GB∕T 33000-2025大中型企业安全生产标准化管理体系文件（安全规章制度）之37：安全档案管理制度GB∕T 33000-2025大中型企业安全生产标准化管理体系文件（安全规章制度）之36

大中型企业安全生产标准化管理体系文件(安全规章制度)之37：安全档案管理制度大中型企业安全生产标准化管理体系文件(安全规章制度)之37：安全档案管理制度(参考模板文件-雷泽佳编制2025A0)1目的为规范大中型企业安全档案全流程管理，确保档案的真实、完整、安全、可追溯，明确档案形成、收集、整理、归档、利用、移交、鉴定、销毁等各环节要求，为安全生产合规检查、风险管控、事故追溯、责任认定提供可靠依据，防范因档案管理不规范引发的合规风险和安全隐患，保障企业安全生产标准化体系有效运行，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等相关法律法规及GB/T33000-2025等标准要求，特制定本制度。2范围本文件适用于大中型企业（含分子公司、控股单位及具有实际管理权限的关联企业）安全档案的管理活动，覆盖安全管理各环节形成的各类档案，包括安全生产管理类、培训教育类、设备设施类、风险隐患类、事故管理类、特种作业人员类、职业健康类、安全技术类等档案的形成与收集、整理与归档、利用与移交、鉴定与销毁等全流程。本制度涉及企业各业务部门、档案管理部门、安全管理部门及相关岗位人员，劳务派遣单位、外包单位、协作单位派驻人员的安全档案管理参照本制度执行，企业对其档案真实性、完整性负有监督责任。3规范性引用文件中华人民共和国安全生产法（2021修订，中华人民共和国主席令第88号）中华人民共和国档案法（2020修订，中华人民共和国主席令第47号）中华人民共和国档案法实施条例（2024年3月1日起施行，国务院令第772号）中华人民共和国电子签名法（2019年修正）GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范GB/T33000-2025大中型企业安全生产标准化管理体系要求DA/T1-2021档案工作基本术语DA/T13-2022档号编制规则DA/T22-2015归档文件整理规则DA/T50-2014数码照片归档与管理规范DA/T69-2018纸质归档文件装订规范DA/T78-2019录音录像档案管理规范4术语和定义4.1安全档案指企业在安全生产管理、职业健康保护、安全技术研发应用等活动中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存价值，以文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体存在的历史记录，包括安全生产管理、培训、设备、风险、事故、职业健康等相关文件材料及实物凭证。4.2安全档案管理指对安全档案从形成、收集、整理、归档、利用、移交、鉴定到销毁的全过程进行规划、组织、控制和监督的一系列活动，确保档案的完整、安全、有效利用及合规性。4.3电子安全档案指以电子、光学、磁或类似手段生成、发送、接收或储存的，符合档案保存要求的安全管理相关数据电文，包括电子文档、数码照片、录音录像、系统数据、数据库文件、电子签章文件等，需满足真实性、完整性、可用性和安全性“四性”要求。4.4归档范围指按照法律法规、标准规范及企业规定，应当纳入安全档案管理的所有文件材料的具体范围，涵盖安全生产各环节形成的有保存价值的原始记录和衍生材料。4.5保管期限指安全档案自形成并归档后，按照规定需要保存的最低年限，根据档案内容的重要程度、法律效力、利用价值分为永久、长期、短期三个等级及具体年限，其中长期为30年，短期为10年。4.6档案鉴定销毁指由专门小组对已达保管期限或因其他原因需处置的安全档案进行价值评估和合规性审查，确定继续保存、延长保管期限或销毁的过程，销毁需严格按照法定程序和企业规定执行。4.7档案“四性”指电子安全档案的真实性（来源可靠、形成过程可追溯）、完整性（内容完整、无缺失篡改）、可用性（长期可读、可理解）、安全性（防泄露、防破坏、防丢失），是电子档案管理的核心要求。5职责5.1企业主要负责人(1)依据《中华人民共和国安全生产法》规定，对本单位安全档案管理工作全面负责，是安全档案管理工作第一责任人；(2)保证安全档案管理所需资金投入，保障档案库房建设、设施设备购置、人员培训、信息化建设等硬件及软件条件达标；(3)审批安全档案鉴定结果、销毁清册及重大档案管理事项，督促解决档案管理中的重大问题和合规风险；(4)负责审批外部单位借阅永久保管或涉密安全档案的申请；(5)定期听取安全档案管理工作汇报，并将其纳入个人安全生产履职报告。5.2主管（分管）领导(1)负责审批安全档案管理制度、年度管理计划、专项经费预算及调整方案；(2)监督本制度的整体执行情况，协调跨部门、跨层级档案管理相关工作，解决执行过程中的难点问题；(3)审批档案移交、重大档案补全或更正、档案信息化建设方案等重要事项，组织处理档案管理突发事件；(4)负责审批永久保管或涉密安全档案的内部借阅申请；(5)组织对安全档案管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评审。5.3安全管理部门（归口部门）(1)作为安全档案管理的归口部门，负责本制度的制定、修订、宣贯、培训及解释工作，建立标准化的档案管理工作流程；(2)组织识别和动态更新安全档案归档范围，监督各业务部门档案形成与收集的及时性、完整性、真实性；(3)指导、监督档案的整理、归档工作，核查档案质量，建立并动态维护安全档案管理总台账，定期开展档案管理合规性自查；(4)组织开展安全档案管理监督检查，包括日常监督和专项检查，编制检查报告，跟踪问题整改闭环，参与档案鉴定与销毁工作，对违规行为提出处理建议；(5)牵头组织年度安全档案管理专项检查与绩效评价，并跟踪整改与奖惩落实；(6)将安全档案管理要求融入安全风险分级管控和隐患排查治理工作。5.4档案管理部门（或专职档案人员）(1)负责安全档案的集中统一保管，执行档案库房“八防”（防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物、防高温高湿）管理要求；(2)负责安全档案的整理、编目、装订、装盒、排架等具体工作，承担档案借阅登记、利用服务、移交手续办理及档案管理系统的日常维护；(3)牵头组织档案鉴定与销毁工作，负责销毁清册的整理、归档与永久保存，建立鉴定销毁全流程记录；(4)负责电子安全档案的异质备份、数据校验、格式转换及长期保存，确保电子档案“四性”符合GB/T18894要求，定期开展数据恢复测试；(5)负责档案库房温湿度的日常监测与记录，以及安防设施的日常检查，每月抽查档案完整性及借阅合规性，每季度核查电子档案备份及可读性；(6)制定并执行档案应急处置预案，定期组织演练；(7)参与年度档案管理计划编制及绩效评价工作；(8)参与问题整改的效果验证。5.5各业务部门(1)各业务部门（生产、技术、设备、人力资源、工会等）负责人是本部门安全档案管理的第一责任人，应指定专人担任兼职档案员，负责本部门安全档案的形成、积累、初步整理及质量自查；(2)按照规定时限向档案管理部门移交应归档的文件材料，对移交材料的真实性、完整性负责，配合档案部门开展收集、核查及补正工作；(3)负责本部门借阅档案的内部管理，明确借阅人责任，确保档案使用过程中不损毁、不泄密、不擅自复制，按时归还；(4)参与本部门相关档案的鉴定工作，提出档案价值评估意见；(5)负责本部门安全档案形成过程的质量控制，确保文件材料规范、真实、完整；(6)负责本部门安全档案管理问题的整改落实，配合监督检查和绩效评价。5.6人力资源部(1)配合档案管理部门做好档案管理人员的招聘、选拔，组织档案管理专业培训及职称评审等工作，将档案管理技能纳入相关岗位能力要求；(2)将特种作业人员、安全生产管理人员、职业健康监护人员的培训、考核、资格证书、体检报告等档案纳入员工个人档案管理范畴，建立信息同步机制，确保档案信息一致；(3)将安全档案管理工作执行情况纳入员工绩效考核体系，落实奖惩措施；(4)明确并落实安全管理人员与作业人员的档案准入要求。5.7财务部(1)按照制度规定及年度计划，足额提取安全档案管理专项经费，保障档案库房建设、设施设备购置、信息化系统建设、人员培训、档案备份等资金需求；(2)对专项经费使用情况进行单独核算，建立经费使用台账，确保专款专用，定期向安全管理部门及分管领导报送经费使用情况；(3)保障安全生产费用中用于档案管理的支出。5.8信息技术部门(1)负责档案管理系统的开发、部署、升级及安全维护，保障系统稳定运行，提供技术支持；(2)建立电子安全档案的安全保障体系，落实数据加密、访问控制、日志审计、病毒防护、入侵检测等安全措施，防止电子档案被非法访问、篡改或泄露；(3)协助档案管理部门开展电子档案的格式转换、数据迁移及长期保存技术研究，确保电子档案的长期可用性；(4)推广应用数字化、信息化手段，提高档案管理效能；(5)负责系统数据备份与恢复策略的制定与实施，确保档案数据安全。6管理内容及要求6.1基础管理要求6.1.1制度建设要求企业应建立覆盖全流程的安全档案管理制度体系，包括但不限于本制度、电子档案管理细则、档案保密管理规定、档案应急处置预案等，明确各环节管理责任、操作标准、考核要求及奖惩措施;制度应每年度结合法律法规更新、标准修订及企业管理需求开展合规性评审，每3年至少进行一次全面修订，确保与《中华人民共和国档案法实施条例》《中华人民共和国安全生产法》及GB/T33000-2016等最新要求保持一致。6.1.2人员配备要求安全档案管理应实行统一归口管理，档案管理人员（含专职及兼职）需具备档案管理专业知识及安全生产基础知识，持有档案管理岗位培训合格证书，优先录用具备档案管理专业职称的人员；档案管理人员应忠于职守、遵纪守法、保守秘密，定期参加档案管理及安全生产相关培训，不断提升专业能力；档案管理人员离职、调岗时，必须办理档案交接手续，签订《安全档案交接清单》，明确交接范围、数量及质量状况，由部门负责人监交，交接不清不得离职。6.1.3库房设施要求应设置独立的档案库房，与办公区域、生产区域物理隔离，库房使用面积应满足当前档案存储需求及未来5年发展规划，档案柜（架）数量充足，排列整齐，留有合理通道；库房必须配备符合标准的防火（灭火器、烟感报警器、自动气体灭火系统）、防盗（门禁系统、监控设备）、防水（排水设施、防渗漏处理）、防光（防紫外线窗帘、无直射光源）、防尘（密闭门窗、空气净化设备）、防有害气体（通风设备、活性炭吸附装置）、防有害生物（防虫药剂、除湿设备）设施及温湿度调控设备（空调、除湿机），温湿度应控制在温度14℃-24℃，相对湿度45%-60%，并建立温湿度监测记录台账，每日至少记录1次。；电子档案存储设备应放置在专用机房或防磁柜中，配备UPS不间断电源及防雷击设施，确保设备稳定运行；库房应建立出入库登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入，严禁在库房内吸烟、存放易燃易爆物品及食品。6.1.4保存形式要求安全档案实行“纸质与电子双轨制”管理，重要档案应同时保存纸质版本及符合要求的电子版本，确保档案信息的安全性和可用性。鼓励有条件的单位推行电子档案单套制管理，但需确保符合国家电子档案单套管理相关要求；电子档案保存应符合GB/T18894要求，采用符合国家标准的文件格式（如PDF/A、DOCX、JPEG等），做好数据异质备份（至少采用2种不同存储介质，如硬盘、光盘、云存储），备份数据应异地存放（异地距离不小于50公里），备份周期不超过3个月，每次备份后需进行数据校验，确保备份数据完整可用。对录音录像、数码照片等特殊载体档案，应单独存储并定期检查播放及读取性能，及时进行格式转换和迁移，防止数据丢失。6.1.5归档时限要求各业务部门应在安全档案文件材料形成之日起30天内完成收集、初步整理及质量自查，并向档案管理部门提交移交申请；档案管理部门在接收文件材料后，应在15个工作日内完成审核、整理、编号、归档工作，对不符合要求的材料应出具《档案补正通知书》，退回业务部门限期补正，补正后重新移交；重大生产安全事故档案、重要合规性文件等特殊档案，应在事件处理完毕后7个工作日内完成归档。6.2归档范围6.2.1安全生产管理类档案包括但不限于：安全生产管理制度体系文件（含制定、修订、废止记录）、全员安全生产责任制文件及考核记录、安全生产年度计划与总结、安全会议纪要及决议、安全生产投入台账及票据、合规性评价报告及整改记录、应急预案及评审记录、应急演练方案、记录及评估报告、相关方（外包单位、供应商）安全管理协议及评价资料、安全生产标准化评审材料及持续改进记录、安全管理信息化系统运行记录、安全文化建设相关文件、安全生产委员会会议记录及决议等。6.2.2培训教育类档案严格按照“一期一档”和“一人一档”原则建立，具体参照DB43/T3169-2024要求执行，包括但不限于：培训需求分析报告、培训方案、通知、师资资质证明、学员名册、考勤记录（含电子签到或视频考勤记录）、教材课件、考核试题、成绩册、证书发放记录、个人培训履历、资格证书原件及复印件、培训效果评估报告、安全行为观察与沟通记录、不安全行为统计分析报告等。6.2.3设备设施类档案包括但不限于：特种设备安全技术档案（含产品合格证、安装验收报告、使用登记证、定期检验报告、维护保养记录）、安全防护设备采购合同、验收记录、维护保养记录、检测检验报告、设备台账、设备报废审批手续及处置记录、安全设备设施技术改造方案及验收记录、危险性较大设备设施的在线监测系统运行记录等。6.2.4风险隐患类档案包括但不限于：风险辨识与评估方案、报告及更新记录、重大危险源辨识、评估、备案材料及监控记录、隐患排查计划、排查记录、整改通知书、整改方案、复查验收记录、隐患治理台账、风险分级管控清单及管控措施记录、安全风险分级管控效果评价报告、重大事故隐患判定及管理记录（含报告、跟踪、评估、销号）等，符合GB/T33000-2025中风险管控相关要求。6.2.5事故管理类档案包括但不限于：事故报告（含初报、续报、终报）、事故现场勘查记录、照片、视频等取证材料、事故调查组成员名单及授权文件、事故询问笔录、技术鉴定报告、事故分析报告、责任认定文件、处理决定、整改措施及落实情况跟踪记录、善后处理协议及支付凭证、事故统计报表、事故案例警示教育材料等，符合《生产安全事故报告和调查处理条例》要求。6.2.6特种作业人员类档案包括但不限于：特种作业人员和特种设备操作人员的个人信息、身份证明、学历证书、职业健康体检报告、操作资格证书（含复审记录）、培训记录、作业绩效记录、违章操作记录及处理决定、奖惩记录等。6.2.7职业健康类档案包括但不限于：职业健康监护档案（含上岗前、在岗期间、离岗时体检报告）、职业病危害因素检测与评价报告、职业病防护设施配置及维护记录、职业病危害告知书、职业健康培训记录、职业病病例报告及处理记录等，符合《中华人民共和国职业病防治法》要求。6.2.8安全技术类档案包括但不限于：安全技术研究成果报告、安全技术改造方案及验收记录、安全新技术、新工艺推广应用记录、安全检测检验技术报告、安全评价报告（含预评价、验收评价、现状评价）等。6.2.9应急管理类档案包括但不限于：应急管理机构设置及职责文件、应急管理制度、应急预案（含综合、专项、现场处置方案）及评审备案资料、应急培训与演练记录、应急物资清单及维护记录、应急救援过程记录及评估报告等。6.2.10其他类档案包括但不限于：安全生产相关的法律文书、行政许可文件（含安全生产许可证、特种设备使用登记证等）、政府部门检查通知及整改回复、荣誉证书及表彰文件、投诉举报处理记录、安全生产责任险投保及理赔记录等有保存价值的文件材料。6.3保管期限6.3.110年保管期限：普通安全生产管理文件（如日常安全检查记录、月度安全工作总结）；一般隐患整改记录（未造成后果的）；常规安全会议记录（非重要决策类）；非高危行业普通员工培训档案（无资格要求的）；安全宣传材料、临时安全通知；应急演练档案。6.3.230年保管期限：特种作业人员安全生产培训档案（不含资格证书）；特种设备操作人员培训档案；一般生产安全事故档案（未造成人员死亡的）；特种设备日常维护保养记录；安全投入台账及票据；相关方安全管理资料；职业健康体检报告（在岗期间普通体检）；培训教育档案、应急预案档案（不含预案本身）、物资清单。6.3.3长期保管（具体年限依据法规或标准，通常为10年或30年）：有行业要求的“一人一档”安全生产培训个人档案；重大危险源监控档案；重大隐患整改档案；重要设备安全技术档案；安全生产标准化评审材料；应急预案及演练记录；安全评价报告；职业病危害因素检测与评价报告；特种作业人员资格证书复印件。6.3.4永久保管重大及以上生产安全事故档案（造成人员死亡或重大财产损失的）；企业安全生产发展重要历史记录（如安全生产许可证、重大安全技术成果）；涉及重大权益的法律文书（如重大事故责任认定书、重要合同）；具有永久保存价值的荣誉证书；企业主要负责人安全生产履职记录；安全档案鉴定意见书及销毁清册；员工职业健康监护档案（终身保存）；日常管理文件、应急预案及备案资料、应急救援档案。注：当不同文件材料组合归档时，保管期限按照其中最长保管期限确定；法律、法规及标准有特殊规定的，从其规定。6.4形成与收集6.4.1形成质量要求安全档案文件材料应真实、齐全、完整、准确、规范，手写文件应使用蓝黑或碳素墨水书写，字迹清晰、工整，无涂改、伪造、缺失等情况；电子文件应使用规范的文件命名格式，内容与纸质文件一致；录音录像等视频图像归档的，分辨率不低于1280×720，帧率不低于25帧/秒，音频清晰可辨；考勤用线下培训视频可延时录影，间隔不超过30秒，帧率不低于1帧/秒，面部特征图片像素不低于300×300，确保能够清晰识别人员身份；文件材料需有明确的形成单位、日期及责任人签字，外来文件需加盖接收单位公章或有接收人签字。6.4.2收集责任要求各业务部门兼职档案员负责本部门档案收集工作，建立《部门安全档案收集台账》，实时跟踪文件材料形成情况，确保应归档文件材料无遗漏；跨部门形成的档案，由牵头部门负责收集汇总，会同参与部门进行审核确认后移交；重大事项档案由安全管理部门牵头收集，各相关部门配合；对于时效性强或易丢失的文件材料（如事故现场照片、临时会议记录），应立即收集并临时归档，后续完善相关手续。6.4.3电子档案收集要求电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规，符合《中华人民共和国电子签名法》规定的可靠电子签名要求，能够有效表现所载内容并可供随时调取查用；电子档案收集时应一并收集元数据（如文件创建时间、修改时间、创建人、文件格式等），确保电子档案的可追溯性；扫描形成的电子档案，分辨率不低于300dpi，色彩模式根据文件类型选择（文字类为黑白，图片类为彩色），确保扫描内容清晰、完整；禁止收集来源不明、内容虚假或不符合格式要求的电子文件作为电子安全档案。6.5整理与归档6.5.1整理原则以“件”为单位进行整理，遵循“分类准确、组卷合理、编目规范、装订牢固”的原则，纸质文件符合DA/T22要求，电子文件符合GB/T18894要求，照片符合GB/T11821及DA/T50要求，录音录像文件符合DA/T78要求。6.5.2组件要求每份独立文件为一件，如“培训通知”一份为一件，教材一本为一件；同一批次、同一主题的文件材料可合并为一件，如同一批次的学员学历证书、同一设备的多份维护记录等，合并件内文件需按逻辑顺序排列；正本与定稿、正文与附件、请示与批复应作为一件整理，其中正本在前、定稿在后，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后。6.5.3排序要求按照归档范围分类顺序排列，同一类别内按文件形成时间先后排序，时间相同的按重要程度排序（正文在前、附件在后，主件在前、附件在后）；年度内文件按形成月份排序，跨年度文件按年度先后排序，重大事件相关文件可集中排序。6.5.4分类要求采用“年度-保管期限-问题”三级分类法：按年度区分文件形成年份；按保管期限划分保存等级（永久、长期、中期、短期）；按问题分为管理类、培训类、设备类、风险隐患类、事故类、职业健康类、安全技术类、其他类8个一级类目，每个一级类目可根据需要设置二级子目；分类标识应清晰标注在档案盒及档案目录中，确保检索便捷。6.5.5编号要求逐件编写档号，符合DA/T13要求，档号具有唯一性和可追溯性；“一期一档”档号结构为“单位简称或全宗号-门类代码・年度-保管期限-档案类别-件号”，其中门类代码统一为“AQ”（安全），保管期限代码为“Y”（永久）、“C”（长期）、“Z”（中期）、“D”（短期），档案类别代码为“GL”（管理类）、“PX”（培训类）、“SB”（设备类）等，件号用4位阿拉伯数字表示（不足补0），示例：“ABC公司-AQ・2024-Y-GL-0001”；“一人一档”档号结构为“单位简称或全宗号-门类代码・建档对象姓名-保管期限-件号”，示例：“ABC公司-AQ・张三-C-0001”。档号应加盖或书写在文件首页归档章指定位置，电子档案档号应与纸质档案一致，录入档案管理系统。6.5.6编目要求逐件编制《安全档案归档文件目录》，包括序号、档号、题名、日期、页数、形成单位、备注等项目，目录应一式两份，一份随档案保存，一份由档案管理部门留存；无标题或标题不规范的文件，需根据文件内容自拟标题并加方括号“[]”，如“[2024年安全生产月活动方案]”；日期采用国际标准日期表示法（如20240101），文件形成日期不明确的，需注明推断日期及依据；电子档案目录应包含电子文件格式、存储位置、大小等额外信息，与纸质档案目录关联对应。6.5.7归档章加盖要求在纸质文件首页上端空白位置加盖归档章，填写单位简称或全宗号、年度、保管期限、件号、页数等必备项，问题（类别）为选择项；归档章应加盖清晰、端正，不得覆盖文件内容，文件首页无空白位置的，可加盖在文件末页或附页上，并在备注中说明。6.5.8装订要求纸质文件装订符合DA/T69要求，以件为单位装订，装订前需修整文件（裁剪毛边、折叠超大页面），确保文件页面平整、大小一致；装订应牢固、安全、简便，不损页、不倒页、不压字，宜使用不锈钢订书钉（骑马钉装订）或棉线装订，装订位置为文件左侧距边距1.5cm处，骑马钉装订位置为文件上、下各1/4处；破损文件应先修复再装订，字迹模糊的应进行复制并与原件一并装订。6.5.9装盒与归档要求将整理好的文件按档号顺序装入档案盒，档案盒应选用无酸、无碱的标准档案盒，符合档案保存要求，盒内放置备考表，注明盒内文件数量、缺损情况及整理人、整理日期；档案盒脊应填写单位简称、年度、保管期限、档案类别及起止档号，填写清晰、规范，便于检索；完成整理后，档案管理部门应与业务部门办理正式归档手续，填写《安全档案归档登记表》，双方签字确认，归档信息同步录入档案管理系统，档案按档号顺序排架存放。6.6利用与借阅6.6.1借阅手续要求企业内部人员借阅安全档案需填写《安全档案借阅登记表》，注明借阅人、部门、借阅档案档号及名称、借阅用途、借阅期限，经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后方可借阅；借阅永久保管档案或涉密档案的，需经企业分管领导审批；外部单位（如政府监管部门、审计机构）借阅安全档案，需出具单位正式介绍信及借阅人身份证明，经企业主要负责人审批同意后，由档案管理部门专人陪同查阅，不得擅自带出档案库房；借阅期限一般不超过15个工作日，确需延长的，需提前3个工作日向档案管理部门提交延期申请，经批准后方可延长，延长时间不超过15个工作日，同一档案累计借阅期限不超过30个工作日。6.6.2借阅使用要求借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得涂改、勾画、圈点、抽取、损毁档案页面，不得擅自复制、扫描、拍摄、传播档案内容；涉密档案借阅需遵守企业保密管理规定，仅限在指定涉密场所使用，不得携带至非涉密区域；借阅档案需用于合法合规用途，不得用于与安全生产管理无关的活动，严禁利用档案信息从事违法违规行为；档案管理部门应在借阅期间对档案使用情况进行跟踪，发现违规使用行为及时制止并上报。6.6.3归还检查要求档案归还时，档案管理人员应立即清点档案数量，检查档案完整性及有无损毁、涂改等情况，核对无误后由借阅人及档案管理人员在《安全档案借阅登记表》上履行归还手续，注明归还日期；发现档案缺失、损毁、涂改的，应立即报告档案管理部门负责人及安全管理部门，查明原因，采取补救措施，并根据《安全档案管理责任追究办法》追究相关人员责任；对于逾期未归还的档案，档案管理部门应在逾期后3个工作日内发出《档案催还通知书》，督促借阅人及时归还，逾期超过15个工作日的，上报分管领导处理。6.6.4利用限制要求未归档的文件材料、正在形成过程中的档案不得对外提供利用，内部利用需经业务部门负责人审批；涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，严格限制利用范围，需经保密管理部门及相关业务部门联合审批，利用过程中需签订《保密承诺书》，不得泄露相关信息；档案利用过程中形成的衍生材料（如复印件、分析报告），需由档案管理部门统一登记管理，使用完毕后按规定回收或归档。6.7移交6.7.1移交条件要求企业因机构调整、合并、分立、撤销等原因需要移交档案的，应在相关决议生效后30个工作日内启动档案移交工作；按规定需向国家档案馆移交档案的，应在达到移交年限前6个月做好移交准备工作，按时移交；档案移交前需完成整理、鉴定、编目等工作，确保移交档案完整、规范，电子档案需完成数据校验及格式转换，确保符合移交要求；企业破产、注销的，应在清算前将安全档案移交至上级主管单位或指定的档案保管机构，不得擅自处置。6.7.2移交手续要求交接各方应成立移交工作小组，根据档案管理台账及归档目录共同清点核对档案，对档案数量、类别、保管期限、完好状况进行逐一确认，形成《安全档案移交核查记录》；确认无误后，签订《安全档案移交清册》，明确移交档案的数量、类别、保管期限、移交原因、移交日期、责任划分等信息，移交方、接收方及监交方签字盖章，清册一式三份，各方各执一份；移交过程中发现档案缺失、损毁的，应立即查明原因，由责任方负责补正或出具说明，否则不得办理移交手续。6.7.3电子档案移交要求电子档案移交应通过加密网络或专用存储介质进行，确保移交过程安全可控，防止数据泄露或篡改。移交时需一并提供电子档案“四性”检测报告、元数据、档案管理系统数据字典及操作手册，确保接收方能够正常读取和管理电子档案；电子档案移交后，移交方应保留备份至少1年，确认接收方无数据问题后方可删除备份。6.8鉴定与销毁6.8.1鉴定小组组建要求成立由档案管理部门牵头，分管档案工作的企业领导任组长，安全管理部门、法务部门、相关业务部门代表及外部档案专家（必要时）组成的档案鉴定小组，成员不少于5人，明确各成员职责及工作纪律；鉴定小组名单需报企业主要负责人批准，人员调整时需重新履行审批手续，确保鉴定工作的权威性和公正性。6.8.2鉴定流程要求鉴定小组每2年开展一次档案鉴定工作，对已达保管期限的档案进行逐件评估，特殊情况下可临时组织鉴定；鉴定时需依据档案内容的重要性、法律效力、利用价值及相关法律法规要求，结合企业实际情况，形成《安全档案鉴定意见书》，明确每卷档案的处理意见（继续保存、延长保管期限或销毁），延长保管期限的需注明延长理由及具体年限；《安全档案鉴定意见书》需经全体鉴定小组成员签字确认，报企业分管领导审核。6.8.3销毁审批要求经鉴定确认无保存价值的档案，由档案管理部门根据《安全档案鉴定意见书》登记造册，形成《安全档案销毁清册》，详细列明销毁档案的档号、题名、类别、形成日期、保管期限、销毁原因等信息；《安全档案销毁清册》需经企业分管领导审核后，报企业主要负责人批准；涉及重大事项的档案销毁，需报上级主管单位备案；严禁未经鉴定、审批擅自销毁任何安全档案，销毁清册及相关审批文件需永久保存。6.8.4销毁实施要求销毁工作由档案管理部门组织实施，选择符合安全要求的销毁机构（如具备资质的保密销毁单位），签订销毁服务协议，明确安全责任及保密义务；销毁前需由档案管理部门与业务部门共同再次核对档案，确认无误后移交销毁机构，销毁过程需有2名以上监销人全程监督，监销人由安全管理部门及法务部门人员担任；销毁完成后，销毁机构需出具《档案销毁证明》，销毁人员及监销人员在《安全档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期、地点及方式；电子档案销毁需采用专业的数据销毁技术（如物理粉碎、多次覆写），确保数据无法恢复，销毁过程需进行全程录像，录像资料保存1年以上；严禁将待销毁档案作为废纸、废品出售或擅自丢弃，防止档案信息泄露。6.9保密与应急管理6.9.1保密要求档案管理人员及相关人员应签订《安全档案保密承诺书》，严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容，严禁向无关人员提供档案信息；涉密安全档案应单独存放于保密档案柜中，建立涉密档案管理台账，借阅、复制、传递需遵守国家及企业保密规定，办理严格的审批手续；档案管理系统及电子档案存储设备需设置访问权限，采用身份认证、数据加密等安全措施，定期进行安全漏洞扫描，防止信息泄露。6.9.2应急管理企业应制定《安全档案应急处置预案》，明确火灾、水灾、地震、数据泄露等突发事件的应急处置流程、责任分工及应急措施，并纳入企业总体应急预案体系；预案内容应包括档案分级（一级/红色、二级/黄色、三级/蓝色）、抢救顺序、档案临时存放场所、受损档案修复方法等；定期组织档案应急演练，每年至少开展1次，检验预案的可行性及应急处置能力，及时完善预案；档案库房及电子档案存储场所应配备应急救援设备（如灭火器、应急灯、防水沙袋、备用存储设备等），确保突发事件发生时能够有效保护档案安全。7相关记录（安全档案管理）工作记录清单记录编号记录名称涉及流程记录形式/格式/载体电子记录所属系统及模块记录内容要点保存期限责任部门AQ-DA-01安全档案管理台账档案管理全流程-纸质媒介：台账表（含档案基本信息、流转记录、审核签字）；

-电子媒介：Excel台账、档案管理系统记录。档案管理系统-档案台账模块档案档号、题名、类别、形成日期、保管期限、归档日期、借阅记录、移交记录、销毁记录、档案状态等永久档案管理部门AQ-DA-02安全档案归档文件目录整理与归档-纸质媒介：目录表（含签字确认）；

-电子媒介：PDF扫描件、档案管理系统目录。档案管理系统-归档管理模块序号、档号、题名、日期、页数、形成单位、备注、归档人、审核人与对应档案保管期限一致档案管理部门AQ-DA-03安全档案借阅登记表利用与借阅-纸质媒介：登记表原件（含借阅人、审批人签字）；

-电子媒介：PDF扫描件、档案管理系统借阅记录。档案管理系统-利用管理模块借阅人、部门、借阅档案档号及名称、借阅用途、借阅日期、归还日期、经办人、审批人、档案状态、催还记录10年档案管理部门AQ-DA-04安全档案移交清册移交-纸质媒介：清册原件（含交接双方签字盖章）；

-电子媒介：PDF扫描件、档案管理系统移交记录。档案管理系统-移交管理模块移交单位、接收单位、监交单位、移交日期、档案清单（档号、题名、数量、保管期限）、交接人员、监交人员、移交说明永久档案管理部门AQ-DA-05安全档案鉴定意见书鉴定与销毁-纸质媒介：意见书原件（含鉴定小组成员签字）；

-电子媒介：PDF扫描件、档案管理系统鉴定记录。档案管理系统-鉴定销毁模块鉴定档案清单、鉴定日期、鉴定依据、鉴定意见、重新划定保管期限（如需）、鉴定小组成员签字、审核意见永久档案管理部门AQ-DA-06安全档案销毁清册鉴定与销毁-纸质媒介：清册原件（含批准人、监销人签字）；

-电子媒介：PDF扫描件、档案管理系统销毁记录。档案管理系统-鉴定销毁模块销毁档案档号、题名、类别、形成日期、保管期限、销毁原因、销毁日期、销毁方式、批准人、监销人、销毁人员、销毁机构证明永久档案管理部门AQ-DA-07电子档案备份记录表电子档案管理-纸质媒介：记录表（含备份人、审核人签字）；

-电子媒介：Excel表格、档案管理系统备份记录。档案管理系统-电子档案模块备份档案类别、备份日期、备份介质、备份方式、备份人、审核人、数据校验结果、存储位置、恢复测试记录与对应电子档案保管期限一致档案管理部门AQ-DA-08档案管理监督检查记录表监督检查-纸质媒介：检查表原件（含检查人员、被检查部门签字）；

-电子媒介：PDF扫描件、安全管理系统检查记录。安全管理系统-监督检查模块检查日期、检查内容、检查依据、发现问题、整改要求、整改期限、整改结果、检查人员、被检查部门负责人、复查人员10年安全管理部门AQ-DA-09档案库房温湿度监测记录表库房管理-纸质媒介：监测表；

-电子媒介：Excel表格、库房环境监控系统记录。档案管理系统-库房管理模块监测日期、时间、温度值、湿度值、监测人、异常情况及处理记录10年档案管理部门AQ-DA-10安全档案应急处置预案及演练记录应急管理-纸质媒介：预案文本、演练记录（含签到、评估）；

-电子媒介：PDF扫描件、应急管理系统记录。应急管理系统-档案应急模块预案内容、演练时间、地点、情景、参与人员、处置过程、评估结论、改进措施永久（预案）、10年（演练记录）档案管理部门、安全管理部门AQ-DA-11安全档案保密承诺书保密管理-纸质媒介：承诺书原件（签字）；

-电子媒介：档案管理系统记录（签署状态）。档案管理系统-权限管理模块（签署状态）承诺人、承诺内容、签署日期、有效期限离职或调岗后3年人力资源部、档案管理部门8附件附件A：安全档案管理工作流程表附件A：安全档案管理工作流程表PDCA阶段一级流程二级流程三级流程（关键活动步骤）责任部门流程输入流程输出主要风险描述监测绩效控制和检查点P（策划）基础管理制度建设1)收集最新法规标准及企业管理需求；

2)起草/修订安全档案管理制度及配套细则；

3)组织跨部门评审；

4)报分管领导审批发布；

5)开展全员宣贯培训并留存记录。安全管理部门（牵头）、档案管理部门、各业务部门相关法律法规、标准规范、企业安全生产实际、过往管理问题1)审批通过的安全档案管理制度及细则；

2)职责分工文件；

3)宣贯培训记录及签到表；

4)制度评审意见汇总。1)制度与现行法规标准不符导致合规风险；

2)职责划分不清引发推诿扯皮；

3)宣贯不到位导致执行偏差。1)制度审批签字记录；

2)宣贯培训签到及考核记录；

3)年度制度合规性评审报告。计划编制1)分析上年度档案管理存在问题；

2)识别年度归档范围及增量需求；

3)编制年度档案管理计划（含经费、人员、设施需求）；

4)报分管领导审批；

5)分解计划至各责任部门。档案管理部门（牵头）、安全管理部门、财务部上年度档案管理总结、年度安全生产计划、档案存量统计、经费预算标准。1)审批通过的年度档案管理计划；

2)计划分解表及责任清单；

3)经费预算申请文件。1)计划未覆盖关键档案类别导致遗漏；

2)资源预算不足影响执行；

3)计划与业务需求脱节。1)计划审批记录；

2)需求识别分析报告；

3)季度计划执行进度检查表D（实施）档案形成与收集形成控制1)各部门按制度要求形成文件材料（确保真实完整）；

2)兼职档案员核查材料质量（手写用蓝黑或碳素墨水、电子文件格式规范）；

3)对声像材料进行质量校验（分辨率、帧率达标，录音录像分辨率不低于1280×720，帧率不低于25帧/秒）；

4)标注文件形成信息（单位、日期、责任人）。各业务部门（主体）、安全管理部门（监督）安全生产管理活动记录、培训课件、设备资料、风险评估报告等原始材料。1)符合质量要求的各类文件材料；

2)形成质量核查记录表；

3)声像材料质量校验报告。1)文件材料虚假、涂改或缺失；

2)声像材料不清晰无法追溯；

3)形成信息标注不全。1)文件材料完整性检查表；

2)形成过程监督记录；

3)问题材料退回整改单。收集移交1)兼职档案员按30天时限收集整理本部门材料；

2)跨部门材料由牵头部门汇总；

3)填写移交清单并签字确认；

4)向档案管理部门提交移交申请及材料；

5)档案部门在15个工作日内完成审核（不合格则出具《档案补正通知书》）。各业务部门（收集）、档案管理部门（接收）、牵头部门（跨部门材料）已形成的各类安全文件材料、部门档案收集台账1)移交文件材料；

2)档案移交清单（双方签字）；

3)《档案补正通知书》（如需）；

4)移交时限核查记录。1)移交不及时延误归档；

2)材料缺失未被发现；

3)跨部门材料推诿扯皮。1)移交清单签字记录；

2)移交时限统计报表；

3)缺失材料跟踪记录表。整理与归档整理操作1)按“年度-保管期限-问题”分类；

2)以“件”为单位排序（时间先后+重要程度）；

3)编写档号（符合DA/T13要求）；

4)编制归档目录及备考表；

5)加盖归档章并装订（符合DA/T69要求）；

6)电子档案进行格式规范、元数据采集与“四性”检测。档案管理部门（主体）、各业务部门（配合）接收的文件材料、归档范围及分类标准、档号编制规则1)分类整理完毕的档案；

2)归档文件目录；

3)档案备考表；

4)电子档案元数据及“四性”检测报告。1)分类错误导致检索困难；

2)档号编制不唯一；

3)装订不规范损坏文件；

4)电子档案“四性”不达标。1)整理质量检查表；

2)档号编制核查记录；

3)电子档案“四性”检测报告。正式归档1)档案按档号装入标准档案盒并填写盒脊；

2)录入档案管理系统建立电子台账；

3)填写《安全档案归档登记表》双方签字确认；

4)档案按排架规则入库保存；

5)电子档案完成异质备份与异地存放。档案管理部门整理完毕的档案、归档文件目录、档案管理系统1)入库档案；

2)档案管理台账（电子+纸质）；

3)《安全档案归档登记表》；

4)电子档案备份记录。1)归档登记遗漏导致档案失控；

2)电子档案未备份存在丢失风险；

3)档案盒信息填写错误。1)归档登记表签字记录；

2)台账完整性核查表；

3)电子档案备份验证报告。利用与借阅借阅审批1)借阅人填写《安全档案借阅登记表》注明用途及期限；

2)部门负责人审核；

3)档案部门负责人审批（永久/涉密档案需分管领导审批）；

4)外部借阅需提供单位正式介绍信及借阅人身份证明，并经企业主要负责人审批；

5)档案部门核对身份后办理借阅手续，必要时签订《保密承诺书》。借阅部门（申请）、档案管理部门（审批）、分管领导/主要负责人（重大审批）借阅申请、借阅人身份证明、外部单位介绍信1)审批通过的借阅登记表；

2)《保密承诺书》（涉密档案）；

3)借阅审批流转记录。1)违规审批导致档案泄密；

2)借阅用途不明；

3)外部借阅资质审核不严。1)借阅审批流程记录；

2)借阅用途核查记录；

3)外部借阅资质备案表。归还管理1)借阅人按时归还档案；

2)档案员清点数量并检查