会议记录与跟进工具模板

会议记录与跟踪工具模板一、适用工作场景本模板适用于各类需明确讨论内容、分配任务并跟踪落实的会议场景，包括但不限于：项目启动会：明确项目目标、分工及关键节点；周/月度例会：同步工作进展、协调资源、解决问题；问题复盘会：分析问题根源、制定改进措施；跨部门协调会：明确协作职责、推进事项落地；专题研讨会：聚焦特定议题，形成决策或方案。二、详细操作流程（一）会前准备：保证会议高效聚焦明确会议基本信息与会议组织者确认会议主题、时间（起止时间）、地点（线上/线下会议室）、参会人员（主持人、记录人、核心成员等），提前1天通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，附上会议议程（如有）。准备会议材料提前收集与会议议题相关的背景资料、数据报表、待讨论方案等，随会议通知一同分发，保证参会人员提前知晓议题内容，避免会议中临时查阅资料浪费时间。准备记录工具打印本模板表格或打开电子版文档，提前熟悉表格结构（如“议题”“讨论要点”“决议事项”“任务分配”等字段），准备好录音设备（如需，需提前告知参会人员并征得同意）。（二）会中记录：准确捕捉关键信息记录会议基本信息在模板表格顶部填写“会议名称”“会议日期”“会议时间”“会议地点”“主持人”“记录人”“参会人员”（用“某部门/姓名”代替，如“市场部-”“*技术部-”），保证信息完整。按议程逐项记录议题：对照会议议程，逐项填写讨论的核心议题（如“Q3产品推广方案优化”）；讨论要点：记录参会人员的主要观点、分歧点及共识，避免冗长描述，用关键词或短句概括（如“建议增加短视频推广渠道，认为需优先评估预算可行性”）；决议事项：明确每个议题的最终结论（如“同意增加短视频推广渠道，预算上限5万元”）；任务分配：针对决议事项，拆解具体任务，明确“任务描述”“负责人”（用“*某姓名”代替）、“协作人”（如有）、“截止日期”（精确到日，如“2023-10-15”）。标注重点与待确认项对未达成一致、需后续跟进的事项，或关键数据、决策依据，用“△”“★”等符号标注，会后重点核对。（三）会后整理：保证记录准确完整核对与补充记录会议结束后2小时内，根据会议录音（如有）和笔记，补充完善记录，保证讨论要点、决议事项、任务分配无遗漏、无偏差。如有不确定的信息，及时联系参会人员确认（如“*，关于任务A的截止日期，会议中提到是10月20日，是否需要调整为10月18日？”）。分发会议记录整理完成后，将会议记录发送给所有参会人员及需知晓的相关人员，抄送上级领导（如需），并附上“请于24小时内核对反馈，如有异议请提出”的提示。归档会议记录收到参会人员反馈后，最终修订会议记录，按“会议名称-日期”格式命名（如“2023年Q3产品推广启动会-20230920.docx”），存储至共享文件夹或项目管理系统，便于后续查阅。（四）跟踪落实：推动任务按时完成更新任务状态在任务分配截止日期前1天，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人（如“*赵六，任务B的截止日期为明天，请及时反馈进展”）；截止日期后，根据负责人反馈的任务完成情况，在模板表格“完成状态”栏更新（如“已完成”“进行中（需延期）”“未完成”）。跟踪未完成任务对未按时完成的任务，记录延期原因（如“资源不足”“需求变更”），协调资源解决问题，并明确新的截止日期；对反复延期的任务，及时上报至会议主持人或上级，推动解决。定期复盘任务进展在下次相关会议中，优先回顾上次会议任务的完成情况，分析未完成项的原因，调整后续工作计划，保证会议决议有效落地。三、会议记录与跟踪模板（空白表）会议基本信息会议名称会议日期会议时间会议地点主持人记录人参会人员（可附签到表）缺席人员及原因会议议程与记录序号议题讨论要点（关键观点、分歧、共识）决议事项任务分配负责人协作人截止日期完成状态1议题1：X-观点：X-分歧：X-共识：XX任务1：X任务2：X*某姓名*某姓名YYYY-MM-DD□已完成□进行中□未完成2议题2：X-观点：X-赵六补充：X-结论：XX任务1：X任务2：X*某姓名*某姓名YYYY-MM-DD□已完成□进行中□未完成3其他事项-XXX----附件清单（如有）X（文件名称）X（文件名称）下次会议安排（如有）时间：YYYY年MM月DD日HH:MM地点：X议题：X四、使用注意事项与常见问题（一）记录准确性原则客观中立：记录时避免加入个人主观评价，如实反映参会人员的观点和会议结论，如“建议增加预算”而非“错误地要求增加预算”。重点突出：优先记录“谁（负责人）+做什么（任务）+何时完成（截止日期）”，而非讨论过程中的细枝末节，避免记录冗长导致关键信息被淹没。（二）任务分配明确性责任到人：每个任务必须明确唯一负责人，避免“多人负责等于无人负责”，如“需求文档撰写：（负责人），（提供数据支持）”。截止日期合理：任务截止日期需结合工作难度和优先级设定，避免过于宽松或紧张，必要时与负责人确认后再填写。（三）跟踪落实闭环管理定期提醒：对临近截止日期的任务，提前1-2天提醒负责人，但避免频繁催促，影响工作效率；对已完成的任务，及时确认结果并归档。问题升级机制：对因客观原因无法按时完成的任务，负责人需提前1天说明原因并提出解决方案，记录人同步更新任务状态，必要时上报主持人协调资源。（四）常见问题处理会议中讨论偏离议题：主持人需及时引导回归主题，记录人可在“讨论要点”中标注“（偏离议题，暂不记录）”，避免无效信息占用记录空间。参会人员对决议有异议：记录时需注明“*某人员提出异议，理由：X”，