企业行政文书格式及归档管理制度范本

[公司名称]行政文书格式及归档管理制度第一章总则一、制度目的为规范企业行政文书的管理流程，统一文书格式标准，保证文书内容的完整性、规范性及可追溯性，提高行政工作效率，防范管理风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于[公司名称]各部门（含分支机构、子公司）在行政管理活动中形成的各类行政文书，包括但不限于通知、报告、请示、会议纪要、规章制度、合同协议、函件、简报等。三、基本原则行政文书管理遵循“统一规范、分级负责、及时归档、安全保密、便于利用”的原则，保证文书从起草、审批、印发到归档的全流程标准化管理。第二章行政文书格式规范一、文书分类行政文书按性质及用途分为以下类别，各部门应严格按照分类规范拟制文书：综合管理类：包括公司年度工作计划/总结、通知、通报、请示、报告等；人事管理类：包括员工招聘录用、劳动合同、离职手续、考勤管理、奖惩决定等；财务管理类：包括费用报销单、预算申请、财务报告、审计材料等；合同协议类：包括业务合同、合作协议、保密协议等；会议管理类：包括会议通知、议程、纪要、决议等；其他类：包括调研报告、简报、对外函件等。二、格式要素要求所有行政文书必须包含以下核心要素，缺一不可：要素规范要求标题居中排布，二号小标宋体字，简洁明确，如“关于2024年春节放假安排的通知”。主送机关标题下方顶格书写，三号仿宋体字，后加冒号，如“各部门：”“各子公司：”。首行缩进2字符，三号仿宋体字，行距28磅，层次清晰，一级标题用黑体、二级用楷体、三级仿宋加粗。附件如有附件，在下空一行左空2字符写“附件：”，后加附件名称及份数，如“附件：1.2024年度培训计划表（1份）”。发文机关右下方书写，三号仿宋体字，包括部门全称或公司名称，如“行政部”“[公司名称]办公室”。成文日期发文机关下方排布，三号仿宋体字，用阿拉伯数字标注年、月、日，如“2024年3月15日”。印章联合行文时，发文机关名称并列印章，每个印章居中下压发文机关名称和成文日期；单一机关行文，印章上距2mm-4mm，下压发文机关和日期。三、特殊文书格式要求会议纪要：需包含会议时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、议题、讨论内容及决议事项，结尾注明“分发范围：X”。合同协议：标题统一为“[合同名称]合同”，需包含甲乙双方信息、合作内容、权利义务、违约责任、争议解决方式等要素，页码连续，骑缝加盖印章。请示/报告：一文一事，结尾用“妥否，请批示”“特此报告”等规范用语，不得夹带请示事项以外的内容。第三章文书归档管理操作步骤一、文书归档范围凡反映企业各项行政管理活动、具有查考利用价值的纸质及电子文书材料，均属归档范围，具体包括：已办理完毕的正式文书（含定稿、修改稿、审批单）；重要会议材料（通知、议程、签到表、纪要、决议）；规章制度及审批文件；合同协议及补充协议；人事任免、奖惩、劳动合同等材料；财务预算、决算、审计报告等；对往来函件、调研报告、简报等。二、文书归档分类与编号分类标准：采用“年度-类别-保管期限”三级分类法，如“2024-综合-10年”（表示2024年度综合类文书，保管期限10年）。编号规则：全宗号（公司代码）+目录号（年度）+分类号（类别代码）-件号（流水号），示例：“QZ2024-001-001”（QZ为公司代码，2024为年度，001为综合类代码，001为第一份文书）。三、归档流程（一）文书起草与审核拟稿：由具体经办人根据实际需求起草文书，保证内容真实、数据准确、逻辑清晰。部门审核：部门负责人*对文书内容、格式进行初审，重点审核事项合规性、表述准确性。会签/审批：涉及跨部门事项需相关部门会签，重要文书（如合同、制度）需报分管领导*审批。（二）文书印发与登记排版校对：经审批通过的文书由行政部*统一排版，校对无误后印发，电子版同步至公司OA系统文书管理模块。印发登记：纸质文书需填写《文书印发登记表》（详见附件1），记录文号、标题、印发份数、接收部门、接收人等信息。（三）归档收集与整理归档责任：各部门文书管理员*负责本部门已办理完毕文书的收集，于每季度最后一个月25日前向行政部移交。文书整理：纸质文书：去除金属夹，按文号顺序排列，检查完整性（正本、附件、审批单齐全），左侧装订，加装文书封面（详见附件2）；电子文书：将定稿、审批单等材料扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），与电子版一并存入指定服务器文件夹，文件夹名称与归档编号一致。（四）归档审核与入库行政部审核：行政部档案管理员*对移交文书进行审核，重点检查分类是否准确、编号是否连续、手续是否齐全，不合格文书退回原部门重新整理。入库保管：审核通过后，纸质文书存入专用档案柜，按编号顺序排列；电子文书至档案管理系统，设置查阅权限。（五）保管期限与到期鉴定保管期限：根据文书价值划分，分为永久、30年、10年、5年四类（详见《文书保管期限表》附件3）。到期鉴定：保管期限届满前3个月，由行政部牵头组成鉴定小组，对到期文书进行鉴定，仍有保存价值的重新划定期限，无保存价值的按规定销毁（需填写《文书销毁审批表》附件4，经总经理批准后执行）。第四章责任分工与监督机制一、部门职责行政部：负责制度的制定与修订，统筹文书格式规范、归档管理及档案库房管理，组织档案业务培训。各部门：负责本部门文书的起草、审核、收集及初步整理，保证文书内容真实、格式规范，按时向行政部移交归档材料。档案管理员：负责文书的接收、分类、编号、保管、借阅及统计工作，定期检查档案保管情况，保证档案安全。二、监督与责任追究行政部每半年对各部门文书管理情况进行检查，检查结果纳入部门绩效考核。对违反本制度规定，导致文书丢失、泄密或格式严重错误的，视情节轻重对相关责任人*进行通报批评、扣减绩效；造成重大损失的，依法追究责任。第五章附件模板附件1：《行政文书印发登记表》文号标题印发份数接收部门接收人签收日期备注XZ〔2024〕001关于2024年清明节放假的通知15各部门、各子公司2024-3-28XZ〔2024〕0022023年度工作总结5总经理办公室、财务部2024-3-30附件2：《行政文书封面》（封面居中，小标宋体二号）[公司名称]行政文书（下方居中，楷体三号）归档编号：_______________题名：_______________年度：_______________部门名称：_______________保管期限：_______________（右下角，仿宋三号）整理人：_______________审核人：_______________归档日期：____年__月__日附件3：《文书保管期限表》类别文书名称保管期限备注综合管理类年度工作计划/总结永久综合管理类通知、通报、请示、报告10年人事管理类劳动合同员工离职后10年人事管理类人事任免文件永久合同协议类业务合同、合作协议合同终止后30年会议管理类重要会议纪要、决议永久财务管理类年度财务报告永久财务管理类费用报销凭证、审计材料30年附件4：《文书销毁审批表》销毁文书清单起止文号/编号保管期限销毁原因审批意见2022年度部分简报XZ〔2022〕050-12010年保存期限已满，无查考价值同意销毁部门临时通知部门通〔2021〕003-0155年内容已失效，无需保