合同管理电子化操作平台

合同管理电子化操作平台使用指南一、平台应用概述合同管理电子化操作平台旨在通过数字化手段实现合同全生命周期（起草、审批、签署、归档、履约跟踪）的规范化管理，适用于企业法务部、采购部、销售部、行政部等部门的合同业务场景。无论是中小企业快速处理日常合同，还是大型集团跨部门协同管理复杂合同，平台均可提升合同处理效率（较传统方式缩短50%以上）、降低人工操作风险（如漏审条款、遗失文件），并通过电子签章、加密存储等功能保证合同合规性与数据安全性。二、业务场景覆盖（一）多部门协同合同处理法务部：审核合同条款合法性、合规性，设置标准模板库，规避法律风险；采购部/销售部：在线起草采购合同、销售合同，关联订单/项目信息，自动计算金额、履行期限；财务部：基于审批通过的合同付款计划，跟踪回款/付款进度，对接财务系统；行政部门：集中归档全公司合同，支持按部门、类型、时间等维度检索，满足审计需求。（二）合同全生命周期管理新合同创建：从模板库调用标准合同（如采购合同、服务合同），或自定义起草；多级审批流程：根据合同金额、类型自动触发审批链（如部门经理→法务→总经理），支持并行/串行审批；电子签署与生效：对接权威电子签章平台，支持多方在线签署，合同自动归档并唯一编号；履约与变更：设置履约提醒节点（如付款日、交付日），记录变更过程，形成履约痕迹；到期与终止：自动预警合同到期日，支持续签、终止申请，归档历史版本。（三）特殊场景支持紧急合同处理：启用“绿色审批通道”，缩短审批时效；跨区域协作：支持异地多方签署，电子签章具备法律效力（符合《电子签名法》要求）；历史合同迁移：提供批量导入功能，将纸质合同、旧版电子合同转化为结构化数据存储。三、操作流程详解（一）用户登录与系统初始化登录平台：通过企业内部系统入口访问平台，输入工号/账号及密码，支持扫码登录（需提前绑定企业/钉钉）；初始配置：首次登录需完善个人信息（姓名、部门、联系方式），并设置合同审批权限（如“仅可审批本部门合同”“可审批500万以上合同”）。（二）合同创建与模板调用进入合同起草模块：“合同管理”→“新建合同”，选择合同类型（如“采购合同”“技术服务合同”）；调用标准模板：若选择“标准模板”，从模板库中筛选（可按“部门”“用途”“生效日期”排序），“使用模板”；若选择“自定义起草”，“空白文档”，或本地Word/PDF合同（平台自动提取关键信息结构化内容）。填写合同核心信息：基础信息：合同编号（自动，支持手动修改，规则为“部门缩写-年份-序号”，如“CG-2024-001”）、合同名称（需明确标的，如“办公设备采购合同”）、甲乙双方信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人，支持从企业通讯录导入）；商务条款：合同金额（大写+小写）、履行期限（起始/结束日期）、交付/验收标准、付款方式（如“分期付款：签约付30%，验收后付70%”）；特殊条款：违约责任、争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”）、保密条款等。附件：支持添加技术参数、补充协议、资质证明等附件（单个附件不超过50MB，格式为PDF/Word/Excel/JPG）。保存草稿：“保存草稿”，合同暂存至“我的草稿”文件夹，可继续编辑。（三）发起审批流程选择审批链：平台根据预设规则自动匹配审批流程（如“采购合同≤10万：部门经理审批；10万＜合同≤50万：部门经理+法务审批；＞50万：部门经理+法务+总经理审批”）；若需调整审批人，“自定义审批链”，添加审批节点（可设置“或签”或“会签”）。填写审批意见：在审批意见框中填写发起理由（如“因Q2办公设备紧急采购，申请走绿色通道”），相关说明材料（可选），“提交审批”。跟踪审批进度：在“审批中”页面查看当前审批节点、审批人处理状态（待审批/已通过/已驳回），若审批人未处理，可“催办”发送提醒。（四）审批人处理合同接收审批任务：通过平台消息、企业/钉钉提醒或登录后“待办事项”接收审批任务，合同名称查看详情（含、附件、发起人意见）；审核合同内容：形式审核：检查合同信息是否完整（如金额大小写是否一致、日期是否逻辑合理、附件是否齐全）；实质审核：重点审核条款合规性（如违约责任是否明确、是否符合企业采购政策）、商务条款合理性（如价格是否偏离市场价）。审批操作：若通过，“同意”，可填写意见（如“条款无异议，同意签署”），流转至下一审批节点；若驳回，“驳回”，填写具体驳回原因（如“付款方式未按财务制度要求，需修改为‘验收后付60%，质保期满后付40%’”），合同将退回至发起人（草稿状态）。（五）电子签署与合同生效确认签署版本：审批通过后，合同状态变更为“待签署”，系统自动最终版PDF合同（含电子签章位置），发起人可核对内容无误后“发起签署”；选择签署方式：企业电子签章：法定代表人或授权使用人登录企业数字证书平台，输入密码完成签章；个人电子签名：对方签署人通过短信/邮件接收签署，实名认证（人脸识别/银行卡验证）后完成签名；批量签署：若合同有多方签署，可批量签署，同时发送给各方。签署完成确认：所有方签署完成后，平台自动“合同编号+签署日期”的唯一电子合同，状态更新为“已生效”，并发送签署完成通知至各方联系人。（六）合同归档与检索自动归档：已生效合同自动归至“合同档案库”，支持按“部门”“合同类型”“生效日期”“签署状态”等维度分类存储；设置归档权限：管理员可设置归档文件查看权限（如“仅法务部可查看所有合同”“销售部仅可查看本部门合同”）；检索查询：支持关键词检索（如合同编号、对方公司名称、金额范围），或按条件组合筛选（如“2024年采购合同，金额＞10万，已履行完毕”），检索结果可导出为Excel/PDF。（七）履约跟踪与变更管理设置履约节点：合同生效后，“履约管理”→“添加节点”，设置关键时间点（如“2024-06-30交付货物”“2024-07-15验收合格”），并关联负责人（如采购专员*先生）；履约提醒：系统提前3天通过平台消息、短信提醒负责人处理履约事项，逾期未处理自动升级提醒（如发送至部门经理*女士）；记录履约过程：在节点详情中交付证明、验收报告、付款凭证等材料，填写履约情况说明；合同变更：若需修改合同内容，“变更申请”，填写变更原因、变更条款（如“将履行期限延长至2024-08-31”），重新发起审批流程（审批通过后补充协议，与原合同关联存储）。四、标准化合同模板及填写说明（一）采购合同模板（核心字段）字段类别字段名称填写要求示例基础信息合同编号按规则“CG-年份-序号”填写，不可重复CG-2024-008合同名称明确标的+类型，如“型号办公电脑采购合同”型号办公电脑采购合同甲乙信息甲方（采购方）填写公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人甲方：科技有限公司，统一代码：91110X…乙方（供应商）填写公司全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系人（*女士）乙方：商贸有限公司，统一代码：91310X…，联系人：*女士商务条款合同金额大写+小写，大小写一致，货币单位（人民币/美元）人民币伍万元整（￥50,000.00）履行期限明确起始/结束日期，或“自合同签订之日起日内”自2024年5月1日至2024年5月31日交付方式约定交付地点、运输方式、风险转移节点甲方仓库，乙方承担运输费，货物交付后风险转移付款方式首付款明确金额、支付条件（如“合同签订后3个工作日内”）首付款：合同总金额30%（￥15,000），签订后3日内支付尾款明确金额、支付条件（如“验收合格后7个工作日内”）尾款：70%（￥35,000），验收合格后7日内支付违约责任乙方违约约定逾期交付、质量不达标等违约责任（如“每逾期1日，按合同总额0.05%支付违约金”）逾期交付：每1日按0.05%支付违约金，最高不超过合同总额10%甲方违约约定逾期付款等违约责任逾期付款：每1日按0.05%支付违约金争议解决争议解决方式选择“仲裁”或“诉讼”，明确仲裁机构/法院管辖地提交甲方所在地人民法院诉讼（二）填写说明编号规则：合同编号需唯一，同一合同编号不可重复使用，若作废需在系统中标记“已作废”；金额填写：小写金额前加货币符号（如￥、$），大写金额需使用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、整”，不得涂改；日期格式：统一使用“YYYY-MM-DD”（如2024-05-01），避免使用“2024年5月1日”等模糊表述；附件要求：技术参数、质量标准等附件需经双方确认，可在附件首页加盖电子签章。五、使用须知与风险提示（一）数据安全与权限管理账号安全：用户需定期修改密码（复杂度要求：包含大小写字母、数字、特殊字符，长度≥8位），严禁共用账号，发觉账号异常立即联系管理员；数据加密：合同信息传输采用SSL加密，存储采用AES-256加密，仅授权人员可查看，禁止截屏、录屏传播合同内容；权限控制：审批人仅可在权限范围内操作合同，不得越权审批或泄露合同信息，违规将按企业制度追责。（二）审批与签署合规性审批流程：发起审批时需保证审批链设置正确，不可跳过必审节点（如法务审核），紧急合同需经部门负责人及以上级别书面确认；电子签章：签署人需保证为合同主体法定代表人或授权人，个人签名需完成实名认证，企业签章需使用备案的数字证书，禁止伪造、冒用签章；条款审核：法务部需重点审核合同主体资格（如乙方是否具备相应资质）、违约责任、知识产权归属等条款，避免“霸王条款”或法律漏洞。（三）履约与归档管理履约跟踪：负责人需及时更新履约节点状态，真实履约材料（如验收报告需双方签字盖章），逾期未处理需说明原因并提交部门负责人；归档完整性：合同生效后3个工作日内完成归档，保证、附件、审批记录、签署记录等材料齐全，禁止遗漏关键文件；历史版本管理：合同变更后，原版本不可删除，系统自动保留变更记录（含变更时间、操作人、变更内容），保证版本可追溯。（四）系统操作常见问题合同提交审批失败：检查审批人是否设置正确、合同信息是否完整（如金额、日期是