合同管理审批与存档模板

合同管理审批与存档模板一、适用场景与业务范围二、合同管理全流程操作指南1.合同发起与材料准备责任主体：业务部门申请人（如采购专员、销售经理等）操作内容：（1）明确合同需求：梳理合作方信息、合同标的、金额、履行期限、核心条款（如付款方式、违约责任、争议解决方式等）；（2）准备附件材料：包括合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、需求说明书、技术规格书、报价单、过往合作记录（如有）等；（3）填写《合同基本信息登记表》（见表2），保证合同名称、编号、双方主体信息等关键要素准确无误。输出成果：完整的合同草案及附件材料。2.部门初审与业务合规性审核责任主体：业务部门负责人操作内容：（1）审核合同业务必要性：是否符合部门年度计划、业务预算，是否满足实际经营需求；（2）审核条款合理性：核对合同金额、履约期限、交付标准是否与需求一致，合作方资质是否满足合作要求；（3）签署初审意见：在《合同审批流程表》（见表1）中填写“业务部门审核意见”，明确“同意”“需修改”或“不同意”及修改理由。审核时限：收到材料后2个工作日内完成。3.法务审核与风险把控责任主体：法务部门（或外聘法律顾问）操作内容：（1）合法性审核：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险；（2）合规性审核：评估合同内容是否与企业内部制度冲突（如采购流程、审批权限等）；（3）风险提示：对潜在风险点（如违约责任不对等、争议解决约定不明）提出修改建议，并出具《法务审核意见书》；（4）签署审核意见：在《合同审批流程表》中填写“法务部门审核意见”，通过后流转至下一环节；若需修改，退回业务部门修订后重新提交。审核时限：收到材料后3个工作日内完成（复杂合同可延长至5个工作日）。4.财务审核与资金可行性评估责任主体：财务部门操作内容：（1）资金预算审核：确认合同金额是否在部门预算范围内，超预算合同需附预算调整审批单；（2）财务条款审核：核查付款方式、进度、发票类型（如增值税专用发票）是否符合财务制度，资金支付计划是否合理；（3）成本效益分析：对大额合同评估投入产出比，避免资金浪费；（4）签署审核意见：在《合同审批流程表》中填写“财务部门审核意见”，通过后流转至管理层审批。审核时限：收到材料后2个工作日内完成。5.管理层审批与决策责任主体：分管领导/总经理/决策委员会（根据合同金额及重要性分级审批）审批权限划分（示例）：金额≤5万元：分管领导审批；5万元＜金额≤50万元：总经理审批；金额＞50万元：决策委员会集体审批。操作内容：（1）审核合同整体战略价值：是否符合企业长期发展目标；（2）审批关键条款：对标的金额、履约风险、合作方背景进行最终决策；（3）签署审批意见：在《合同审批流程表》中填写“管理层审批意见”，明确“批准”“否决”或“补充材料后重审”。审批时限：收到材料后1-3个工作日内完成（根据审批层级调整）。6.合同签署与用印管理责任主体：行政部（用印管理）、授权签署人（如法定代表人、分管领导）操作内容：（1）用印申请：审批通过的合同，由申请人填写《用印申请单》，附《合同审批流程表》及最终版合同文本；（2）用印审核：行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批版本一致性，确认无误后安排用印；（3）签署规范：企业方：由法定代表人或其授权的签署人签字并加盖企业公章/合同专用章（骑缝章）；合作方：核对对方签署人身份（需提供授权委托书），保证签字、盖章齐全且清晰；（4）签署后留存：正本合同至少一式两份（企业留存与合作方各执一份），复印件分发至业务、法务、财务部门。7.合同履行与跟踪管理责任主体：业务部门（牵头）、财务部门（付款监督）操作内容：（1）履行跟踪：业务部门指定专人跟踪合同履行进度，记录交付验收、付款节点等关键事项，填写《合同履行跟踪表》；（2）异常处理：若出现违约（如延迟交付、质量不达标），及时收集证据，按合同约定条款与对方协商，必要时启动法律程序；（3）付款确认：财务部门收到合作方发票后，核对履行凭证（如验收单），按审批流程办理付款，避免超付或逾期支付。8.合同存档与后续管理责任主体：行政部（档案管理）、业务部门（信息同步）操作内容：（1）档案分类：按合同类型、年度、编号分类存放，纸质档案装入档案盒，电子档案存储于企业指定的加密服务器；（2）信息登记：在《合同存档管理台账》（见表4）中登记合同编号、名称、存档日期、存放位置、保管人等信息；（3）借阅管理：因工作需要借阅合同需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及行政部审批后借阅，借阅期限不超过7个工作日；（4）到期处理：合同履行完毕或终止后，对无长期保存价值的档案，按企业档案管理制度办理销毁，销毁前需经分管领导审批并记录销毁清单。三、核心模板工具清单表1：合同审批流程表合同编号合同名称申请部门申请人发起日期业务部门审核意见（负责人：*）法务部门审核意见（审核人：*）财务部门审核意见（审核人：*）管理层审批意见（审批人：*）审批结果签署日期存档编号表2：合同基本信息登记表合同编号合同名称合同类型（□采购□销售□服务□租赁□其他）甲方信息（名称、地址、联系人：*）乙方信息（名称、地址、联系人：*）合同金额（大写：______小写：______）币种合同履行期限主要内容摘要（可附页）附件清单（如报价单、技术规格书）申请部门申请人发起日期表3：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更事项（□标的□金额□期限□其他______）变更前内容变更后内容变更原因申请部门申请人申请日期变更审批流程（参照原合同审批流程）审批结果变更后合同签署日期表4：合同存档管理台账存档编号合同编号合同名称存档日期存档类型（□纸质□电子）存放位置（如档案柜-第*层）保管人借阅记录（借阅人/借阅日期/归还日期/备注）销毁日期（如有）销毁审批人（如有）四、关键风险控制要点信息完整性：合同发起时需保证双方主体信息、金额、期限等核心要素准确无误，附件材料齐全，避免因信息缺失导致合同无效或纠纷。审核时限管理：各环节审核人需在规定时限内完成审批，若需延长需提前告知申请人，保证合同流程高效推进。权限分级控制：严格执行合同审批权限划分，严禁越权审批，大额合同需经集体决策，降低决策风险。印章与签署规范：用印前需核对审批流程完整性，签署人需为法定代表人或授权人员，保证签字、盖章清晰且骑缝章完整，避免签署瑕疵。保密要求：合同文