监审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；金额＞20万元或重大风险合同：总经理审批；审批内容：重点审核合同战略匹配度、成本效益、风险可控性，签署《管理层审批意见》。步骤6：用印与签署执行人：行政部/综合管理部（某）操作流程：审批通过后，发起人凭《审批完成单》申请合同用印；行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批版本一致性，加盖合同专用章或公章；双方签署：按合同约定签署方式（纸质签署/电子签署），保证签字/盖章清晰、签署日期准确。步骤7：归档与备案归档人：业务部门+档案管理员（某）要求：纸质合同正本（一式X份，按合作方+公司留存）交档案室统一管理；电子版合同同步至公司文档管理系统，标注合同编号、名称、关键词；更新《合同台账》，记录合同编号、名称、签署日期、金额、履行期限、归档状态等信息，便于后续查询与跟踪。三、合同审批流程表模板合同编号合同名称合同类型甲方/乙方合同金额（元）起草部门起草人发起日期审批节点审核/审批意见审批日期当前状态备注HT-2024-001采购服务合同服务类公司/我方80,000市场部张2024-03-01部门初审（李）同意，按流程推进2024-03-02法务审核中需补充对方资质复印件HT-2024-002办公场地租赁合同租赁类物业/我方120,000行政部王2024-03-03财务会签（赵）付款方式调整为季度2024-03-04管理层审批中租期3年，含免租期2个月…………………四、使用过程中的关键注意事项材料完整性：发起审批前需保证合同文本、合作方资质、支撑材料等齐全，避免因材料不全导致审批延误。时限管理：各部门需在规定时限内完成审核（一般不超过3个工作日），紧急合同可标注“加急”并同步沟通审批人。版本一致性：审批通过后，合同文本不得擅自修改；如需变更，需重新发起审批流程并注明“变更原因”。风险防控：法务审核意见为必备环节，对“高风险条款”（如无限责任、争议管辖约定不明等）必须整改后再提交审批。保密要求：