采购与供应链管理模板

采购与供应链管理通用工具模板类说明一、适用场景与价值体现二、标准化操作流程1.需求发起与提报责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）关键动作：需求部门根据业务计划（如生产排程、项目节点、库存预警）填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、到货日期、预算金额、用途说明等核心信息；需求部门负责人*对申请内容的合理性、必要性进行审核，重点核对数量与实际需求的匹配度；采购部接收申请表后，对采购预算（如超出预算需附说明）、规格描述的清晰度进行初审，避免模糊描述导致后续采购偏差。输出文件：《采购申请表》（需部门负责人及采购专员签字确认）2.供应商寻源与评估责任主体：采购部关键动作：根据采购需求类型（如标准件、定制化服务），通过供应商库筛选、行业推荐、公开招标等方式确定候选供应商；对候选供应商进行资质审核（营业执照、行业许可证、质量体系认证等）和现场考察（如生产能力、仓储条件、品控流程）；组织技术、质量、财务等多部门联合评审，从价格、交期、质量、服务、合作稳定性等维度评分，形成《供应商评估报告》，合格供应商纳入《合格供应商名录》。输出文件：《供应商评估报告》《合格供应商名录》（每季度动态更新）3.采购订单执行责任主体：采购部、供应商关键动作：采购专员*根据《采购申请表》及《合格供应商名录》，向选定供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物料信息、价格、交货地点、验收标准、付款条款等；供应商确认订单后，反馈生产/备货周期，采购部跟踪供应商生产进度，关键节点（如原材料采购、生产排程）需同步确认；若需变更订单（如数量调整、交期延迟），由采购部发起《订单变更申请》，经需求部门、财务部审核后，书面通知供应商并留存确认记录。输出文件：《采购订单》《订单变更申请》（需多方签字确认）4.交付验收与入库责任主体：采购部、仓库部、需求部门关键动作：供应商按订单交货后，仓库部核对送货单信息（物料名称、数量、批次）与订单一致性，检查外包装完整性；需求部门或质检部按《验收标准表》进行检验（如物料规格、功能参数、合格证），验收合格则签署《入库单》；若验收不合格，仓库部填写《不合格品处理单》，采购部及时与供应商沟通（退换货、索赔等），处理结果需经质量部*确认。输出文件：《入库单》《不合格品处理单》《验收标准表》5.付款结算与对账责任主体：财务部、采购部关键动作：供应商根据《入库单》开具合规发票，采购部核对发票信息（抬头、税号、金额）与订单、入库单一致性，确认无误后提交《付款申请表》；财务部审核付款申请，确认合同约定的付款节点（如预付款、到货款、质保金）及资金预算，审批通过后安排付款；每月采购部与供应商对账，核对收货数量、付款金额，保证账实相符，形成《月度对账表》。输出文件：《付款申请表》《月度对账表》（需采购经理、财务经理签字）三、核心工具模板清单1.采购申请表序号物料/服务名称规格型号单位需求数量到货日期预算金额（元）用途说明需求部门申请人审核人1钢材Q23520mm吨52023-12-1025,000生产A产品生产部张*李*2.供应商评估表供应商名称联系人联系电话资质等级（如ISO9001）价格评分（30%）交期评分（25%）质量评分（25%）服务评分（20%）总分评级（A/B/C）评估部门评估日期钢铁厂王*138一级8590889288.75A采购部2023-11-203.采购订单订单编号：PO20231120001订单日期：2023-11-20供应商名称：钢铁厂供应商地址：市区收货地址：公司1号仓库联系人：王*序号物料名称—————-1钢材Q235备注：预付30%，到货付60%，质保金10%采购专员：赵*4.入库单入库单编号：RK20231210001入库日期：2023-12-10供应商名称：钢铁厂订单编号：PO20231120001序号物料名称—————-1钢材Q235四、关键风险控制要点需求管理风险：需求部门需提前3-5个工作日提交采购申请，紧急采购需附《紧急采购说明》，避免因仓促采购导致规格不符或成本上升；供应商风险：新供应商首次合作需签订《试用期合作协议》，试用期内质量不合格率超过5%直接淘汰；核心供应商每半年进行一次现场复评；合同风险：采购金额超5000元或定制化物料必须签订书面合同，明确违约责任、知识产权归属、不可抗力条款等；验收风险：质检人员需独立于采购和需求部门，验收时留存样品（如适用），不合格品需隔离存放并拍照记录，避免混料；付款