汽车维修公司会议管理优化管控办法

汽车维修公司会议管理优化管控办法

第一章总则第一条为规范汽车维修公司会议管理，提高会议质量与效率，减少无效会议对生产经营的干扰，推动公司各项决策落地见效，根据公司实际经营情况，制定本办法。第二条本办法适用于公司及各部门组织的各类会议，包括例行会议、专题会议、临时会议等。第三条会议管理遵循“精简高效、务实管用、权责清晰、厉行节约”原则，聚焦解决实际问题，杜绝形式主义。第四条公司行政部门为会议管理的统筹部门，负责会议制度执行的监督、评估与优化；各部门按职责分工做好会议组织、落实等工作。第二章会议分类与审批第五条会议分为三类：（一）例行会议：包括周经营例会（每周一上午）、月质量分析会（每月末）、季度技术总结会（每季度末）、年度工作会（每年初），由固定部门牵头组织，参会人员及议题相对固定。（二）专题会议：针对特定问题召开的会议，如技术攻关会、客户投诉处置会、配件采购协调会等，由相关业务部门发起。（三）临时会议：因突发事件或紧急事项需临时召开的会议，由分管领导或部门负责人提议发起。第六条会议审批流程：（一）例行会议按既定计划执行，无需额外审批，但需提前3天确认参会人员及议题。（二）专题会议由发起部门填写《会议审批表》，明确会议主题、时长、参会人员及预期成果，报分管领导审批；涉及跨部门协调的，需报总经理审批。（三）临时会议需经分管领导同意后方可组织，紧急情况下可先口头请示，事后补填审批表。第七条同一主题的会议原则上每月不超过2次，单次会议时长一般不超过90分钟，特殊情况需延长的需经审批人同意。第三章会议组织与筹备第八条会议组织者需提前做好筹备工作：（一）会议通知应至少提前24小时发出，内容包括会议时间、地点（或线上链接）、参会人员、核心议题、需准备的材料及提交时限；重要会议需提前1天分发会议材料，确保参会人员充分准备。（二）线下会议需提前调试音响、投影、白板等设备，准备签到表、会议记录纸；线上会议需测试网络稳定性，发送会议链接及操作指南。（三）涉及外部人员（如客户、供应商）的会议，需提前沟通确认参会意愿及需求，做好接待安排。第九条参会人员应按通知要求准备发言内容，针对议题提出具体解决方案或建议，避免泛泛而谈。第四章会议召开与执行第十条会议主持人需严格把控流程：（一）会议需按时开始，迟到10分钟以上的参会人员需向主持人说明原因，未请假缺席的需事后提交书面说明。（二）引导参会人员围绕议题发言，避免偏离主题或重复讨论；每人发言时间原则上不超过5分钟，关键议题可适当延长。（三）及时总结讨论成果，明确决议事项、责任部门（人）及完成时限，确保每项决策可落地、可跟踪。第十一条参会人员需遵守会议纪律：（一）关闭手机或调至静音模式，不得在会议期间接打电话、浏览无关信息。（二）认真听取他人发言，积极参与讨论，提出建设性意见；不得随意打断他人发言，保持良好会议秩序。第十二条会议记录需真实、准确、完整：（一）指定专人负责记录，内容包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论要点、决议事项、责任人及完成时限。（二）会议结束后24小时内，记录人需将《会议纪要》分发至参会人员及相关责任人；重要决议需抄送公司领导及行政部门备案。第五章决议跟踪与落实第十三条决议事项实行“谁牵头、谁负责”机制：（一）责任部门（人）需按会议纪要明确的时限推进工作，每周向牵头部门反馈进展情况；跨部门事项由牵头部门协调跟进。（二）行政部门每月汇总各会议决议的落实情况，形成《决议执行报告》，报公司领导审阅；对未按时完成的事项，需说明原因并提出整改措施。第十四条决议执行情况纳入部门及个人绩效考核：（一）按时完成且效果良好的，给予相应绩效加分；未完成或未达预期的，扣减相应绩效，并责令限期整改。（二）对因推诿扯皮导致决议无法落实的，追究相关部门及人员责任。第六章会议效率评估与改进第十五条行政部门每季度组织一次会议效率评估：（一）通过问卷调查、参会人员访谈等方式，收集对会议质量、时长、议题设置的意见建议。（二）分析会议决议执行率、问题解决率等指标，找出会议管理中的短板。第十六条针对评估发现的问题，及时优化会议流程：（一）对参会人员反馈效果差的会议，暂停或调整召开频率；对议题重叠的会议，予以合并或简化。（二）推广“站立会议”“短会制”等高效形式，针对日常业务问题的会议可采用15-30分钟的站立会议，快速达成共识