采购申请审批单物资需求与预算核对版

采购申请审批单（物资需求与预算核对版）工具说明一、适用场景说明本工具适用于企业内部各类采购申请的前置审核环节，主要在以下场景中使用：常规采购需求：各部门因日常运营、项目执行等需要采购常规物资（如办公用品、生产耗材、设备配件等）时，需通过本工具核对需求与预算的匹配性。新增物资采购：首次采购或未纳入常规采购目录的物资，需明确需求规格并核实预算是否可覆盖。预算调整申请：当采购金额超出原部门预算或需动用专项预算时，需通过本工具说明预算调整原因及来源。跨部门协同采购：涉及多部门使用或分摊成本的物资，需由需求部门发起，协同相关部门确认需求及预算分摊比例。二、操作流程详解第一步：基础信息填写由申请人登录采购管理系统或填写纸质单据，录入基础信息：申请单号（系统自动或按规则编号，如“CG-2024-X”）；申请部门（需求所属部门，如“行政部”“生产部”）；申请人（需求发起人，填写姓名工号，如“*，ZG001”）；联系方式（申请人办公电话或内部通讯号，保证可联系）；申请日期（提交申请的当日日期）；需求部门（与申请部门一致时可不填，不一致时填写实际使用部门）；需求日期（物资计划到货或使用的具体日期）；物资用途（简要说明采购物资的使用场景，如“用于项目办公设备配置”“生产车间日常耗材补充”）。第二步：物资需求明细填报申请人按“一物一栏”原则填写物资需求明细，保证信息准确完整：序号（按物资类别或优先级排序）；物资名称（使用规范全称，避免简称，如“A4复印纸”而非“纸”）；规格型号（明确技术参数，如“尺寸：A4；克重：70g；颜色：白色”）；单位（法定或常用计量单位，如“台”“件”“箱”“米”）；需求数量（根据实际需求估算，需说明计算依据，如“按部门20人，每人每月1包，共3个月需求”）；预估单价（参考历史采购价、市场询价或供应商报价，需注明价格来源，如“参考2023年采购单价元/件”）；预估总价（需求数量×预估单价，系统自动计算或人工复核）；备注（补充说明特殊需求，如“需环保认证”“急用物资，要求3天内到货”等）。第三步：预算信息核对与填报申请人协同财务部门或通过预算管理系统核对预算信息：预算科目（选择对应的预算项目，如“行政费用-办公费”“生产成本-直接材料”）；预算编号（年度预算分配的唯一编号，由财务部门提供）；年度预算金额（本年度该科目的总预算额度）；已使用预算金额（本年度内该科目已发生的采购支出）；本次申请预算金额（与“预估总价”一致，若需超预算需在此栏注明“超预算”）；预算来源（选择“年度部门预算”“专项项目预算”“预算调剂”等，超预算需说明调剂来源及审批流程）。第四步：部门负责人初审申请部门负责人对需求合理性及预算准确性进行审核：核查物资需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购或浪费；确认预算科目及金额是否正确，是否在部门可用预算范围内；审核通过后签字并填写日期，注明“同意提交”；若不通过，需注明驳回理由（如“需求不明确，请补充规格”“超预算，需调整申请数量”）。第五步：采购与财务部门联合核对采购部门接收申请后，联合财务部门进行二次核对：采购部门：核查物资名称、规格是否属于集中采购目录，是否需要招标或询比价；确认预估单价是否符合市场行情，必要时提供3家以上供应商报价作为依据。财务部门：核对预算科目是否正确，预算余额是否充足，超预算申请是否履行了预算调整审批流程。核对无误后，双方在审批单上签字确认；若存在争议，由采购部门牵头组织申请人、部门负责人、财务专员召开沟通会，达成一致后修改申请。第六步：提交最终审批完成核对后，审批单按权限提交至最终审批人（如部门总监、分管副总、总经理）：审批人重点审核需求必要性、预算合规性及流程完整性；审批通过后，采购部门启动采购执行流程；审批驳回的，由申请人根据意见修改后重新提交。三、采购申请审批单（物资需求与预算核对版）模板申请单号申请部门申请人联系方式需求部门需求日期物资用途申请日期一、物资需求明细序号物资名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预估总价（元）备注123……二、预算信息预算科目预算编号年度预算金额（元）已使用预算金额（元）本次申请预算金额（元）预算来源超预算说明□是□否（若选“是”，请说明）三、审批流程审核环节审核人审核意见签字日期部门负责人审核采购部门核对财务部门预算审核分管领导审批最终审批（如需）四、备注说明（可填写其他需补充说明的事项，如供应商推荐、特殊交货要求等）四、关键注意事项需求描述准确性：物资名称、规格型号等需明确具体，避免使用“类似”“大概”等模糊表述，防止采购到不符合实际需求的物资。预算合规性：严禁超预算采购，若因特殊情况需超预算，必须提前说明原因并完成预算调整审批流程，不得先采购后补手续。价格依据充分性：预估单价需参考历史数据或市场询价，单笔金额较大（如超过5000元）时，需附供应商报价单或比价记录作为支撑。审批流程完整性：必须按顺序完成部门初审、采购与财务核对、最终审批，不得跳过环节或逆向审批，保证流程可追溯。信息一致性：申请单中的“需求部门”“物资用途”“预算科目”等信息需前后一致，避免因信息矛盾导致审批延误。变更及时性