行政采购申请与审批流程表单

一、适用情境与范围本流程表单适用于公司内部各部门因日常办公、业务开展及运营维护需要，采购各类物资、服务或资产的申请与审批场景。涵盖但不限于：办公文具采购、电子设备添置、固定资产购置、维修服务外包、会议活动物料采购等。所有涉及公司资金支出的采购行为，均需通过此流程规范执行，保证采购行为合规、预算可控、流程透明。二、全流程操作指引（一）申请发起：需求提报与信息填报发起人：各部门员工因工作需要提出采购需求时，作为申请发起人，填写《行政采购申请与审批表单》。核心信息填报：基础信息：填写申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、期望到货日期。采购明细：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算总金额，并详细说明用途（如“用于项目会议物料”“替换部门破损打印机”等）。附件：如涉及大额采购或特殊物品，需附上至少3家供应商的报价单、产品参数对比表或需求说明文档（扫描件或电子版）。提交要求：保证所有信息真实、完整，无漏填项；预估金额需符合部门预算，如超预算需在“备注”栏说明理由。（二）部门审核：需求合规性与预算初核审核人：申请人所在部门负责人（或部门指定审批人）。审核重点：需求必要性：采购内容是否为部门工作开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）。预算匹配性：申请金额是否在部门年度/季度预算额度内，超预算部分是否合理。明细规范性：采购物品/服务的规格、数量是否清晰，用途说明是否具体。操作结果：审核通过后，在“部门审核”栏签字确认并填写日期；如不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。（三）行政复核：采购方案与流程合规性审查复核人：行政部采购专员或行政负责人。复核重点：采购分类：根据物品/服务类型（如办公用品、固定资产、服务等）确认是否适用行政部统一采购标准。供应商合规性：附件中的供应商是否为公司合格供应商库内单位（如为新供应商，需补充其资质证明文件）。价格合理性：对比历史采购价格或市场均价，判断预估单价是否合理；如单价波动较大，要求申请人补充说明。流程完整性：是否已通过部门审核，附件是否齐全（如报价单、参数对比等）。操作结果：复核通过后，在“行政复核”栏签字确认；如需调整，与申请人沟通修改后再次提交；如不合规，注明理由并退回至部门审核环节。（四）财务审核：预算与支付可行性确认审核人：财务部负责人或指定财务专员。审核重点：预算余额：检查申请金额是否在部门剩余预算额度内，跨部门采购需确认预算归属清晰。支付方式：是否符合公司财务支付规定（如预付款比例、发票类型等）。成本合理性：结合采购明细与市场价格，评估总成本是否合理，避免虚高报价。操作结果：审核通过后，在“财务审核”栏签字确认；如预算不足或支付方式不符，退回申请人调整预算或补充说明。（五）管理层审批：最终权限与决策审批人：根据采购金额确定审批权限（示例，具体权限以公司制度为准）：金额≤5000元：行政部负责人最终审批。5000元＜金额≤20000元：分管副总审批。金额＞20000元：总经理审批。审批重点：采购重要性：是否与公司战略或重点业务相关，是否影响日常运营。成本效益：投入与预期收益是否匹配，是否存在更优采购方案。操作结果：审批通过后，在“管理层审批”栏签字确认；如需进一步论证，要求补充相关材料后重新提交。（六）采购执行：订单下达与进度跟踪执行人：行政部采购专员。操作流程：根据审批通过的表单及附件，向选定供应商下达正式采购订单（需明确交付时间、质量标准、付款条款等）。跟踪订单进度，及时向申请人反馈预计到货时间；如遇延迟，协调供应商明确新的交付时间并同步申请人。要求：采购订单需与申请表单信息一致，不得擅自变更规格、数量或供应商（如需变更，需重新提交审批）。（七）验收与归档：物品确认与资料留存验收人：申请人所在部门指定人员（至少1人）+行政部采购专员。验收内容：数量核对：到货数量与采购订单是否一致。质量检查：物品规格、型号、功能是否符合申请要求，有无损坏或瑕疵。服务验收：如为服务类采购，需确认服务内容、时长、质量达标情况。操作结果：验收合格后，双方在《采购验收单》（可附于审批表单后）签字确认；验收不合格，由行政部联系供应商退换货，直至合格为止。归档：行政部将审批表单、报价单、采购订单、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年，以备后续查询或审计。三、标准化表单模板行政采购申请与审批表单基础信息申请部门申请人联系方式申请日期期望到货日期采购类型□物资□服务□资产采购明细序号物品/服务名称规格型号单位数量12预算情况预算科目：__________部门剩余预算：__________本次申请是否超预算：□是□否（如是，超预算理由：__________）附件清单□供应商报价单（至少3家）□产品参数对比表□其他：__________审批流程部门审核审见见：__________签字：__________日期：__________行政复核审见见：__________签字：__________日期：__________财务审核审见见：__________签字：__________日期：__________管理层审批审见见：__________签字：__________日期：__________执行与验收采购订单号供应商名称实际到货日期验收情况□合格□不合格（不合格原因：__________）验收人签字行政部确认签字备注四、使用关键提示提前规划：常规采购建议提前3-5个工作日提交申请，避免因审批或采购周期影响工作需求；紧急采购需在“备注”栏标注“紧急”，并同步联系行政部优先处理。信息准确：采购明细中的规格型号、数量等信息需与实际需求一致，避免因描述模糊导致采购错误或退货。预算管控：申请人需提前确认部门预算余额，超预算采购需按流程说明理由，避免因预算不足导致审批延误。附件规范：报价单需包含供应商名称