行政单位会务组织流程手册

行政单位会务组织流程手册一、会务前期筹备阶段（一）需求确认与信息收集行政人员需与会议发起部门深度沟通，明确核心需求：会议类型：区分决策会、工作部署会、研讨会等（如培训会需侧重教学设备与资料准备，决策会需强化材料严谨性）。规模与人员：确认参会人数、层级（含外部嘉宾）、部门分布，据此规划场地、座位及接待标准。时间与周期：明确会议日期、时长（单日/多日），避开重要活动或节假日冲突。核心诉求：如是否需决议文件、是否涉密（同步规划保密措施）。（二）会议方案拟定基于需求形成《会议实施方案》，核心要素包括：1.议程设计：按“开场—主体—总结—闭会”逻辑梳理，每项议程明确时间（如“8:30-9:00领导致辞”）、责任人，确保节奏紧凑。2.场地选择：优先内部会议室（成本可控）；外部场地需考察交通、设备、餐饮，签订协议时明确权责（如设备故障赔偿）。3.人员分工：成立会务组，明确“总协调、签到组、技术组、记录组、后勤组”等角色，制定《会务分工表》。4.预算编制：涵盖场地、物料、餐饮、交通等，按财务制度审批，保留明细单据。（三）会议材料与物资准备1.文书类材料：会议通知：明确时间、地点、议程、参会要求，经审批后通过OA、邮件发布（重要会议电话二次确认）。议程表、席卡、签到表：席卡位次遵循“左为上、前为尊”，签到表按部门/职级分类。汇报材料、讲话稿：统稿校对（重点检查格式、数据），确保与发言时长匹配。资料袋：按需放置通知、议程、材料、笔、笔记本，封面标注会议信息。2.物资与设备：基础物资：饮用水（按人数+10%准备）、纸巾、急救包（大型会议必备）、备用电源。设备调试：会议前1天完成音响、投影、视频系统调试，技术人员全程待命；PPT需测试兼容性并备份。（四）场地布置与细节优化空间规划：“圆桌讨论式”适合头脑风暴，“主席台+听众席”适合正式报告；座位间距≥70cm，通道预留应急空间。环境营造：悬挂主题横幅（字体醒目），摆放绿植（避免遮挡视线），调试灯光（正式会议用暖白光），调节室温。特殊需求：外籍嘉宾备双语材料，特殊群体设无障碍通道、助听器等。（五）参会通知与回执管理通知发布后，设置“回执截止时间”（会议前2日），提醒未反馈人员；统计时标注“请假”“远程参会”等，更新《参会名单》。重要嘉宾提前1天电话确认行程，告知停车、签到细节。二、会中组织执行阶段（一）现场调度与签到管理会务组提前1小时到岗，复查场地、设备、材料；签到组采用“纸质+电子”结合方式，记录迟到人员并通知总协调。远程参会人员提前30分钟测试视频连线，提供操作指引（如静音、举手发言）。（二）会议流程把控主持人职责：严格按议程推进，超时发言委婉提醒（如“感谢分享，因时间有限请下一位简要汇报”）；临时调整议程需快速沟通。记录与留痕：采用“录音+速记”，重点记录决策、分工、时限；重要发言拍摄PPT，会后整理《会议记录初稿》。服务保障：后勤组每40分钟巡视茶水，大型会议引导就餐（分批避免拥堵）。（三）突发情况应对设备故障：启用备用设备，联系维修；视频中断切换至电话会议或补发录音。人员冲突：主持人介入强调“理性表达”，必要时暂停讨论。紧急事件：突发不适时启用急救包、联系医务室，疏散周边人员。三、会后收尾与复盘阶段（一）资料整理与分发会议结束24小时内，完成《会议纪要》初稿（明确“决策、责任、时限”），经审批后分发；整理录音、录像、照片归档（涉密按规定存储）。（二）后勤收尾与物资结算清理场地，回收剩余物资，检查遗漏物品并归还；归还租赁设备，核对费用后报销。（三）复盘总结与优化会务结束3日内，召开复盘会，梳理“亮点、不足、建议”，形成《会务复盘报告》，为后续会议提供参考。附则：本手册适用于行政单位内部会议，涉