Access 2021数据库应用基础教程（微课版）课件 第2章表的建立与操作

第2章ACCESS

表的建立和操作本章的学习目标：了解Access2021环境掌握数据类型及其使用掌握创建Access数据表的操作方法掌握字段属性的设置方法掌握表结构的修改方法掌握索引的创建与编辑掌握建立表间联系的操作方法主要内容表的相关知识

操作数据库和数据库对象Access2021的功能区

Access2021环境简介创建Access数据表表的相关操作表之间的关系2.1Access2021环境简介2.1.1启动Access20212.1.2新建和打开数据库2.1.3标题栏2.1.4功能区2.1.5导航窗格2.1.6状态栏2.1.7关闭Access20212.1.1启动Access20212.1.2新建和打开数据库新建空白数据库建立数据库

在Access中，建立数据库有两种方法：一是通过数据库向导，在向导的指引下向数据库添加需要的表、窗体及报表，这是创建数据库最简单的方法；二是先建立一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素。无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库。创建空白数据库

利用模板创建数据库

创建空白数据库

在创建数据库对象之前，必须先创建数据库。通常情况下，用户都是先建立一个空数据库，然后再根据需要向空数据库中添加表、查询、窗体、宏等组件，这样能够灵活地创建更加符合实际需要的数据库系统。

2.1.3标题栏2.1.4功能区2.1.5导航窗格导航窗格位于程序窗口的左侧，用于显示当前数据库中的各种数据库对象。导航窗口有两种状态：折叠状态和展开状态，如图2-9所示。单击导航窗格上部的

按钮或

按钮，可以展开或折叠导航窗格。如果需要较大的空间显示数据库，则可以把导航窗格折叠起来。导航窗格用于对当前数据库的所有对象进行管理。导航窗格显示数据库中的所有对象，并按类别分组。单击导航窗格右上方的小箭头，可以显示如图2-10所示的分组列表。使用导航窗格

默认情况下，当在Access2021中打开数据库时，将出现导航窗格。数据库中的对象(表、窗体、报表、查询、宏等)出现在导航窗格中。

2.1.6状态栏状态栏位于程序窗口底部，用于显示状态信息。状态栏中还包含用于切换视图的按钮。如图2-14所示是表的“设计视图”中的状态栏。2.1.7关闭Access2021关闭Access2021的方法有以下几种：(1)单击标题栏右端的Access窗口的“关闭”按钮。(2)单击标题栏最左端的Access窗口的“控制菜单”图标，在打开的下拉菜单中选择“关闭”命令。(3)按组合键Alt+F4键。(4)双击标题栏左端的Access窗口的“控制菜单”图标。(5)右击标题栏，在打开的快捷菜单中，选择“关闭”命令。2.2Access2021的功能区2.2.1显示或隐藏功能区2.2.2常规命令选项卡2.2.3上下文命令选项卡2.2.4自定义功能区2.2.1显示或隐藏功能区Access2021允许把功能区折叠起来。单击功能区左端的按钮即可折叠功能区，如图2-15所示。折叠以后，将只显示功能区的选项卡名称，若要再次打开功能区，只需单击命令选项卡即可，此时，鼠标离开功能区区域后，功能区将自动隐藏，如果要功能区一直保持打开状态，则需要单击功能区左端的按钮固定功能区。2.2.2常规命令选项卡2.2.2常规命令选项卡1.

“文件”选项卡2.

“开始”选项卡3.

“创建”选项卡4.

“外部数据”选项卡5.

“数据库工具”选项卡2.2.3上下文命令选项卡上下文命令选项卡就是根据正在使用的对象或正在执行的任务而显示的命令选项卡。例如，如果编辑的对象是表，在不同的视图下，上下文选项卡也不一样，在数据视图下编辑一个数据表时，会出现“表格工具”下的“字段”选项卡和“表”选项卡，如图2-23和图2-24所示。2.2.4自定义功能区2.3操作数据库和数据库对象2.3.1使用模板创建数据库2.3.2转换数据库2.3.3打开数据库2.3.4操作数据库对象2.3.5保存数据库2.3.6关闭数据库2.3.1使用模板创建数据库

模板是Access系统为了方便用户建立数据库而设计的一系列模板类型的软件程序，通过它可以大大方便初学创建数据库及数据库对象的用户。Access2021提供了种类繁多的模板，使用它们可以简化数据库创建过程。模板包含执行特定任务时所需的所有表、窗体和报表。通过对模板的修改，可以使其符合自己的需要。

2.3.2转换数据库1.转换Access2000或Access2002—2003数据库2.转换Access97数据库3.另存为数据库模板2.3.3打开数据库

当用户需要使用已创建的数据库时，就需要打开已创建的数据库，这是数据库基本操作中最基本、最坚定的操作。打开数据库也就是将数据库文件调入到内存，打开数据库后，可以对数据库其他对象进行操作。

保存数据库

创建数据库，并为数据库添加了表等数据对象后，就需要将数据库进行保存，从而保存添加的项目。通常情况下，用户在处理数据库时，需要随时保存数据库，以免出现错误导致大量数据丢失。

关闭数据库

在完成了对数据库的保存后，当不再需要使用该数据库时，就可以关闭该数据库了。关闭数据库是指将数据库从内存中清除，关闭数据库后数据库窗口将关闭。常用的关闭数据库的方法如下。单击屏幕右上角的【关闭】按钮，即可关闭数据库。单击【文件】按钮，从打开的Backstage视图中左侧的菜单中选择【关闭】命令即可。

2.3.4数据库对象操作

Access数据库的创建和管理，是通过对Access数据库对象的操作实现的。导航窗格中是Access文件的组织和命令中心，在导航窗格中可以创建和使用Access数据库或Access项目，本节以导航窗格为中心，简要介绍如何在导航窗格中操作数据库对象。使用导航窗格

打开数据库对象复制数据库对象重命名与删除数据库对象

排列和搜索数据库对象隐藏数据库对象查看数据库对象的属性1.打开数据库对象打开数据库对象的方法主要有以下3种：在导航窗格中双击需要打开的表、查询、报表或其他对象。在导航窗格中选中对象，按下Enter键。在导航窗格中选中并拖动对象到工作区的空白处。

2.复制数据库对象

在执行复制、剪切与粘贴数据库对象之前，需要将执行这些操作的数据库对象关闭。复制：在导航窗格中，选择要复制的对象，在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中，单击【复制】按钮，或者右键单击要复制的对象，然后在弹出的菜单中选择【复制】命令，或者按Ctrl+C快捷键。剪切：在导航窗格中，选择要剪切的对象，在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中，单击【剪切】按钮，或者右键单击要剪切的对象，然后在弹出的菜单中选择【剪切】命令，或者按Ctrl+X快捷键。粘贴：在导航窗格中，为粘贴的对象选择位置。此位置可以是同一导航窗格中的另一个位置或者是另一个数据库中的导航窗格中的位置。在【开始】选项卡上的【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮，或者将光标放置在某个组上，然后按Ctrl+V快捷键。4.重命名与删除数据库对象

在导航窗格中重命名和删除数据库对象，可以进行如下操作：重命名：右键单击要重命名的对象，在弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令。删除：右键单击要删除的对象，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，或者选中对象，然后按下Delete键。5.排列和搜索数据库对象

默认情况下，Access将在【导航】窗格中根据对象类型将对象按字母升序排列，如果用户要修改这样的排列顺序，可以在【导航】窗格中右击对象，在弹出的菜单中执行【排列依据】子菜单中的相关命令。

当用户在【导航】窗格的【搜索】文本框中输入文本时，将在类别中搜索包含符合搜索条件的对象或对象快捷方式的所有组。不包含匹配项的所有组都将被折叠起来。6.隐藏数据库对象

用户可以隐藏现有类别和自定义类别中的组，还可以隐藏给定组中指定对象。在隐藏组和对象时，可以设置使它们完全不可见，也可以设置将它们作为半透明的禁用图标显示在导航窗格中。

7.查看数据库属性

在Access中通过查看数据库属性，用户可以了解数据库的相关信息，包括数据库的类型、存放位置、大小、内容等。

2.3.5实例演练

本章的实例演练部分为创建【销售渠道】数据库和管理【销售渠道】数据库，用户通过练习从而巩固本章所学知识。创建【销售渠道】数据库

管理【销售渠道】数据库

1.创建【销售渠道】数据库

自带的模板创建一个基于【销售渠道】模板的数据库。

2.管理【销售渠道】数据库

打开【销售渠道】数据库，在其中练习打开数据库对象、关闭数据库对象、隐藏和显示数据库对象等操作。

2.4表的相关知识2.4.1数据表相关概念2.4.2表之间的关系2.4.3表的结构2.4.4数据类型2.4.5字段属性2.4.1数据表相关概念

表是关系型数据库系统的基本结构，是关于特定主题数据的集合，用来存储和管理数据的对象。它也是数据库其他对象的操作基础。表的概念和结构

表的视图模式字段的数据类型2.4.2表之间的关系1.一对一关系2.一对多关系3.多对多关系2.4.3表的结构

表就是特定主题的数据集合，它将具有相同性质或相关联的数据存储在一起，以行和列的形式来记录数据。与其他数据库管理系统一样，Access中的表是由结构和数据两部分组成，即所有的数据表都包括结构和数据两部分。表的结构由字段名称、字段类型以及字段属性组成。

在Access中，字段的命名规则如下。●长度为1~64个字符。●可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。●不能使用ASCII码值为0~32的ASCII字符。不能包含句号(.)、惊叹号(!)、方括号([])和单引号(')。

2.4.4数据类型1.短文本4.日期/时间2.长文本5.货币3.数字6.自动编号2.4.5字段属性1.字段大小2.格式3.小数位数4.标题5.输入掩码6.默认值7.验证规则和验证文本8.必需9.允许空字符串2.4.5字段属性

使用设计视图创建表是Access中最常用的方法之一，在设计视图中，用户可以为字段设置属性。在Access数据表中，每一个字段的可用属性取决于为该字段选择的数据类型。本节将详细地讲述字段属性的设置方法，以及如何在设计视图中修改数据表。选择数据格式

更改字段大小输入掩码设置验证规则和验证文本设定主键字段的其他属性1选择数据格式

利用设计视图中的【字段属性】面板，用户可以对字段属性进行设置。【字段属性】面板中包含【常规】和【查阅】两个选项卡。。

2更改字段大小

Access2021允许更改字段默认的字符数。改变字段大小可以保证字符数目不超过特定限制，从而减少数据输入错误。

3输入掩码

输入掩码用于设置字段、文本框以及组合框中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。要设置字段的【输入掩码】属性，可以使用Access自带的【输入掩码向导】来完成。例如设置电话号码字段时，可以使用掩码引导用户准确地输入格式为()-

。

4验证规则和验证文本

当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一个不合理的日期。事实上，这些错误可以利用【验证规则】和【验证文本】两个属性来避免。【验证规则】属性可输入公式(可以是比较或逻辑运算组成的表达式)，用在将来输入数据时，对该字段上的数据进行查核工作，如查核是否输入数据、数据是否超过范围等；【验证文本】属性可以输入一些要通知使用者的提示信息，当输入的数据有错误或不符合公式时，自动弹出提示信息。

5设定主键

主键是表中的一个字段或字段集，它为Access2021中的每一条记录提供了一个唯一的标识符。它是为提高Access在查询、窗体和报表中的快速查找能力而设计的。6字段的其他属性

在表设计视图窗口的【字段属性】选项区域中，还有多种属性可以设置，如【必需】属性、【允许空字符串】属性、【标题】属性等。

7实例演练

本章的实例演练部分为制作【仓库管理系统】这个综合实例操作，其中包含多个数据表，用户通过练习从而巩固本章所学知识。2.5创建Access数据表掌握了数据表的基础和结构后，就可以开始创建表了。即在Access中构造表中的字段、定义字段的数据类型、设置字段的属性等。表的创建是对数据库进行操作或录入数据的基础。创建表的方式有以下4种。●使用数据表视图创建表●使用设计视图创建表●使用模板创建表●通过导入方法创建表2.5创建ACCESS数据表

作为整个数据库的基本单位，表结构设计的好坏直接影响数据库的性能。因此，设计结构和关系良好的数据表在系统开发中是相当重要的。在数据表视图中创建表使用模板创建表

使用设计视图创建表使用字段模板创建表使用SharePoint列表创建表2.5.1在数据表视图中创建表

在数据表视图中可以创建一个空表，可以直接在新表中进行字段的添加和编辑。2.5.2使用模板创建表

使用模板创建表是一种快速建表的方式，这是由于Access在模板中内置了一些常见的示例表，如联系人、任务等，这些表中都包含了足够多的字段名，用户可以根据需要在数据表中添加和删除字段。

2.5.3使用设计视图创建表

使用表的【设计视图】来创建表主要是设置表的各种字段属性，而它创建的仅仅是表的结构，各种数据记录还需要在数据表视图中输入。2.5.4使用字段模板创建表

在Access2021中，可以通过Access自带的字段模板创建数据表。模板中已经设计好了各种字段属性，可以直接使用该字段模板中的字段。

2.5.5使用SharePoint列表创建表

用户可以在数据库中创建从SharePoint列表导入的或链接到SharePoint列表的表，还可以使用预定义模板创建新的SharePoint列表。Access中的预定义模板包括联系人、任务、问题和事件等。使用SharePoint列表创建表的方法为：启动Access2021应用程序，打开目标数据库，打开【创建】选项卡，在【表格】组中单击【SharePoint列表】下拉按钮，从弹出的列表中选择【事件】选项。然后在打开的【创建新列表】对话框中输入SharePoint网站的URL、名称和说明等，单击【确定】按钮，即可打开创建的表。

2.6表的相关操作

2.6.1打开表2.6.2复制表2.6.3重命名表2.6.4删除表 2.6.5修改表结构 2.6.6设置表的主键2.6.7创建索引2.6.8关闭表2.6.1打开表在对表进行任何操作之前，要先打开相应的表。在Access中，表有两种视图，可以在“数据表视图”中打开表，也可以在“设计视图”中打开表。在“导航窗格”中，按“对象类型”浏览所有Access对象，双击要打开的表，或者右击要打开的表，从弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，即可打开表的“数据表视图”。2.6.2复制表1.在同一个数据库中复制表2.将数据表从一个数据库复制到另一个数据库2.6.3重命名表在“导航窗格”中找到该表，然后在表名上右击，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令，数据表的名称将变成可编辑状态，输入新的名称后按Enter键即可。2.6.4删除表2.6.5修改表结构 1.选择字段2.移动字段3.插入字段4.重命名字段5.删除字段6.更改字段属性7.更改字段类型2.6.6设置表的主键1.多个字段主键的设置2.删除主键设置多个字段主键的方法与设置单个字段的方法类似，所不同的是，需要同时选中多个字段，然后右击，从弹出的快捷菜单中选择“主键”命令，或者打开上下文功能区的“表格工具|设计”选项卡，单击“工具”组中的“主键”按钮。2.6.7创建索引1.简单索引2.多字段索引3.索引属性4.编制